Capitolo 7 Uso delle attività

Questo capitolo contiene informazioni sull'uso delle attività in Posta e calendario.

Introduzione alle attività

La funzione Attività permette di creare un'attività, di visualizzare le attività esistenti, di ordinare l'elenco delle attività in base ai criteri preferiti o di cambiare lo stato di un'attività.

La Figura 7–1 mostra un esempio della finestra Attività.

Figura 7–1 Finestra Attività

Nella finestra Attività, le attività sono organizzate in forma di tabella. Le righe della tabella contengono informazioni sulle attività presenti. Le colonne rappresentano i campi di informazioni relativi alle attività, ad esempio lo stato di completamento, il sommario e così via. Da sinistra a destra, la finestra Attività predefinita presenta le seguenti colonne:

• Tipo

  Il tipo di attività è indicato da un'icona. La tabella seguente elenca e descrive le icone che designano i diversi tipi di attività:

  Icona	Descrizione
  	L'attività non è assegnata.
  	L'attività è stata assegnata.

• Completamento

  Lo stato di completamento è indicato da un'icona. La tabella seguente elenca e descrive le icone relative allo stato di completamento:

  Icona	Descrizione
  	L'attività non è stata completata.
  	L'attività è stata completata.

• Sommario

  Il Sommario è una breve descrizione dell'attività.

Per informazioni su come modificare o salvare la vista attiva o su come creare una vista personalizzata, vedere Uso delle viste.

Nella finestra Attività, il formato di visualizzazione delle attività dipende dal loro stato. La tabella seguente elenca e descrive i formati di visualizzazione delle attività:

Creazione di un'attività

Per creare un'attività, procedere come segue:

1. Scegliere File -> Nuovo -> Attività.

2. Inserire le informazioni sull'attività nella scheda Di base della finestra Attività. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Di base:

   Elemento	Descrizione
   Sommario	Digitare una breve descrizione dell'attività.
   Scadenza	Usare le caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora entro le quali l'attività dovrà essere completata.
   Inizio	Usare le caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora in cui l'attività dovrà iniziare.
   Pulsante a forma di globo	Per specificare l'ora in un fuso orario differente, fare clic sul pulsante a forma di globo situato a destra delle caselle di riepilogo combinate. Viene aperta la finestra di dialogo Selezionare un fuso orario. Fare clic sulla mappa per selezionare un fuso orario, oppure scegliere un fuso orario dalla casella di riepilogo e fare clic su OK.
   Descrizione	Digitare una descrizione dettagliata dell'attività.
   Classificazione	Selezionare una delle seguenti opzioni: Pubblico: selezionare questa opzione per consentire ad altri utenti della rete di visualizzare tutte le informazioni relative a questa attività. Privato: selezionare questa opzione per impedire ad altri utenti della rete di visualizzare le informazioni relative a questa attività. Confidenziale: selezionare questa opzione per consentire ad altri utenti della rete di visualizzare solo la presenza di questa attività. Gli altri utenti non potranno visualizzare i particolari relativi all'attività.
   Categorie e casella di testo	Digitare il nome della categoria a cui si desidera assegnare l'attività. Per assegnare l'appuntamento a più categorie, separarne i nomi con una virgola.   In alternativa, fare clic su Categorie. Usare la finestra di dialogo Modifica categorie per selezionare una categoria.

3. Per inserire ulteriori informazioni sull'attività, fare clic sulla scheda Dettagli. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Dettagli:

   Elemento	Descrizione
   Stato	Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: Da cominciare In corso Completato Annullato
   Priorità	Selezionare una delle seguenti opzioni di priorità dalla casella di riepilogo: Non definita Bassa Normale Alta
   % Completato	Usare la casella di selezione per specificare il grado di completamento dell'attività, oppure digitare la percentuale nella casella di testo.   A seconda del valore inserito, Posta e calendario aggiorna una serie di altri elementi: 100: Seleziona l'opzione Completato nella casella di riepilogo Stato. Inserisce la data e l'ora attuali nelle caselle di riepilogo combinate Completato in data. 1–99: Seleziona l'opzione In corso nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore Nessuno nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Azzera il contenuto della seconda casella di riepilogo combinata Completato in data. 0: Seleziona l'opzione Da cominciare nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore Nessuno nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Azzera il contenuto della seconda casella di riepilogo combinata Completato in data.
   Completato in data	Selezionare una data dalla prima casella di riepilogo combinata e un'ora dalla seconda per specificare la data e l'ora in cui l'attività è stata completata.  A seconda del valore inserito, Posta e calendario aggiorna una serie di altri elementi: data: Seleziona l'opzione Completato nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore 100 nella casella di testo % Completato. Inserisce la data selezionata nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Inserisce l'ora attuale nella seconda casella di riepilogo combinata Completato in data. Adesso: Seleziona l'opzione Completato nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore 100 nella casella di testo % Completato. Inserisce la data attuale nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Inserisce l'ora attuale nella seconda casella di riepilogo combinata Completato in data. Oggi: Seleziona l'opzione Completato nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore 100 nella casella di testo % Completato. Inserisce la data attuale nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Il contenuto della seconda casella di riepilogo combinata Completato in data rimane invariato. Nessuno: Se lo stato dell'attività è Da cominciare, non viene modificato nessun elemento. Se lo stato dell'attività è In corso, Posta e calendario inserisce il valore 50 nella casella di testo % Completato. Se lo stato dell'attività è Completato, Posta e calendario aggiorna una serie di elementi: Seleziona l'opzione Da cominciare nella casella di riepilogo Stato. Inserisce il valore 0 nella casella di testo % Completato. Inserisce il valore Nessuno nella prima casella di riepilogo combinata Completato in data. Azzera il contenuto della seconda casella di riepilogo combinata Completato in data.
   URL	Digitare l'URL associato all'attività, se disponibile. Fare clic sul pulsante di connessione per aprire l'URL specificato nel browser predefinito.

4. Per salvare l'attività, scegliere File -> Salva.

   Per salvare l'attività e chiudere la finestra Attività, scegliere File -> Salva ed esci.

   Per salvare le informazioni relative all'attività in un file, scegliere File -> Salva con nome per aprire la finestra Salva con nome. Digitare il nome del file e fare clic su OK.

   Per chiudere la finestra Attività senza salvare, scegliere File -> Chiudi.

5. Per visualizzare in anteprima le informazioni relative all'attività, scegliere File -> Anteprima di stampa.

   Per stampare le informazioni relative all'attività, scegliere File -> Stampa.

Assegnazione di un'attività

L'assegnazione delle attività può essere effettuata solo da una cartella locale. Non è possibile assegnare un'attività da una cartella del server del calendario di Sun Java System.

Per assegnare un'attività, procedere come segue:

1. Fare doppio clic sull'attività nella finestra Attività per aprire una finestra Attività contenente le schede descritte nella sezione Creazione di un'attività.

2. Scegliere Azioni -> Assegna attività per aprire la scheda Assegnato.

3. Selezionare l'organizzatore dell'attività dalla casella di riepilogo Organizzatore.

4. Le attività assegnate vengono visualizzate in forma di tabella. È possibile personalizzare la tabella aggiungendo o rimuovendo le colonne desiderate, come descritto nella sezione Uso delle viste. Nella configurazione predefinita, la tabella delle attività assegnate contiene le colonne descritte nella tabella seguente:

   Colonna	Descrizione
   Partecipante	Posta e calendario inserisce automaticamente il nome dell'utente come primo partecipante. Per aggiungere un altro partecipante, fare clic sul testo Fare clic qui per aggiungere un partecipante al di sotto dell'elenco. Digitare il nome della persona, del gruppo, della risorsa o della sala a cui si desidera assegnare l'attività. Per inviare le informazioni sull'attività al partecipante specificato, è necessario inserire in questo campo il suo indirizzo di posta elettronica.
   Tipo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Tipo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei tipi seguenti dalla casella di riepilogo: Individuale Gruppo Risorse Stanza Sconosciuto
   Ruolo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Ruolo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei ruoli seguenti dalla casella di riepilogo: Moderatore Partecipante richiesto Partecipante opzionale Non partecipante Sconosciuto
   RSVP	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna RSVP per attivare una casella di riepilogo. Selezionare Sì o No nella casella di riepilogo per impostare l'invio o meno di una risposta all'organizzazione della riunione.
   Stato	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Stato per attivare una casella di riepilogo. Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: Richiede azione Accettata Annullato Tentativo Delegato

5. Fare clic sul pulsante Invita altri per creare una nuova voce nella tabella delle attività assegnate. Posta e calendario visualizza inoltre la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica, nella quale è possibile selezionare i partecipanti.

6. Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario assegna l'attività e offre la possibilità di inviare le informazioni relative all'assegnazione.

7. Fare clic su Sì per inviare le informazioni relative all'attività assegnata agli indirizzi di posta elettronica specificati.

   Fare clic su No per salvare le informazioni sull'assegnazione senza inviarle agli indirizzi di posta elettronica specificati. Sarà possibile inviare le informazioni sull'assegnazione dell'attività in un momento successivo, come descritto in Invio di informazioni su un'attività.

Invio di informazioni su un'attività

Per inviare le informazioni relative a un'attività, procedere come segue:

1. Fare doppio clic sull'attività nella finestra Attività per aprire una finestra Attività.

2. Scegliere Azioni -> Inoltra come iCalendar per aprire una finestra di informazioni sull'attività. La finestra di informazioni sull'attività è simile alla finestra Posta in arrivo, Componi un nuovo messaggio. Posta e calendario inserisce automaticamente un testo appropriato nella casella Oggetto e nell'area del contenuto del messaggio. Posta e calendario include come allegato al messaggio le informazioni relative all'attività.

3. Inserire nella casella di testo A gli indirizzi di posta elettronica a cui si desidera inviare le informazioni sull'attività. Per inviare le informazioni a più destinatari, separarne gli indirizzi con una virgola. In alternativa, fare clic sul pulsante A. Usare la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica per selezionare gli indirizzi.

   Per maggiori informazioni sugli elementi della finestra Informazioni dell'attività, vedere Inviare un nuovo messaggio.

4. Scegliere File -> Invia per inviare le informazioni sull'attività agli indirizzi di posta elettronica specificati.

5. Scegliere File -> Chiudi per chiudere la finestra Attività.

Marcatura di un'attività come completata

Per contrassegnare un'attività come completata, procedere come segue:

1. Selezionare l'attività nella finestra Attività.

2. Scegliere Modifica -> Segna come completato.

Eliminazione delle attività

È possibile eliminare singole attività o tutte le attività contrassegnate come completate.

Eliminare singole attività

Procedere come segue:

1. Selezionare l'attività nella finestra Attività.

2. Scegliere Modifica -> Elimina per visualizzare una richiesta di conferma.

3. Fare clic su Sì per eliminare l'attività selezionata.

Eliminare tutte le attività contrassegnate come completate

Procedere come segue:

1. Scegliere Azioni -> Elimina per sempre per visualizzare una richiesta di conferma.

2. Fare clic su Sì per eliminare tutte le attività completate.