已經瀏覽過其它日曆,而且獲得插入約會的許可權之後,便可以排程群組約會。
請利用「群組約會編輯器」插入、變更或刪除您的日曆和其它日曆上的群組約會。如果沒有對其它日曆的插入存取權,可以利用「群組約會編輯器」將群組約會通知郵定位址到其它使用者。
從「瀏覽」功能表選擇「比較日曆」。
按一下瀏覽列表中的一個或多個項目。
日曆的網格圖重疊在一起之後,忙碌時段的色彩會變得比較深,而空檔時段的色彩則比較淺。
按一下網格中淺色的時段。
按一下「行程表」。
「群組約會編輯器」顯示時,日期、時間和郵件欄位都已經自動填好。
在「開始」欄位鍵入(或編輯)群組約會的開始時間。
在「結束」欄位鍵入(或編輯)群組約會的結束時間。
在「內容」欄位鍵入有關約會的說明,例如約會的地點或目的。
按一下「更多」。
選擇群組約會的重複間隔和持續時間。
按一下「插入」將群組約會增加選定的日曆中。
如果您對某些日曆沒有插入存取權,可以用郵件通知這些日曆的所有者關於群組約會的消息。請參閱 將備忘錄郵定位址到使用日曆的群組 的 中的說明。
按一下「取消」以關閉「群組約會編輯器」。
建立群組約會(日期、開始和結束時間、說明、重複間隔)之後,可以郵寄備忘錄給群組。群組約會顯示在「群組約會編輯器」中時:
按一下「更多」顯示其它的選項。
按一下「郵件」。
「日曆」會顯示一個含有約會附件的「寫信」視窗。約會附件上已經選定使用者的位址,而且約會的日期及開始和結束時間都已經填好。
按一下「寫信」視窗中的「發送」。
「日曆」會將備忘錄郵定位址到選定的使用者。
收信人在收到有日曆格式備忘錄的郵件訊息時,可以將訊息從郵件程式標頭視窗拖曳及定位到個人的日曆中,以自動排定預先設定好格式的約會。
啟動「郵件程式」(或者您常用的郵件程式)。
開啟撰寫視窗或者建立空白的訊息。
按照下列格式將有關約會的資訊增加訊息中。請將<tab>換成跳格字元,將<blank line>換成空白列,並以實際的資料取代斜體字的部分。
<tab>** 日曆約會 **
<blank line>
<tab>日期:<tab>年/月/日
<tab>開始時間:<tab>時:分 am
<tab>結束時間:<tab>時:分 pm
<tab>內容:<tab>說明列 1
<tab><tab>說明列 2
範例:
** 日曆約會 **
日期: 11/22/94
開始時間: 10:00 am
結束時間: 11:00 am
內容: 工作人員會議
Monet 會議室
將任何其它文字插入郵件訊息中。
為訊息加上收信人的位址,並加上訊息的標題。
發送訊息。
若需有關使用郵件程式的資訊,請參閱 第 8 章, 「郵件」的使用方法 的 中的說明。
您可以從「郵件程式」、「檔案管理者」或者其它應用程式將約會圖示拖曳到「日曆」中,以便排程。
在「郵件程式」的「訊息標頭列表」中,按一下含有格式化約會的標頭。
將標頭拖到「日曆」中定位。
游標會變成代表移動檔案的圖示。
「日曆」會排定您的約會,並在訊息區列印一個訊息,表示已經排定約會。
顯示含有您要排定約會那一天的「日曆」查看。
連按兩下那一天以開啟「約會編輯器」。
確認排定的約會日期和時間正確無誤。
若需有關使用「郵件程式」的進一步資訊,請參閱 第 8 章, 「郵件」的使用方法 的 中的說明。
如果在檔案中已有格式化的約會:
在開啟的「檔案管理者」視窗中,導航至含有格式化約會檔案的資料夾。
在格式化約會和「日曆」同時顯示在螢幕上時,將格式化約會檔案拖曳到「日曆」中定位。
「日曆」會排程約會。
連按兩下那一天以開啟「約會編輯器」。
確認排定的約會日期和時間正確無誤。
若需有關使用「檔案管理者」的進一步資訊,請參閱 第 5 章, 用「檔案管理者」管理檔案 的 中的說明。
您可以將約會圖示從「日曆」拖曳到「郵件程式」,以便郵定位址到某人,或者拖曳到「檔案管理者」,以便儲存在檔案系統中。
利用「約會編輯器」建立約會,但是不要按「插入」。
啟動「郵件程式」,並從「寫信」功能表選擇「新訊息」。
確定「約會編輯器」和「郵件程式」的「寫信」視窗同時顯示。
將「拖曳約會」圖示從「約會編輯器」拖曳到「郵件程式」的附件列表中。
標會變成一個代表移動檔案的約會圖示。
「郵件程式」會將您的約會顯示成附件列表中的一個文字檔案。
寫好郵件訊息及位址並發送。
若需有關使用「郵件程式」的進一步資訊,請參閱 第 8 章, 「郵件」的使用方法 的 中的說明。
利用「約會編輯器」建立約會,但是不要按「插入」。
在開啟的「檔案管理者」視窗中,導航至要用來儲存約會的資料夾中。
當「檔案管理者」視窗和「日曆約會編輯器」同時顯示時,將「拖曳約會」圖示從「約會編輯器」拖曳到「檔案管理者」視窗中定位。
約會將被儲存在該資料夾中的一個文字檔中。
若需有關使用「檔案管理者」的進一步資訊,請參閱 第 5 章, 用「檔案管理者」管理檔案 的 中的說明。