Manuale utente di Posta e calendario di Java Desktop System

Capitolo 6 Uso del Calendario

Questo capitolo descrive l'utilizzo della funzione Calendario di Posta e calendario.

Introduzione al Calendario

Il Calendario permette di programmare appuntamenti, riunioni e attività. Questo capitolo descrive le funzioni dei calendari utilizzati in modalità locale. La maggior parte delle funzioni disponibili con il server del calendario di Sun Java System sono analoghe a quelle dei calendari locali. Per maggiori informazioni sulle differenze tra un calendario locale e un calendario del server del calendario di Java System, vedere il Capitolo 9, Uso degli account e delle cartelle del server del calendario di Sun Java System.

La Figura 6–1 mostra l'aspetto generale della finestra del Calendario.

Figura 6–1 Finestra del Calendario

Finestra del Calendario. Didascalie: riquadro di pianificazione, riquadro della data, riquadro delle attivit&amp;amp;agrave;.

La finestra del Calendario contiene i seguenti riquadri:

Riquadro	Descrizione
Pianificazione	È il riquadro più grande della finestra di Calendario. In questo riquadro compare la pianificazione per le date selezionate nella vista specificata.
Data	Questo riquadro, situato nell'area superiore destra della finestra di Calendario, mostra le date del mese in corso in forma numerica. Le date del mese precedente e di quello successivo, se incluse, appaiono in colore più chiaro. La data odierna viene evidenziata da una casella rossa. Le date nelle quali è pianificato un appuntamento appaiono in grassetto. Le date selezionate vengono evidenziate.
Attività	Questo riquadro, situato nell'area inferiore destra della finestra del Calendario, mostra l'elenco delle attività contenuto nell'apposita cartella predefinita.

Visualizzazione del calendario personale

Per cambiare la vista utilizzata da Posta e calendario, procedere come segue:

Visualizza	Descrizione
Visualizza -> Vista corrente -> Vista giornaliera	Mostra la pianificazione relativa a un singolo giorno. Nella configurazione predefinita, `Posta e calendario` visualizza la pianificazione del giorno divisa in segmenti di trenta minuti. I segmenti corrispondenti alle ore lavorative presentano uno sfondo chiaro, mentre quelli delle ore non lavorative presentano uno sfondo scuro. La vista del giorno singolo è quella predefinita.
Visualizza -> Vista corrente -> Vista settimana lavorativa	Mostra la pianificazione relativa a una settimana lavorativa. Nella configurazione predefinita, questa vista comprende i giorni da lunedì a venerdì.
Visualizza -> Vista corrente -> Vista settimanale	Mostra la pianificazione relativa a una settimana.
Visualizza -> Vista corrente -> Vista mensile	Mostra la pianificazione relativa a un mese.

Navigazione nel calendario

Posta e calendario visualizza automaticamente la pianificazione della giornata. Spostandosi su un'altra data è possibile visualizzare la pianificazione per quel giorno.

Accedere a una data specifica

Procedere come segue:

Scegliere Visualizza -> Vai alla data, per aprire la finestra di dialogo Vai alla data.
Usare la casella di riepilogo del mese per selezionare il mese desiderato.
Usare la casella di riepilogo dell'anno per selezionare l'anno desiderato, oppure digitare direttamente l'anno nella casella di testo. Posta e calendario visualizza le date del mese specificato nella sezione principale della finestra di dialogo Vai alla data.
Selezionare la data richiesta. Posta e calendario chiude la finestra di dialogo Vai alla data e mostra la pianificazione relativa alla data selezionata.

Tornare alla pianificazione della giornata

ScegliereVisualizza -> Vai a oggi.

Creazione di un appuntamento

Il Calendario permette di creare appuntamenti di durata prestabilita o illimitata. Consente inoltre di creare appuntamenti singoli o in serie.

Creare un appuntamento singolo

Procedere come segue:

Scegliere File -> Nuovo -> Appuntamento.

Inserire i particolari relativi all'appuntamento nella scheda Appuntamento. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Appuntamento:

Elemento	Descrizione
Sommario	Digitare una breve descrizione dell'appuntamento.
Posizione	Inserire il luogo dell'appuntamento.
Ora di inizio	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora d'inizio dell'appuntamento.
Ora di fine	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora di fine dell'appuntamento.
Pulsante a forma di globo	Per specificare l'ora in un fuso orario differente, fare clic sul pulsante a forma di globo situato a destra delle caselle di riepilogo combinate. Fare clic sulla mappa nella finestra di dialogo Selezionare un fuso orario per selezionare un fuso orario, oppure selezionare il fuso orario desiderato dalla casella di riepilogo, quindi fare clic su OK.
Eventi della giornata	Selezionare questa opzione per creare un appuntamento per l'intera giornata. Per creare un appuntamento di durata più breve, deselezionare questa opzione.
Casella di testo Dettagli	Inserire i particolari relativi all'appuntamento.
Classificazione	Selezionare una delle seguenti opzioni: Pubblico: selezionare questa opzione per consentire ad altri utenti della rete di visualizzare tutte le informazioni relative a questo appuntamento. Privato: selezionare questa opzione per impedire agli altri utenti della rete di visualizzare le informazioni relative a questo appuntamento. Confidenziale: selezionare questa opzione per consentire ad altri utenti della rete di visualizzare solo la presenza di questo appuntamento. Gli altri utenti non potranno visualizzare i particolari relativi all'appuntamento.
Mostra orario come	Selezionare una delle seguenti opzioni: Libero: selezionare questa opzione per indicare agli altri utenti della rete che si è liberi di partecipare ad altre riunioni nell'orario specificato per questo appuntamento. Occupato: selezionare questa opzione per indicare agli altri utenti della rete che non si è liberi di partecipare ad altre riunioni nell'orario specificato per questo appuntamento.
Categorie e casella di testo	Digitare il nome della categoria a cui si desidera assegnare l'appuntamento. Per assegnare l'appuntamento a più categorie, separarne i nomi con una virgola. In alternativa, fare clic sul pulsante Categorie. Usare la finestra di dialogo Modifica categorie per selezionare una categoria.

Per impostare un promemoria per l'appuntamento, fare clic sulla scheda Promemoria. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Promemoria:

Elemento	Descrizione
Di base	Mostra la data, l'ora d'inizio e l'ora di fine dell'appuntamento.
Visualizza un messaggio	Selezionare uno dei seguenti tipi di avviso dalla casella di riepilogo: Visualizza un messaggio Emetti un suono Esegui programma Invia una Email
Casella di selezione delle unità di tempo	Usare questa casella di selezione per specificare il numero delle unità di tempo.
minuto(i)	Selezionare una delle seguenti unità di tempo dalla casella di riepilogo: minuto(i) ora(e) giorno(i)
prima	Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: prima dopo
inizio dell'appuntamento	Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: inizio dell'appuntamento termine dell'appuntamento
Opzioni	Fare clic sul pulsante Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni avviso. Per maggiori informazioni sulla finestra di dialogo Opzioni avviso, vedere Finestra di dialogo Opzioni avviso.
Elenco avvisi	Questo elemento mostra l'elenco degli avvisi definiti per l'appuntamento selezionato.
Aggiungi	Fare clic su Aggiungi per aggiungere l'avviso specificato all'elenco Promemoria.
Rimuovi	Fare clic su Rimuovi per rimuovere l'avviso selezionato dall'elenco Promemoria.

Nota –

Posta e calendario trae le impostazioni per i fusi orari da diverse fonti. In ognuna di queste, perché i promemoria operino correttamente è necessario che i fusi orari siano impostati sullo stesso valore. Per maggiori informazioni sull'impostazione dei fusi orari, vedere Impostazione delle preferenze per il calendario e le attività.

Per salvare l'appuntamento, scegliere File -> Salva.

Per salvare l'appuntamento e chiudere la finestra Appuntamento, scegliere File -> Salva ed esci.

Per salvare l'appuntamento in un file, scegliere File -> Salva con nome per aprire la finestra Salva con nome. Digitare il nome del file e fare clic su OK.

Per chiudere la finestra Appuntamento senza salvare l'appuntamento, scegliere File -> Chiudi.
Per visualizzare in anteprima le impostazioni relative all'appuntamento, scegliere File -> Anteprima di stampa.

Per stampare le impostazioni relative all'appuntamento, scegliere File -> Stampa.

Finestra di dialogo Opzioni avviso

La finestra di dialogo Opzioni avviso permette di specificare opzioni aggiuntive in relazione agli avvisi. La tabella seguente descrive gli elementi della finestra di dialogo Opzioni avviso:

Elemento	Descrizione
Ripeti l'avviso	Selezionare questa opzione per presentare l'avviso più volte.
tempo in più	Usare questa casella di selezione per specificare il numero di ripetizioni desiderate per l'avviso.
ogni	Usare questa casella di selezione per specificare le unità di tempo che devono trascorrere tra una ripetizione e l'altra.
minuti	Selezionare una delle seguenti unità di tempo dalla casella di riepilogo: minuti ore giorni
casella di testo	Il titolo della casella di testo dipende dal tipo di avviso: Visualizza un messaggio: Digitare il testo del messaggio nella casella di testo Messaggio da visualizzare. Emetti un suono: Inserire il nome del file audio nella casella di riepilogo combinata Emetti un suono. In alternativa, fare clic su Sfoglia per aprire la finestra di dialogo Seleziona file. Usare la finestra di dialogo per specificare il file audio che si desidera utilizzare. Esegui programma: Digitare il nome del programma nella casella di testo Esegui programma. Digitare gli argomenti del programma nella casella di testo Con questi argomenti. Invia una Email: Digitare gli indirizzi di posta elettronica a cui si desidera inviare il promemoria nella casella di testo a fianco del pulsante Invia a. Per inviare il promemoria a più destinatari, separarne gli indirizzi con una virgola. In alternativa, fare clic sul pulsante Invia a. Usare la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica per selezionare gli indirizzi. Digitare il testo del messaggio nella casella di testo Messaggio da spedire. Nota – La funzionalità Ripeti avviso non è supportata in questa versione.

Creare un appuntamento per l'intera giornata

Procedere come segue:

Scegliere File -> Nuovo -> Appuntamento giornaliero. Viene aperta la finestra Appuntamento con l'opzione Eventi della giornata selezionata. La finestra Appuntamento è simile a quella che compare scegliendo File -> Nuovo -> Appuntamento, ma in questo caso non vengono visualizzate l'ora di inizio e di fine.
Inserire le informazioni appropriate nella finestra Appuntamento come descritto in Creare un appuntamento singolo.
Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario salva l'appuntamento e chiude la finestra Appuntamento.

Creare un appuntamento ricorrente

Procedere come segue:

Creare un appuntamento come descritto in Creare un appuntamento singolo.

Nella finestra Appuntamento, fare clic sulla scheda Ricorrenza per visualizzarla. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Ricorrenza:

Elemento	Descrizione
Di base	Mostra la data, l'ora d'inizio e l'ora di fine dell'appuntamento.
Regole di ricorrenza	Selezionare una delle seguenti opzioni: Nessuna ricorrenza: selezionare questa opzione per pianificare un solo appuntamento. Ricorrenza semplice: selezionare questa opzione per usare le impostazioni predefinite per la pianificazione di una serie di appuntamenti. Ricorrenza personalizzata: se questa opzione è selezionata, l'appuntamento contiene ricorrenze che non è possibile modificare in `Posta e calendario`.
Ogni	Usare questa casella di selezione per specificare le unità di tempo che devono trascorrere tra un appuntamento della serie e il successivo.
giorno(i)	Selezionare una delle seguenti unità di tempo dalla casella di riepilogo: giorno(i) settimana(e) mese(i) anno(i)
sempre	Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo per specificare la fine della serie di appuntamenti: sempre: selezionare questa opzione per specificare la continuazione a tempo indeterminato della serie di appuntamenti. per: selezionare questa opzione per visualizzare la casella di selezione ricorrenze. Usare quindi la casella di selezione per specificare il numero di appuntamenti della serie. fino a: selezionare questa opzione per visualizzare una casella di riepilogo combinata. Usare quindi la casella di riepilogo combinata per specificare la data dell'ultimo appuntamento della serie.
Eccezioni	Usare questa casella di riepilogo combinata per specificare le date della serie in cui non si desidera pianificare un appuntamento.
Aggiungi	Fare clic su Aggiungi per aggiungere la data specificata all'elenco delle eccezioni.
Modifica	Fare clic su Modifica per apportare le modifiche specificate alla data selezionata nell'elenco delle eccezioni.
Rimuovi	Fare clic su Rimuovi per rimuovere la data selezionata dall'elenco delle eccezioni.
Anteprima	La sezione Anteprima visualizza tutte le date del mese in corso. La data odierna è riquadrata in rosso. Le date in cui è pianificato un appuntamento appartenente alla serie appaiono in grassetto. La Figura 6–2 mostra un esempio della sezione Anteprima. Fare clic sulla freccia a sinistra, a sinistra del nome del mese nella sezione Anteprima, per visualizzare il mese precedente. Fare clic ripetutamente sulla freccia a sinistra per scorrere il calendario all'indietro di diversi mesi. Fare clic sulla freccia a destra, a destra del nome del mese nella sezione Anteprima, per visualizzare il mese successivo. Fare clic ripetutamente sulla freccia a destra per scorrere il calendario in avanti di diversi mesi.

Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario salva la serie di appuntamenti e chiude la finestra Appuntamento.

Figura 6–2 Esempio della sezione Anteprima

Esempio della sezione Anteprima. Didascalie: data odierna, data di un appuntamento

Eliminazione di un appuntamento

È possibile eliminare un appuntamento singolo, un'intera serie di appuntamenti o un singolo appuntamento all'interno di una serie.

Eliminare un appuntamento singolo

Procedere come segue:

Fare doppio clic sull'appuntamento nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Scegliere File -> Elimina.
Se compare una richiesta di conferma, fare clic su Sì.

Eliminare una serie di appuntamenti

Procedere come segue:

Fare doppio clic su un appuntamento della serie nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Scegliere File -> Elimina.
Se compare una richiesta di conferma, fare clic su Sì.

Eliminare un appuntamento all'interno di una serie

Procedere come segue:

Scegliere Visualizza -> Vista corrente -> Vista giornaliera.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'appuntamento che si desidera eliminare nel riquadro di pianificazione.
Scegliere Elimina questa ricorrenza dal menu a comparsa.

Creazione di una riunione

Posta e calendario permette di creare una riunione, di invitare altri utenti a parteciparvi e di prenotare le risorse necessarie.

Creare una riunione

Procedere come segue:

Scegliere File -> Nuovo -> Riunione. La finestra Appuntamento è simile a quella che compare scegliendo File -> Nuovo -> Appuntamento, ma in questo caso contiene due schede aggiuntive: Pianificazione e Riunione.
Inserire le informazioni appropriate nelle schede Appuntamento, Promemoria e Ricorrenza della finestra Appuntamento come descritto in Creare un appuntamento singolo e Creare un appuntamento ricorrente.
Per inserire ulteriori particolari sulla riunione, fare clic sulla scheda Riunione per visualizzarla.
Selezionare l'organizzatore della riunione nella casella di riepilogo Organizzatore.

Posta e calendario compila automaticamente la casella di testo Organizzatore con il nome dell'utente. Se si dispone di diversi account di Posta e calendario, selezionare quello appropriato dalla casella di riepilogo.

I partecipanti alla riunione vengono elencati in forma tabellare. Da sinistra a destra, la tabella dei partecipanti alla riunione contiene normalmente le seguenti colonne:

Colonna	Descrizione
Partecipante	`Posta e calendario` inserisce automaticamente il nome dell'utente come primo partecipante. Per aggiungere un altro partecipante, fare clic sul testo Fare clic qui per aggiungere un partecipante al di sotto dell'elenco. Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona o del gruppo di persone che si desidera invitare alla riunione, oppure inserire il nome della risorsa o della sala che si desidera prenotare. Per inviare le informazioni sulla riunione ai partecipanti, è necessario inserire i relativi indirizzi di posta elettronica in questo campo.
Tipo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Tipo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei tipi seguenti dalla casella di riepilogo: Individuale Gruppo Risorse Stanza Sconosciuto
Ruolo	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Ruolo per attivare una casella di riepilogo. Selezionare uno dei ruoli seguenti dalla casella di riepilogo: Moderatore Partecipante richiesto Partecipante opzionale Non partecipante Sconosciuto
RSVP	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna RSVP per attivare una casella di riepilogo. Selezionare una delle opzioni seguenti dalla casella di riepilogo per specificare se sia richiesto l'invio di una risposta all'organizzatore della riunione: Sì No
Stato	Fare clic sul campo sotto l'intestazione della colonna Stato per attivare una casella di riepilogo. Selezionare una delle seguenti opzioni dalla casella di riepilogo: Richiede azione Accettata Annullato Tentativo Delegato

Premere Invio per aggiungere la nuova voce all'elenco dei partecipanti.

Per eliminare uno dei partecipanti dall'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco dei partecipanti e scegliere Elimina dal menu a comparsa.

Per informazioni su come modificare o salvare la vista attiva o su come creare una vista personalizzata, vedere Uso delle viste.

Fare clic sul pulsante Invita altri per creare una nuova voce nella tabella. Posta e calendario visualizza inoltre la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica, nella quale è possibile selezionare i partecipanti.

Fare clic sulla scheda Pianificazione per visualizzarla. La scheda Pianificazione permette di identificare un periodo di tempo in cui tutti gli invitati siano liberi di partecipare alla riunione e in cui tutte le risorse necessarie siano disponibili. La tabella seguente descrive gli elementi della scheda Pianificazione:

Elemento	Descrizione
Elenco dei partecipanti	Mostra l'elenco dei partecipanti alla riunione. L'elenco dei partecipanti è uguale a quello visualizzato nella scheda Riunione, ma in questo caso le colonne Ruolo e RSVP non compaiono. Il contenuto di questa tabella può essere personalizzato come descritto in Uso delle viste.
Legenda	Descrive il significato dei codici di colore utilizzati nella pianificazione: Tentativo: il partecipante ha un altro appuntamento ma ha contrassegnato l'orario come libero, perciò è possibile che possa partecipare alla riunione all'ora indicata. Occupato: la persona ha un altro appuntamento e non può partecipare alla riunione all'ora indicata. Assente: la persona è fuori ufficio e non può partecipare alla riunione all'ora indicata. Nessuna informazione: la persona non ha reso pubbliche le informazioni sui propri impegni, perciò `Posta e calendario` non può stabilire se possa partecipare o meno alla riunione all'ora indicata.
Pianifica	Mostra la pianificazione relativa a ognuna delle persone invitate alla riunione. I segmenti corrispondenti al periodo di tempo selezionato presentano uno sfondo chiaro, mentre tutti gli altri segmenti presentano uno sfondo scuro. Gli orari liberi o impegnati di ognuna delle persone invitate vengono indicati da quadratini colorati.
Invita altri	Fare clic sul pulsante Invita altri per creare una nuova voce nell'elenco dei partecipanti. `Posta e calendario` visualizza inoltre la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica, nella quale è possibile selezionare i partecipanti.
Opzioni	Fare clic sul pulsante Opzioni per aprire un menu a comparsa contenente le seguenti voci: Mostra solo le ore lavorative: selezionare questa opzione per mostrare solo le ore lavorative della giornata. Deselezionarla per mostrare tutte le ore del giorno. Le ore lavorative sono quelle comprese tra Inizio giornata e Fine giornata. Vista allargata: selezionare questa opzione per mostrare una pianificazione in forma sintetica relativa a più giorni. Deselezionarla per visualizzare una pianificazione dettagliata per ogni giorno. Aggiorna disponibilità: scegliere questa voce per aggiornare le informazioni relative agli orari liberi o impegnati di tutte le persone incluse nell'elenco dei partecipanti.
Pulsante <<	Fare clic sul pulsante << per evidenziare il periodo di tempo precedente che soddisfa i criteri di Autopick selezionati. `Posta e calendario` aggiorna automaticamente i valori Inizio appuntamento ore e Termine dell'appuntamento ore.
Autopick	Fare clic sul pulsante Autopick per aprire un menu a comparsa contenente le seguenti voci: Tutto il personale e le risorse: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone e le risorse specificate siano libere. Tutto il personale e una risorsa: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone e almeno una delle risorse specificate siano libere. Personale richiesto: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone richieste siano libere. Personale richiesto e una risorsa: scegliere questa voce per evidenziare un periodo di tempo in cui tutte le persone richieste e almeno una delle risorse specificate siano libere.
Pulsante >>	Fare clic sul pulsante >> per evidenziare il periodo di tempo successivo che soddisfa i criteri di Autopick selezionati. `Posta e calendario` aggiorna automaticamente i valori Inizio appuntamento ore e Termine dell'appuntamento ore.
Inizio appuntamento ore	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora d'inizio della riunione.
Termine dell' appuntamento ore	Usare queste caselle di riepilogo combinate per specificare la data e l'ora di fine della riunione.

Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario crea la riunione e quindi offre la possibilità di inviare le relative informazioni.
Fare clic su Sì per inviare le informazioni sulla riunione agli indirizzi di posta elettronica specificati.

Fare clic su No per salvare le informazioni sulla riunione senza inviarle agli indirizzi di posta elettronica specificati. Sarà possibile inviare le informazioni sulla riunione in un momento successivo, come descritto in Invio di informazioni su una riunione.

Invio di informazioni su una riunione

Per inviare informazioni su una riunione, procedere come segue:

Fare doppio clic sulla riunione nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Scegliere Azioni -> Inoltra come iCalendar per aprire una finestra di composizione di un messaggio di posta elettronica, simile alla finestra Posta in arrivo, Componi un nuovo messaggio. Posta e calendario inserisce automaticamente un testo appropriato nella casella Oggetto e nell'area del contenuto del messaggio. Posta e calendario include le informazioni sulla riunione nel corpo del messaggio.
Inserire nel campo A gli indirizzi di posta elettronica a cui si desidera inviare le informazioni sulla riunione. Per inviare le informazioni a più destinatari, separarne gli indirizzi con una virgola.

Per maggiori informazioni sugli elementi della finestra di composizione del messaggio, vedere Inviare un nuovo messaggio.
Scegliere File -> Invia per inviare le informazioni sulla riunione agli indirizzi di posta elettronica specificati.
Scegliere File -> Chiudi per chiudere la finestra Appuntamento.

Annullamento di una riunione

È possibile annullare una riunione o revocarne l'invito per singoli partecipanti.

Annullare una riunione

Procedere come segue:

Fare doppio clic sulla riunione nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Scegliere Azione -> Annulla riunione per visualizzare una richiesta di conferma.
Fare clic su Sì per annullare la riunione. Posta e calendario invia una notifica di annullamento agli indirizzi di posta elettronica specificati.

Revocare un invito a una riunione

Procedere come segue:

Fare doppio clic sulla riunione nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Fare clic sulla scheda Riunione per visualizzarla.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla persona a cui si desidera revocare l'invito, quindi scegliere Elimina dal menu a comparsa. Posta e calendario elimina quella persona dall'elenco dei partecipanti.

Ripetere l'operazione per tutte le persone a cui si desidera revocare l'invito.
Scegliere File -> Salva ed esci. Posta e calendario offre la possibilità di inviare le informazioni aggiornate sulla riunione.
Fare clic su Sì per inviare le informazioni aggiornate sulla riunione agli indirizzi di posta elettronica specificati.
- Alle persone il cui invito è stato revocato viene inviato un messaggio con l'oggetto Annulla: Informazioni di calendario.
- Alle persone ancora presenti nell'elenco dei partecipanti viene inviato un messaggio con l'oggetto Informazioni di calendario.
Fare clic su No per salvare le informazioni aggiornate sulla riunione senza inviare un messaggio agli indirizzi di posta elettronica specificati.

Invio di una risposta all'invito a una riunione

Posta e calendario trasmette gli inviti alle riunioni alla Posta in arrivo dell'utente in forma di allegati ai messaggi di posta elettronica. Per rispondere a un invito a una riunione, procedere come segue:

Aprire il messaggio di posta elettronica a cui è allegato l'invito.
Aprire l'invito visualizzando l'allegato al messaggio come descritto in Visualizzare un allegato in un messaggio.
Selezionare una delle seguenti opzioni:
- Accettare
- Accettare con tentativo
- Rifiutare
Se l'invito viene accettato, Posta e calendario aggiunge l'evento al calendario dell'utente alla chiusura dell'invito.
Per specificare che si desidera rispondere all'organizzatore della riunione, selezionare l'opzione RSVP.

Selezionando l'opzione RSVP, Posta e calendario invia un messaggio di risposta all'organizzatore della riunione alla chiusura dell'invito.

Se l'opzione RSVP non viene selezionata, Posta e calendario non invia una risposta all'organizzatore della riunione.
Fare clic sul pulsante del calendario per aprire un menu a comparsa con le relative cartelle. Selezionare il calendario in cui si desidera salvare le informazioni dell'invito.
Fare clic su OK per chiudere l'invito alla riunione.
Chiudere il messaggio di posta elettronica.

Aggiornamento di una riunione in base alle risposte ricevute agli inviti

Quando una persona risponde a un invito, l'organizzatore riceve un messaggio con la risposta allegata. Per aggiornare le informazioni sulla riunione in base alla risposta ricevuta, procedere come segue:

Aprire il messaggio a cui è allegata la risposta.
Aprire la risposta visualizzando l'allegato al messaggio come descritto in Visualizzare un allegato in un messaggio.
Fare clic su OK per chiudere la risposta. Posta e calendario aggiorna l'elenco dei partecipanti in base al contenuto della risposta.
Chiudere il messaggio di posta elettronica.

Aggiornamento delle informazioni su una riunione

Quando si accetta un invito a una riunione, quest'ultima viene aggiunta al proprio calendario. In alcuni casi, può essere utile controllare che le informazioni relative alla riunione siano ancora aggiornate. A tale scopo, procedere come segue:

Fare doppio clic sulla riunione nel riquadro di pianificazione per aprire la finestra Appuntamento.
Scegliere Azioni -> Aggiorna riunione per inviare un messaggio di posta elettronica all'organizzatore della riunione. L'oggetto del messaggio sarà Aggiorna: Informazioni di calendario.
L'organizzatore può decidere se inviare agli altri utenti le informazioni aggiornate sulla riunione.

Solo l'organizzatore è autorizzato a modificare le informazioni relative alla riunione. Le eventuali modifiche apportate dai partecipanti vengono ignorate.

Pubblicazione di informazioni sugli orari liberi e impegnati

È possibile rendere pubbliche le informazioni sugli orari liberi e impegnati di un account, in modo che gli altri utenti della rete possano consultare la pianificazione di quell'account quando intendono organizzare una riunione.

Pubblicare informazioni sugli orari liberi e impegnati

Per rendere pubbliche le informazioni sugli orari liberi o impegnati di un account, procedere come segue:

Scegliere Azioni -> Rende note le informazioni sulla disponibilità per aprire la finestra Informazioni di calendario. Si tratta di una finestra di posta elettronica simile alla finestra Posta in arrivo, Componi un nuovo messaggio. Posta e calendario inserisce automaticamente un testo appropriato nella casella Oggetto e nell'area del contenuto del messaggio. Posta e calendario include nel messaggio le informazioni sugli orari liberi e impegnati in forma di allegato.
Nella casella di testo A, digitare gli indirizzi di posta elettronica a cui si desidera inviare queste informazioni. Per inviare le informazioni a più destinatari, separarne gli indirizzi con una virgola.

In alternativa, fare clic sul pulsante A. Usare la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica per selezionare gli indirizzi.

Per maggiori informazioni sugli elementi della finestra Informazioni di calendario, vedere Inviare un nuovo messaggio.
Scegliere File -> Invia per inviare le informazioni sugli orari liberi e impegnati agli indirizzi di posta elettronica specificati.