11 レコード管理の構成

この章では、保存スケジュールでのコンテンツ・アイテムの管理に使用される、Oracle WebCenter ContentのRecords部分の構成情報について説明します。

レコード管理の主眼は、履歴やアーカイブとして、または法的な目的でコンテンツを保持することに置かれる傾向がありますが、一方で保存管理も実行されます。保存管理の主眼は、レコード管理者の設計したスケジュールに基づいてコンテンツを削除することに置かれる傾向があります。レコード管理と保存管理の両方を組み合わせることで、必要に応じてコンテンツを追跡および保存したり、必要がなくなったコンテンツを廃棄したりすることができます。

重要

デフォルトを使用するコンテンツをチェックインする前に、必要なカテゴリ、処理およびトリガーを含むすべてのデフォルトを構成する必要があります。

保存されるアイテムは、組織にとって重要であるため特定の期間保存する必要があり、また不要になった場合には破棄できる、あらゆる形態(物理および電子)の情報です。ただし、情報はリビジョンを作成して、保存し、処理スケジュールに従って管理することも可能です。組織は、古くなった情報や誤解を招くような情報を排除するようにコンテンツを管理したり、法的手続きに関連するドキュメントを追跡したりすることもできます。

この章の構成は、次のとおりです。

11.1 レコード管理の理解

多くの組織は、一定期間の情報保存が要求される条例の対象となります。

サーベンス・オクスリー法:
- すべての株式公開企業または公開の可能性があるすべての企業に適用されます。
- 監査関連の調書、通信、往復書簡は、監査後5年間は保存する必要があります。
政府組織: DoD 5015.2、General Records Schedule
製薬/ヘルス・ケア業界: HIPAA、FDA規則
金融サービス: SEC Rule 17a
テレコミュニケーション業界: 47 CFR 42など

訴訟に関連して効率的な保存管理の必要があるかもしれません。

ポリシーベースのコンテンツ保存:
- 訴訟で必要となる情報(契約書や、契約書に関連する通信など)の保存。
- その情報の一元化された検索と取得。
適格なコンテンツのシステマチックな処理:
- 検出時の検索対象が少なくなる。
- 相手方弁護士に提出する資料が少なくなる。
保留中の訴訟に関連するコンテンツ処理の一時停止/凍結:
- 保留中の訴訟に関連するコンテンツを破棄する場合に、隠蔽および見込まれる法的責任の出現を回避する。

ビジネスに関連して効率的な保存管理の必要があるかもしれません。

多様な形式(電子メール、CD、DVD)で作成され、多様な場所(従業員のコンピュータ、中央のファイル・ストレージなど)に保存されているアイテムを整理するため。
組織全体でコンテンツを取得および共有するための、統一性のあるインフラストラクチャを構築するため。
組織の日常業務で必要とされる情報や、履歴、追跡、監査目的で保存する必要がある情報(たとえば、領収書、注文履歴、完成フォーム、人事ファイル、社外発表など)もあります。
組織の成功や生存のために必要とされる情報もあります(たとえば、ソフトウェア・ソース・コード、契約書、財務データなど)。
内部ポリシーや外部の規則によって情報の保存が必要とされている場合もあります(たとえば、トランザクション・ドキュメント、財務諸表、リース契約書など)。
コンテンツ・アイテムがビジネスに有用な期間中確実に保存されているようにするため。

この項では、レコード管理についてさらに次の内容を説明します。

11.1.1 保存されたコンテンツのライフ・サイクル

保存されたコンテンツのライフ・サイクルは、複数のステージを通過します。

図11-1 保存されたコンテンツのライフ・サイクル

「図11-1 保存されたコンテンツのライフ・サイクル」の説明

「ファイリング日」とは、コンテンツ・アイテムが追跡対象のアイテムとしてマークされた日付です。多くの場合、「チェックイン日」と同一の日付です。ただし、アクティブなコンテンツ・アイテムは追跡対象としてすでにチェックイン済の可能性もあります。

情報を保持する必要がある期間は、コンテンツのタイプ、組織内での用途、外部の法律や規則への準拠の必要性によって異なります。

コンテンツ・アイテムの「カットオフ」とは、アイテムのステータスが変更され、アイテムが処理に移行する瞬間のことです。アイテムは一定期間後、特定のイベント時、またはイベント後にカットオフされます。

アイテムは、組織の要件に応じて権限を持つ人によって処理されます。処理アクションには、破棄、ストレージ、転送などが含まれます。アイテムが重要だと見なされる場合は破棄されません(たとえば、歴史的な重要性などにより)。この場合の「処理」とは、アクティブな使用からのステータス変更を示します。

ライフ・サイクルは、明示的に定義できます。「保存の定義とオプションの構成」を参照してください。

11.1.2 保存されたコンテンツのタイプ

保存されたコンテンツは、パースペクティブに応じて次のカテゴリに分類されます。

11.1.2.1 内部および外部に保存されたコンテンツ

内部に保存されているコンテンツ・アイテムは、Oracle WebCenter Content内に保存されている電子アイテムで、この製品によって管理されています。

外部のコンテンツを管理することもできます。外部に保存されているコンテンツ・アイテムは、Oracle WebCenter Contentには保存されていないソース・ファイルです。これは、多様な物理フォーマットもしくは電子フォーマットである可能性があります。このソフトウェアを使用すると、処理スケジュールの管理、外部ファイルに関連付けられたメタデータの検索、および外部ファイルの電子レンディションの管理を実行できます。電子レンディションは、外部アイテムのプライマリ・ファイルとしてチェックインすることも、別ファイルとしてファイルに保存し、外部ファイルのメタデータへのリンクを設定することもできます。

11.1.2.2 分類済、未分類、分類解除のコンテンツ

コンテンツは、分類済、未分類、または分類解除に分けられます。

分類済コンテンツは、不正な情報開示(米国の国家安全保障に抵触する情報が含まれる場合、または企業経営における重要事項である場合など)に対する保護を必要とするコンテンツです。
未分類コンテンツは、分類されておらず、これまでに分類されたことのないコンテンツです。
分類解除コンテンツは、以前は分類されていたが、分類済ステータスが解除されたコンテンツです。

分類によって、分類済コンテンツ・アイテムのセキュリティ・レベルを指定します。分類ガイドには、チェックイン・ページでのデフォルトの分類値が示されています。

初期設定時のオプションの選択により、システムのDoD 5015.2標準(4章を含む)への準拠を保証できます。ソフトウェアのこの標準への準拠は、相互運用性テスト・コマンド(JITC)によって認定されています。この標準のコピーは、米国国防総省、ワシントン本部管理局、指令および記録部門の公式Webサイト(http://www.dtic.mil/whs/directives/)で入手できます。

重要

Executive Order 12958: Classified National Security Informationには、国家機密情報の分類、保護、分類解除に関するシステムの詳細が記載されています。このガイドは、適切な分類プロトコルに精通した人を対象としています。

11.1.2.3 非永続、転送または登録、レビュー対象のコンテンツ

処理を目的として、コンテンツは非永続、NARAへの転送または登録、レビュー対象に分類されます。ほとんどのアイテムは非永続カテゴリに分類されます。

非永続アイテムは、通常は保存期間が過ぎたら破棄されます。永続アイテムは、継続的に保持すべき重要性が認められるアイテムで、無期限に保存されます(たとえば、歴史的な重要性などの理由で)。

アイテムは、権限のある人に定期的にレビューしてもらうようにスケジュール設定できます。これは、DoDの仮想レコードの確認基準に準拠します。

11.1.3 基本的な保存管理の概念

レコードは、単一の一貫した管理しやすいインフラストラクチャで、ソースまたはフォーマットに関係なく、コンテンツを管理するために使用します。管理対象アイテムには、保存スケジュールと処理ルールが割り当てられます。これによりユーザーは、コンテンツのライフ・サイクルをスケジュールして、古くなったり差し替えられたりした情報を排除したり、ストレージ・リソースを管理したり、法的な監査保留に従ったりすることができます。

コンテンツとそれに関連するメタデータは、保存スケジュール内で保存されます。保存スケジュールは、処理手順を定義するカテゴリによって階層化されています。アイテムへのアクセスは、レコード管理者がユーザーに割り当てた権限によって制御されます。アイテムは、組織の要件に応じて権限のある人により、簡単で効率的な方法でアクセス、レビュー、保存、または破棄されます。

リポジトリ内のコンテンツの処理スケジュールも管理できます。これにより、コンテンツのライフ・サイクルをスケジュールして、古くなったり差し替えられたりした情報を排除したり、ストレージ・リソースを管理したり、法的な監査保留に従ったりすることができます。

保存管理のコンテキストにおいては、次の概念を理解することが重要です。

レコード管理者: 保存スケジュールや管理システムのその他の側面の設定および維持を担当する組織内の個人。
レコード・ユーザー: ソフトウェアを使用して、システム内外のコンテンツを確認したり、レコードを検索したり、その他の非管理タスクを実行したりする個人。
レコード・オフィサ: レコード・ユーザーの責任範囲に加えて、限定された管理責任を持つユーザー。
管理者: 管理システムの配置されているサイトでコンピュータ・システム、ネットワーク、またはソフトウェアを維持している個人。
保存スケジュールは、シリーズ、カテゴリ、レコード・フォルダを編成した階層で、これによりユーザーは、それぞれ独自の保存特性と処理特性を持つ同様のグループに、保存コンテンツをクラスタ化することができます。
シリーズは、カテゴリを機能グループに編成するために役立つ、保存スケジュールの組織構造です。シリーズは通常は静的であり、組織階層の上位レベルで使用されます。これらは、多数のカテゴリが使用されている場合に特に役立ちます。シリーズはネスト可能なので、1つのシリーズに別のシリーズが含まれている場合もあります。
保存カテゴリは、保存スケジュール階層内の一連のセキュリティ設定と処理手順で、シリーズの下位にあります。これは組織構造ではなく、同じ処理が指定されたアイテムをグループ化するための手段です。カテゴリは、レコード・フォルダやコンテンツを、同じ保存特性と処理特性を持つグループに編成するために役立ちます。保存カテゴリには、1つ以上のレコード・フォルダまたはコンテンツ・アイテムを含むことができ、通常は、その保存カテゴリに関連付けられているセキュリティ設定および処理ルールに従います。保存カテゴリはネストできないので、保存カテゴリに別の保存カテゴリを含むことはできません。
レコード・フォルダは、保存スケジュール内の同様のコンテンツ・アイテムのコレクションです。フォルダによって、コンテンツをグループに編成できます。通常、フォルダは、それぞれに割り当てられた保存カテゴリに関連づけられているセキュリティ設定および処理ルールに従います。フォルダはネスト可能なので、フォルダに別のフォルダが含まれている場合もあります。
処理は、アイテムに対して実行されるアクションの集合セットです。処理アクションには、待機時間とアクティビティが含まれます。アクティビティには、外部ストレージ設備への転送、一時コンテンツの破棄、以前のリビジョンの削除、すべてのリビジョンの削除などがあります。
処理手順は、保存カテゴリ内で作成され、通常は1つ以上の処理ルールで構成されています。この処理ルールでは、コンテンツの処理方法や実行するアクションを定義します(コンテンツをいつどのように処分するのかなど)。
期間は、レビューまたは処理アクションを実行する前に経過する必要がある一定の時間です。複数のビルトイン期間(たとえば「1年」など)が提供されますが、特定のビジネスニーズに合わせてカスタム期間を作成できます。
トリガーは、処理手順が処理される前に発生する必要があるイベントです。トリガーは、保存カテゴリの処理ルールと関連付けられています。トリガー・イベントの例には、ステータスの変更、前の処理アクションの完了、または保存期間カットオフなどが含まれます。
リンクは、アイテム間で定義された関係です。アイテム同士が関係しており、一緒に処理する必要がある場合に役立ちます。リンクは、保存スケジュール内部と外部の両方に保存されたアイテムに対して使用できます。
分類は、分類されるアイテムのセキュリティ・レベルを指定します。これは、機密情報を含むコンテンツの識別と保護のプロセスで使用されます。代表的な分類レベルは、「Top Secret」、「Secret」、「Confidential」、および「Unclassified」です。
分類ガイドは、コンテンツのコンテンツ・チェックイン・ページにある複数の分類関連のメタデータ・フィールドのデフォルト値を定義するために使用するメカニズムです。ガイドによって、複数の分類スキームの実装が便利になります。
凍結を行うと、アイテムの処理が禁止されます。凍結されたコンテンツはいかなる方法でも変更できず、削除または破棄もできません。これは、法令または監査要件を順守するために必要です(たとえば、訴訟のためなど)。凍結は、保存スケジュール内部と外部の両方に保存されたアイテムに対して使用できます。
外部アイテムには、保存されたコンテンツと同じ方法で検索や処理が行われません。外部コンテンツは、通常は、物理コンテンツ管理によって管理されるか、アダプタ(アドオン製品)によって管理されるコンテンツのことを指します。
フェデレーション、フェデレーテッド検索、フェデレーテッド凍結は、法的証拠開示プロセスの管理に使用される機能です。フェデレーテッド検索または凍結を使用して、法務担当者はすべてのリポジトリにわたるコンテンツを検索して、法的手続きに必要な情報を収集できます。

11.1.4 物理コンテンツ管理

物理コンテンツ管理(PCM)では、リポジトリに電子フォームで保存されていない物理コンテンツを管理できます。内部および外部のすべてのアイテムが、ソースまたはフォーマットに関係なく、単一の一貫した管理しやすいインフラストラクチャで、1つの中央のアプリケーションと単一のユーザー・インタフェースを使用して管理されます。電子(内部)コンテンツと物理(外部)コンテンツの両方に対して、同じ保存スケジュールが使用されます。

PCMは、物理コンテンツの保管場所と保存スケジュールを追跡します。次の主な機能を備えています。

スペース管理。ウェアハウス・レイアウトの定義、空きスペースの検索、スペースの予約、占有済スペースと使用可能スペースの追跡などを行います。
循環サービス。アイテムの予約要求の処理、アイテムのチェックアウト、チェックアウトされたアイテムの期日の保守などを行います。
チャージバック・サービス。保管設備の使用や物理アイテムに対して実行されるアクションに関する請求書作成などを行います。
バーコード・ファイル処理。システムへのバーコード情報の直接アップロード、バーコード・ファイルの手動処理などを行います。
ラベルの作成と印刷。ユーザー、保管場所、または個々の物理アイテムのラベル作成などを行います。
保存管理: 定期的なレビュー、凍結や起訴の保留、保留中のイベントに関する電子メール通知などが含まれます。

11.1.5 基本的な保存プロセス

次の手順は、保存されたコンテンツの基本的なワークフローを示しています。

保存スケジュールおよび必須コンポーネント(トリガー、期間、分類、およびカスタム・セキュリティまたはメタデータ・フィールドなど)が作成されます。
ユーザーによってアイテムが保存スケジュールにファイルされます。ファイルされたアイテムについては、割り当てられたカテゴリの処理スケジュールが前提となります。
定義された処理スケジュールに従って、処理ルールが実施されます。通常、これには保存期間が含まれています。システム駆動のトリガーまたはカスタム・トリガーによって処理が行われます。トリガーは、複数のアイテムに同時に作用できます。
(トリガーによる)処理イベントの実施ごとに、電子メール通知がイベント処理の責任者に送信されます。これは確認についても同様です。保留イベントおよび確認は、ユーザー・インタフェースの「保存割当」リンクからアクセスできるページに表示されます。
Records管理者または権限を持つユーザーが確認プロセスを実行します。これは手動プロセスとなります。
Records管理者は、保留中の処理の承認ページで処理アクションを処理します。これは手動プロセスとなります。
承認を処理するために、バッチ・プロセスが実行されます。

多くの処理スケジュールは、予測可能なスケジュールに従った時間ベースのものになります。たとえば、ファイルされたコンテンツは、一定年数が経過した後に破棄されます。システムでは、影響のあるコンテンツの処理期日が追跡されます。レビューアには、リンクの掲載された電子メール通知が送信され、このリンクを使用して、レビューアは処理対象のコンテンツやフォルダのレビューおよび承認を実行できます。

一方、時間イベントおよびイベントベースの処理は、非システム駆動トリガー(特別なシナリオで定義されたトリガー)で発動させる必要があります。たとえば、保留中の法的案件の起訴が開始された場合、開始日程情報は外部となるので、Records管理者は、カスタム・トリガーを有効にして動作日を設定する必要があります。カスタム・トリガーにより、特別イベントの発生に基づいたイベント・ベースおよび時間イベント・ベースの処理アクションを定義できます。

11.2 ソフトウェア構成の選択

特定のオプションを選択することで、特定のコンポーネントが有効になり使用可能になります。インストールされているコンポーネントと各オプションによって有効になる処理アクションの詳細を表示するには、オプションの横にある「i」ボタンをクリックします。

次のオプションを有効にできます。

フォルダ保存: 保存問合せフォルダにまとめて保存されているアイテムの削除に関する保存ルールを適用するための機能を有効にします。この機能のサマリーは、「レコード保存スケジュールの管理」を参照してください。
最小: 必要最小限の機能を使用できるようにし、いくつかの処理アクションおよび大半のアプリケーション機能を除外します。これはソフトウェアを有効にしたときのデフォルトです。
標準: DoD構成、分類されたトピックおよび電子メールを除くすべての機能とすべての処理アクションを使用できるようにします。
DoDベースライン: 標準インストールにDoD構成と電子メールを追加した機能を使用できるようにします。
DoD分類済: すべての機能を使用できるようにします。
カスタム: 使用可能にする各種機能を選択できます。一部の処理アクションは、他のアクションに依存しています。アクションを選択すると、依存アクションも自動的に選択されます。

ソフトウェア構成を設定する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」→「有効な機能」を選択します。
「有効な機能」ページで、構成のタイプを選択します。選択後、ページの下部にチェックボックスが選択された状態で機能と処理オプションが表示され、選択内容の追加状況が示されます。「カスタム」を選択した場合は、有効にする機能と処理を選択します。
「送信」をクリックします。

重要

DoDオプション(またはDoD機能を有効にするカスタマイズ・オプション)を使用することでDoD機能を有効にすると、自動的にいくつかの機能も有効になります。たとえば、カスタム検索テンプレートを作成する場合、分類をテンプレートに含むように選択したかどうかに関わらず、コンテンツ・アイテムの「セキュリティ分類」ステータスは常に表示されます。分類レベルを常に検索結果に表示することが、DoD仕様の要件だからです。

選択を行った後またはオプションを変更した後(たとえば、ベースラインから分類済に切り替えた後)、コンテンツ・サーバーを再起動します。使用する検索オプションによっては、索引を再構築する必要もあります。システムの再起動と索引の再構築の詳細は、『Oracle WebCenter Contentの管理』を参照してください。

コンポーネントが無効になっている場合、そのコンポーネントで使用されているデータは削除できません。コンポーネントを再度有効にすると、古いデータをまだ使用することができます。

11.2.1 使用上の注意

ブラウザのキャッシュ設定によっては、構成に対する変更を表示するために、ブラウザを再起動するか、キャッシュ設定を消去する必要があるかもしれません。たとえば、「外部ストレージ」機能を有効にした場合、「物理」メニューに適切なオプションを表示させるには、キャッシュ設定を消去して、ブラウザを再起動する必要がある場合があります。オプションを削除するために機能を無効にした場合も同じです。

Safariブラウザで「レコード」を使用する場合、メニューが「管理アプレット」のアイコンの背後に表示される場合があります。つまり、「管理」→「管理アプレット」を選択して、「レコード」または「物理」を選択すると、「レコード」または「物理」メニューが、「管理アプレット」のアイコンの背後に表示されます。これは既知の問題で、Oracleではこの問題の解決に取り組んでいます。

タブを使用するブラウザでIBM WebSphere Application Server (WAS)をする場合、タブを使用しないブラウザとはログイン/ログアウト処理の実行方法が異なります。「認証」はタブ・レベルではなく、ブラウザ・レベルで設定されます。たとえば、次の使用例について考えてみます。

Oracle WebCenter ContentとレコードがWAS上の同じセルにインストールされています。
ユーザーはOracle WebCenter Contentにログインして、新しいタブを開き、ブラウザに「レコード」システムのURLを入力します。
このユーザーは、Oracle WebCenter Contentにログインしたときと同じ権限で「レコード」システムに自動的にログインされます。再認証の必要はありません。
ユーザーがOracle WebCenter Contentシステムからログアウトすると、「レコード」システムのブラウザ・タブ・セッションからも自動的にログアウトされます。これは次のアクションまたはタブのリフレッシュ時に反映されます。

11.3 保存管理のオプション

使用する機能を選択したら、システムが適切に機能するように、特定のオプションを構成する必要があります。構成が行われていないと、警告メッセージが表示され、設定が未完了であることが示されます。

構成を完了するには、警告メッセージ内のリンクをクリックします。「設定チェックリスト」ページが開き、構成選択を実行できる他のページへの一連のリンクが表示されます。構成を完了したら、オプションの横のチェックボックスを選択して、完了したタスクを示します。アクションによっては、完了したタスクを表示するために、フレームをリフレッシュする必要があるかもしれません。

「設定チェックリスト」には、「レコード」→「構成」→「設定チェックリスト」を選択してアクセスすることもできます。

重要

テンプレートをチェックインするためにファイル・ストア・プロバイダが必要な場合は、ファイル・ストア・プロバイダを設定してから、テンプレートをチェックインします。ファイル・ストア・プロバイダをインストールするには、「設定チェックリスト」ページで「デフォルト・テンプレートのインストール(カテゴリ・デフォルト、レポート、ダッシュボードなど)」をクリックします。ファイル・ストア・プロバイダの使用の詳細は、『Oracle WebCenter Contentの管理』を参照してください。

システムの構成が変更された場合(たとえば、「DoDベースライン」から「標準」に切り替えた場合)は、有効にする機能レベルに必要なオプションを再構成します。

必須オプションには次のようなものがあります。

構成変数の設定: 複数のオプション変数を変更できます。
デフォルト・メタデータの定義: 監査エントリやスクリーニング・レポートなど、一部のコンテンツ・アイテムはリポジトリに自動的にチェックインされます。これらが正しくチェックインされるようにするために、コンテンツのデフォルト・メタデータを選択します。たとえば、DoDのインストール・レベルを選択した場合、デフォルト・メタデータには「カテゴリまたはフォルダ」メタデータ・フィールドを含む必要があります。
インストールの構成: システムを使用する前に、「ソフトウェア構成の選択」に概説したインストール手順を完了する必要があります。
セキュリティ設定の構成: 特定のタスクを実行するための適切なロールや権限を定義します。

このページのその他の構成オプションは、任意の順序で実行できます。構成オプションの設定が終了したら、「送信」をクリックします。選択したオプションを解除するには、「リセット」をクリックします。

次のリストは、保存ソフトウェアを設定するために必要な手順の概要を示しています。これらの手順は、ここに示す順序で実行する必要があります。たとえば、カテゴリとその処理ルールを定義するときに、トリガーと期間への参照を含めることになるため、処理ルールの前にトリガーと期間を定義する必要があります。

ヒント:

システムの設定および構成中のアクションを追跡するには、最初に監査証跡を構成します。デフォルトでは、すべてのユーザー・アクションが記録されるように設定されます。

組織によっては、次のタスクの一部がオプションになる場合もあります。ここでは、手順が有用かどうかを決定できるように情報を提供します。

追加のセキュリティ設定を決定します。
システム設定の構成:
- 組織のカレンダを設定します。「会計カレンダの設定」を参照してください。
- 保存または保存されたコンテンツの処理に関連付けられる期間を定義します。
- 必要なカスタム・フィールドを設定します。
保存スケジュールを設定します。次のものが含まれます。
- 保存スケジュール内のコンテンツをグループ化する方法の管理。詳細は、「シリーズの使用」、「保存カテゴリの管理」および「レコード・フォルダの管理」を参照してください。
コンテンツの処理方法を決定します。
- トリガーを使用して、コンテンツに影響するイベントを開始します。詳細は、「トリガーの使用」を参照してください。
- ライフ・サイクル期間中にアイテムに対して実行されるアクションのシーケンスを定義します。詳細は、「処理の作成」を参照してください。
- 処理の実行を禁止します。詳細は、「凍結の管理」を参照してください。
コンテンツ間の関係を確立します。コンテンツ・アイテム間のリンクの確立の詳細は、『Oracle WebCenter Contentの使用』を参照してください。

11.4 物理コンテンツ管理の設定

システムを使用するには、PCMの複数部分を設定する必要があります。次のものがあります。

必須のPCMユーザー・ロールと権限を設定します。
チャージバック、顧客、オブジェクト・タイプなどのPCM環境を構成します。「物理コンテンツの管理」を参照してください。
ストレージ領域環境を定義します。「ストレージ領域の構成」を参照してください。
必要に応じて、物理コンテンツの処理ルールを定義します。「処理の定義および実行」を参照してください。

11.5 保存の定義とオプションの構成

保存設定の構成ページでは、システム全体の複数の構成設定を指定します。これらのオプションのほとんどは、オプションの横のチェックボックスを選択することで設定します。一般構成の選択肢は、「レコード」→「構成」を選択すると表示されます。保存設定の構成ページを開くには、「設定」を選択します。

「一般」オプション:

会計カレンダの開始: 会計処理に使用するカレンダの開始日付を設定します。「会計カレンダの設定」を参照してください。
メタデータ・フォーマットのアーカイブ: 処理バンドル内のアイテムのメタデータのストレージ・ファイル形式を設定します。
メタデータ変更の記録: アイテム・レベルのメタデータ変更を追跡できます。
カテゴリ処理レビューの有効化: ワークフローによってカテゴリ処理をレビューできるようにします。このオプションを有効化する前にワークフローを設定しておく必要があります。
レポート除外検索オプションの有効化: ユーザーが検索からレポートを除外できるようにするオプションを有効にします。
ライフサイクル開始時間: 処理ルールの計算および更新の開始時刻を設定します。開始時間と終了時間に同じ値を使用すると、処理が毎日24時間発生します。
ライフサイクル終了時間: 処理ルールの計算および更新の終了時刻を設定します。開始時間と終了時間に同じ値を使用すると、処理が毎日24時間発生します。
バイタル開始時間: バイタル・レコードのレビュー要件の計算および更新の開始時刻を設定します。開始時間と終了時間に同じ値を使用すると、処理が毎日24時間発生します。
バイタル終了時間: バイタル・レコードのレビュー要件の計算および更新の終了時刻を設定します。開始時間と終了時間に同じ値を使用すると、処理が毎日24時間発生します。

「レコード定義」オプション:

リビジョンを常に制限する/リビジョンを制限しない: コンテンツ・アイテムのリビジョンを許可するか、リビジョンを防止します。
削除を常に制限する/削除を制限しない: コンテンツ・アイテムの削除を許可するか、削除を防止します。
編集を常に制限する/編集を制限しない: コンテンツの編集を許可するか、コンテンツ編集を防止します。
レコード・アイコンの表示: レコード・アイコンをいつ表示するのか示します。オプションには、コンテンツの編集、削除、またはリビジョンが制限されたときや、これらのアクションの組み合わせが含まれます。レコード・アイコンの表示を無効にすることもできます。このアイコンは、ユーザーがコンテンツのステータスを判別するのに役立ちます(追跡目的のレコードと見なされている場合)。

「セキュリティ」オプション:

ACLベースのセキュリティ: アクセス制御リストに基づいて、保存スケジュール・オブジェクト・セキュリティを有効にします。
保存スケジュール・オブジェクトに対するデフォルトのOracle WebCenter Contentセキュリティ: カテゴリ、フォルダ、トリガーに対するデフォルト・セキュリティを有効にします。
補助マーキング: 保存オブジェクトに対する補助マーキング・セキュリティを有効にします。
ユーザーはすべての補助マーキングを照合する必要がある: アイテムにアクセスするには、ユーザーはすべての補助マーキングを照合する必要があります。
カスタム・セキュリティ・フィールド: カスタム・セキュリティ・フィールドを作成できるようにします。
分類されたセキュリティ: 分類されたセキュリティ機能を有効にします(DoD 5015.2仕様の第4章「分類されたレコード」セクションに準拠するのに必要です)。

「通知」オプション:

作成者に通知しない: 保留中のイベント、レビュー、「作成者に通知」処理アクションで、電子メール通知を送信しません。

「スケジュール」オプション:

スケジュールされたスクリーニングのみを許可する: スクリーニング・ページの「検索」ボタンを非表示にして、ユーザーがスクリーニングを手動で開始できないようにします。

「ユーザー・インタフェース」オプション:

わかりやすい処理: 処理ルールと処理に、わかりやすい言語を使用できます。
エクスポート日付の表示: 特定の日付以降に変更されたアイテムをユーザーがエクスポートできるようになります。
ページ・ナビゲーションの使用: スクリーニング結果リストおよびレコード・フォルダ・リストに詳細なページ・ナビゲーション・コントロールが表示されます。
ナビゲーション・ツリーのページ番号付け: 「トレイ」レイアウトの使用時に、「コンテンツの参照」メニューに保存スケジュールがツリー構造で表示されます。20個を超えるアイテムが表示可能な場合、構造内に次の20アイテムを表示するためのオプションが表示されます。

「DoD構成」オプション:

カスタム・スクリプトの有効化: セキュリティまたは通知のためにカスタム・スクリプトを作成できます。

「分類されたトピック」オプション:

分類解除日の自動計算の実行: 分類されたオブジェクトの分類解除日を計算します。
分類解除までの最大年数: コンテンツを分類解除するまでの年数を設定します。

11.5.1 会計カレンダの設定

重要

このタスクを実行するには、「管理.記録マネージャ」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。

会計カレンダは、組織が財務および会計目的で使用するカレンダです。会計年度は暦年と統合する(つまり、1月1日から12月31日で実行する)こともできますが、必須ではありません。

組織が会計年度の開始日を変更する場合や、開始日が年によって変わる場合以外は、会計年度の開始日は一度だけ指定します。組織の会計カレンダの開始日が特殊な場合(たとえば、各年の最初の月曜日などの場合)は、日付が毎年同じ設定になるわけではないので、会計開始日を手動で設定する必要があります。

会計カレンダの開始日を設定する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」→「設定」を選択します。
保存設定の構成ページの「会計カレンダの開始」ボックスで、組織の会計年度の開始日を指定します。日付を入力するには、開始の日にちを入力してリストから月を選択します。たとえば、組織の会計カレンダが4月1日から開始する場合は、1を入力して、月のリストから「4月」を選択します。
「更新の送信」をクリックします。
構成が成功したことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

11.5.2 期間の管理

期間は、保存スケジュールと処理で使用する時間の長さを定義します。これらは、処理の保存期間や、対象コンテンツを循環するレビュー期間と関連付けられています。

保存では3つのタイプの期間が使用されます。

カスタム: カスタム期間には、通常は会計年度や暦年の期間には対応していない開始日と時間が定義されています。
会計: 会計年度に対応している会計期間です。
カレンダ: 暦年に対応するカレンダ期間。

ビルトイン期間を編集または削除することはできません。ユーザーは作成した期間を編集できます。作成した期間は、使用されなくなったら削除することができます。

期間を操作するには、次の権限が必要です。

管理.トリガー: この権限のユーザーは、期間に関する情報を表示できます。
管理.レコード・マネージャ: この権限のユーザーは、期間に関する情報を表示するほかに、期間を作成(追加)、編集、削除することもできます。

次のカレンダ期間が事前定義されています。

カレンダ四半期(wwRmaCalendarQuarter)
カレンダ年(wwRmaCalendarYear)
月(wwRmaMonth)
会計四半期(wwRmaFiscalQuarter)
会計半年(wwRmaFiscalHalves)
会計年(wwRmaFiscalYear)

週(wwRmaWeekEnd)は、ビルトインのカスタム期間として定義されています。

次のタスクは、期間を管理するために実行します。

11.5.2.1 カスタム期間の作成または編集

この項では、カスタム期間を作成または編集する方法について説明します。

注意:

このアクションを実行するには、「管理.記録マネージャ」権限が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールに割り当てられています。

すでに定義されている標準のカレンダ期間に加えて、カスタム期間を作成できます。たとえば、自分の組織のレビュー・サイクルまたは保存期間のニーズに合わせて、十年または百年といったカレンダ期間が必要になる場合もあります。

11.5.2.1.1 カスタム期間の作成

カスタム期間を作成する手順は、次のとおりです。

「レコード」、「構成」の順に選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページで、「追加」をクリックします。
「期間の作成」または「期間の編集」ページで、期間の名前を入力します。
期間のタイプを選択します(「カレンダ」、「会計」、「カスタム」のいずれか)。会計年の開始日は、保存設定の構成ページで定義します。カスタム期間は、数十年、数百年のような長い期間または学年、ソフトウェア開発サイクルなどの独自の期間を作成する場合に役立ちます。
カレンダ・アイコンをクリックして、カスタムの開始時間を選択するか編集します。
期間の長さを示す整数値を入力して、「長さ」リストから単位を選択します。
期間の最後を示すラベルを入力します。
「作成」をクリックします。

期間が正常に作成されたことを示すメッセージが、期間の情報とともに表示されます。
「OK」をクリックします。

11.5.2.1.2 期間の編集

期間を編集する手順は、次のとおりです。

「レコード」、「構成」の順に選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページで、編集する期間に対して、「アクション」メニューから「期間の編集」を選択します。
「期間の作成」または「期間の編集」ページで、該当する情報を編集します。
「更新の送信」をクリックします。

期間が正常に更新されたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

11.5.2.2 期間の情報の表示

注意:

このアクションを実行するには、「管理.トリガー」権限または「管理.記録マネージャ」権限のいずれかが必要です。「管理.トリガー」権限はデフォルトでレコード管理者ロールおよびレコード・オフィサ・ロールに割り当てられ、「管理.記録マネージャ」権限はレコード管理者ロールに割り当てられます。

期間についての情報を表示する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」を選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページで、「期間名」リストから、表示する期間をクリックします。
「ビルトイン」ラベルは、期間が事前定義済の期間であるかどうかを示しています。管理者が作成した期間は、「ビルトイン」ラベルに常に「いいえ」と表示されます。期間がビルトイン期間である場合は、ユーザーが事前定義済期間を編集できないため、「編集」オプションはページに表示されません。「アクション」メニューは、「管理.記録マネージャ」権限を持つユーザー以外は使用できません。
終了後は、「OK」をクリックします。

11.5.2.3 期間の使用状況の表示

注意:

このアクションを実行するには、「管理.トリガー」権限または「管理.記録マネージャ」権限のいずれかが必要です。「管理.トリガー」権限は、デフォルトでレコード管理者およびレコード・オフィサ・ロールに割り当てられます。「管理.レコード・マネージャ」権限は、レコード管理者ロールに割り当てられます。

期間の使用状況は、通常、カスタム期間が削除できない理由を判別するために表示します。

期間の参照を表示する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」を選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページで、表示する期間をリストでクリックします。
「情報」ページの「アクション」メニューで、「参照」を選択します。
期間参照ページが開きます。このページには、現在の期間を参照しているすべてのフォルダ、カテゴリ、カテゴリの処理のいずれか(またはすべて)が、それぞれの参照アイテムとともに表示されます。リンクをクリックすると、そのアイテムに関連する情報ページが開きます。
終了後は、「OK」をクリックします。

11.5.2.4 カスタム期間の削除

注意:

ビルトイン期間は削除できません。期間を削除する前に、その期間が、カテゴリの処理ルール内の保存期間や、アイテム、レコード・フォルダ、または保存カテゴリのレビュー期間によって参照されていないことを確認します。

「レコード」→「構成」を選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページで、期間の「アクション」メニューから「期間の削除」を選択します。
期間が正常に削除されたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

11.5.2.5 例: カスタム期間の作成

この例は、次の特性を持つカスタム期間の作成方法を示しています。

カスタム期間名は、School Year 2010-2011。
カスタム開始時間は、2010年9月7日、9:00AM。期間の終了はシステムが自動的に計算および追跡します。
期間の長さは9か月。
期間の終了ラベルは、End of School Year 2011。

カスタムの学年期間を作成する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」を選択します。
その後、「保存」→「期間」を選択します。
「期間の構成」ページの「期間名」領域で、「追加」をクリックします。
「期間の作成」または「期間の編集」ページで、「期間名」にSchool year 2010-2011と入力します。
デフォルトでは、「期間タイプ」リストで「カスタム」オプションがすでに選択された状態になっています。「カスタム」オプションを選択したままにしてください。
カレンダ・アイコンをクリックして、September 7, 2010というカスタムの開始日を選択します。日付とデフォルトの時間が「カスタム開始時間」ボックスに表示されます。このページの時間のデフォルト値は12AM(真夜中)です。時間を編集するには、「カスタム開始時間」テキスト・ボックスで直接編集する必要があります。12を9に変更します。システム・ロケールで使用されているフォーマットに従って、日付を指定します。
「長さ」には9と入力し、リストから「月」を選択します。
期間の終了のラベルには、End of School year 2010-2011と入力します。
「作成」をクリックします。
期間が正常に作成されたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

11.5.3 パフォーマンス監視の設定

パフォーマンス監視を有効にすることで、バッチ・プロセス、サービス・コール、その他のシステム情報のステータスを確認することができます。この機能を有効にするには、「レコード」→「監査」を選択します。その後、「構成」→「パフォーマンス監視」を選択します。

監査の開始点として、いくつかのデフォルトの数値が設定されています。実際のパフォーマンス・バリエーションは、サイトで使用されているハードウェアや、使用中のコンテンツやソフトウェアの合計量などの変数によって異なります。

パフォーマンス・モニタリングの詳細は、『Oracle WebCenter Contentの管理』を参照してください

11.6 PCMのオプション

保存設定の構成ページでは、物理コンテンツ管理の一般構成のオプションをいくつか使用できます。これは、保存設定の構成ページで、一連のオプションを使用してシステム機能を決定するのと似ています。

このページにアクセスするには、「物理」→「構成」→「設定」を選択します。その他の構成オプションは「構成」メニューで使用できます。チャージバック、インボイス、および物理コンテンツ管理のその他の要素の設定などがあります。

物理設定の構成ページに表示されるオプションは、次のとおりです。

デフォルト転送方法: デフォルトの転送方法を指定します(コピー、FAX、メールなど)。
デフォルト要求優先度: 予約に使用するデフォルトの優先度を指定します(優先度なし、急ぎ、今週など)。
デフォルト・チェックアウト期間(日): 予約済物理アイテムをチェックアウトできる日数を指定します。
完了したリクエストの削除: 指定した日数の後に、完了した予約リクエストが自動的に削除されるようにするかどうかを指定します。
リクエストの履歴期間(日): 予約リクエストが履歴内に格納される最大日数。
予約ワークフローの内部コンテンツ・アイテムのチェックイン: 予約リクエストが行われたときに、新しい内部コンテンツ・アイテムをチェックインするかどうかを指定します。
チェックアウトしたアイテムが期限切れになったときにユーザーに通知しない: 期限切れアイテムの発生したユーザーが電子メール通知を受け取るようにするかどうかを指定します。
予約リクエスタに各自の予約の変更/削除を許可する: 予約リクエストを作成するユーザーが自分の開いたリクエストを変更または削除できるようにするかどうかを指定します。
リクエスト待機リストの自動更新: リクエスト待機リストが自動的に更新されるかどうかを指定します。
バッチ・サービスの表示: 「外部コンテンツ」メニューでバッチ・サービスを使用できるようにするかどうかを指定します。
外部機能の有効化: コンテンツの外部の記憶域を有効にするかどうかを指定します。有効にすると、新しいメタデータ・フィールドが、システムおよび外部セキュリティ・グループに追加されます。

11.7 カスタム・メタデータ・セットの作成

保存カテゴリやレコード・フォルダのメタデータ・フィールドについて、組織独自のニーズがある場合、それらのフィールドを含むようにソフトウェアをカスタマイズできます。フィールドの特性によって、新しいカスタム・フィールドは、「カテゴリの作成」、「フォルダの作成」ページ、または物理の作成ページ(物理コンテンツ管理が有効の場合)に表示されます。これらのフィールドは、これらの保存スケジュール・オブジェクトの編集ページや情報ページにも表示されます。

カスタム・メタデータ・フィールドの表示順序は、「カスタム・メタデータ・フィールド」ボックスに示された順序に基づいています。これらのフィールドの配置は、「カスタム・メタデータ」ボックスの近くの矢印を使用して整理できます。

カスタム・フィールドは、リポジトリ内のすでに使用中の既存の表に追加することができます。これらのフィールドは、保存カテゴリ・ページ、レコード・フォルダ・ページ、物理アイテム・ページでのフィールド使用を補完するものです。

補助メタデータ・セットも作成できます。これは、リポジトリ内のオブジェクトに添付可能なメタデータのサブセットです。このタイプのメタデータは、イメージ・サイズ、ドキュメントの文字エンコーディング、または特定のアイテムに対して追跡する必要があるその他のプロパティなど、アイテムの特定のプロパティに関連付けられています。補助メタデータを作成すると、メタデータを保存するデータベース表も作成されます。この表には名前が付けられ、フィールドが追加されます。補助メタデータを検索するには、Oracle Text Search (フルテキスト検索)を使用する必要があります。

完全な補助セットでも、標準のメタデータ・セットと追加フィールドでも、どちらのタイプのメタデータでも作成プロセスは同じです。おもな違いは、補助メタデータ・セットを保存するための表の作成にあります。

注意:

補助メタデータ・セットを使用すると、追加の表にアクセスして評価する必要があるため、OracleTextSearchを使用するときの検索時間が長くかかります。

この項では、次の項目について説明します。

11.7.1 カスタム・メタデータ・フィールドの作成または編集

注意:

カスタム・フィールドを含むオプション・リストを使用する予定がある場合は、カスタム・フィールドを作成する前に、オプション・リストを作成して移入する必要があります。

次の情報は、タイプ(標準メタデータまたは補助メタデータ)に関係なく、メタデータ・フィールドを追加するための一般的なナビゲーション手順を示しています。

注意:

このアクションを実行するには、レコード管理者ロールまたはPCM管理者ロールが必要です。管理者権限も必要です。

「レコード」→「構成」を選択します。
「メタデータ」→「メタデータ・セット」を選択します。
「メタデータ・リスト」ページで、次のアクションを実行します。
新規補助メタデータ・セットを作成するには、ページ・メニューで「補助メタデータ・セットの作成」を選択します。「補助メタデータ・セットの作成」または補助メタデータ・セットの編集ページで、補助メタデータ・セットの名前、メタデータ・セットを格納するために新しく作成する表の名前、その表の列の接頭辞を入力します。

補助または標準セット(保存カテゴリ、レコード・フォルダ、または物理)のどちらかの、既存のメタデータ・セットにフィールドを追加するには、「メタデータ・リスト」ページで、補助セットの個々の「アクション」メニューから「フィールドの更新」を選択します。
標準メタデータ・フィールドの作成または標準メタデータ・フィールドの編集ページで、新しいメタデータ・フィールドのフィールド情報を追加します。
- 名前: データベース内のフィールドの名前。最大で30文字まで使用できます。特殊文字(疑問符や句読点など)は使用できません。
- キャプション: ユーザー・インタフェースに表示されるフィールドのキャプション。最大で30文字まで使用できます。
- タイプ: フィールドのデータ型。オプションは次のとおりです。
  - テキスト(デフォルト): 30文字までのテキスト・フィールド。
  - ロング・テキスト: 100文字までのテキスト・フィールド。
  - 整数: -2³¹から2³¹まで(-20億から+20億まで)の範囲の整数値。小数値およびカンマは使用できません。
  - メモ: 1000文字までのテキスト・フィールド。
  - 日付: システム設定で指定した日付フォーマットの日付フィールド。このタイプを選択すると、日付フィールドの横にカレンダ・コンポーネントのアイコンが表示されます。
- デフォルト値: 「オプション・リスト」、「テキスト」、または「ロング・テキスト」フィールドのデフォルト値。最大文字数は30です。
- 使用方法: 使用方法を有効にするためのチェックボックスを選択します。オプションは次のとおりです。
  - 必須: 選択すると、列が必須になります。
  - 有効: 選択すると、ページでフィールドが有効になります。
  - 検索可能: 選択すると、検索可能なフィールドにフィールドが追加されます。
- オプション・リスト・キー: オプション・リストに使用するフィールド。「選択」をクリックして、リストからキーを選択します。オプション・リストは、使用前に作成および移入しておく必要があります。
- オプション・リスト・タイプ: 使用するオプション・リストの種類。リストから選択できます。
「フィールド」リストにフィールドを追加するには、「追加」(プラス記号)をクリックします。リストからフィールドを削除するには、「削除」(X)をクリックします。フィールドの順序を変更するには、フィールドをハイライト表示して、上向きまたは下向き矢印をクリックすることで、リスト内で上下に移動します。
すべてのフィールドの追加または編集が終わったら、「適用」をクリックします。

11.7.2 カスタム・メタデータ・フィールド情報の表示

メタデータ・セットに追加するカスタム・フィールドに関する情報を表示する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」を選択します。
「メタデータ」→「メタデータ・セット」を選択します。
「メタデータ・リスト」ページで、表示するメタデータ・セットの「アクション」メニューから「フィールド情報」を選択します。
「メタデータのフィールド」ページが開き、そのメタデータ・セット用に作成された固有のフィールドが表示されます。

11.7.3 カスタム・メタデータ・フィールドの削除

注意:

このアクションを実行するには、「管理.記録マネージャ」権限または「PCM.管理.マネージャ」権限(PCMを使用する場合)が必要です。この権限は、デフォルトでレコード管理者ロールおよびPCM管理者ロールに割り当てられています。管理者権限も必要です。

カスタム・メタデータ・フィールドを削除する手順は、次のとおりです。

「レコード」→「構成」を選択します。
「メタデータ」→「メタデータ・セット」を選択します。
「メタデータ・リスト」ページで、セットの個々の「アクション」メニューから「フィールドの更新」を選択します。
「補助メタデータ・セットの作成」または補助メタデータ・セットの編集ページで、「フィールド」リストからフィールドを選択して、「削除」(X)をクリックします。
フィールドを削除したら、「適用」をクリックします。

11.7.4 例: カスタム・カテゴリ・メタデータ・フィールドの作成

この例では、カスタムの保存カテゴリ・メタデータ・フィールドを作成します。このフィールドは、SKU (在庫管理単位)の整数値を入力するためのオプションのテキスト・ボックスです。

注意:

カスタムの保存カテゴリ・メタデータ・フィールドを作成する手順は、次のとおりです。

「レコード」、「構成」の順に選択します。
「メタデータ」→「メタデータ・セット」を選択します。
「メタデータ・リスト」ページで、「保存カテゴリ」の「アクション」メニューから「フィールドの更新」を選択します。
標準メタデータ・フィールドの作成または標準メタデータ・フィールドの編集ページで、メタデータ・フィールドに次のように入力します。
1. 「名前」にはDeptSKUと入力します。
2. 「タイプ」リストで、「整数」を選択します。
3. 「キャプション」にはDepartment SKUと入力します。
4. 「有効」を選択します。
5. 「検索可能」を選択します。
「追加」(プラス記号)をクリックします。
「適用」をクリックします。
新しいフィールドを表示するには、コンテンツを参照し、「アクション」メニューから「保存カテゴリの作成」を選択します。

新しいカスタム・メタデータ・フィールドが表示されます。「保存カテゴリの作成」ページにDepartment SKUフィールドが追加されています。

11.8 ワークフローの設定

注意:

ワークフローの作成は、カテゴリ処理の承認処理、予約処理、外部リクエスト処理を有効にする場合のみ必要です。こうした機能が必要でない場合、ワークフローを設定する必要はありません。

ワークフローは、コンテンツをレビューして承認し、システムにリリースするためのルーティング方法を指定するために使用します。基準ワークフローは、事前定義済の基準に一致するメタデータに基づいて、自動的にレビュー・プロセスに入るコンテンツに使用されます。基本ワークフローは、特定のコンテンツ・アイテムを処理するために使用されます。

次の機能を動作させるために、3つの特定の基準ワークフローを設定する必要があります。

カテゴリ処理の承認処理: レビューおよび承認のためにカテゴリ処理をルーティングするように設定します。

保存設定の構成ページで処理のワークフロー機能を有効にするが、ワークフローは設定しない場合、config.cfgファイルでUpdateDispositionsTableOnWorkflowApproval構成変数をfalseに設定する必要があります。
予約処理: 物理コンテンツを処理するための予約リクエストをルーティングするように設定します。
外部処理: アイテムの外部ストレージに対するリクエストを処理するように設定します。

ワークフローは、エイリアス・リストのユーザー・グループにコンテンツをルーティングする、複数のステップで構成されています。完了時に終了したり、特定の条件に基づいてコンテンツを分岐したり、変数を使用して不明なユーザーを指定したりするようにカスタマイズできます。ワークフローの詳細は、「ワークフローの管理」を参照してください。この項では、前述した3つのワークフローを確立させるために必要な情報についてのみ説明します。

この項では、次の項目について説明します。

11.8.1 ワークフローの前提条件とプロセス

次の手順は、「基準ワークフロー」プロセスと、ワークフローの設定前に実行する必要があるいくつかのタスクについて概説しています。

ワークフロー権限があるユーザーが、次の要素を定義して基準ワークフローを設定します。
- セキュリティ・グループ: レコード・グループ、予約、外部のセキュリティ・グループが必要です。
- メタデータ・フィールドと値: これらのフィールドはインストール時に設定されます(たとえば、OffsiteRequest)。
- レビュー・ステップおよび各ステップのレビューア: 優れた実践方法として、関連するユーザーにワークフローについて説明し、各ユーザーがプロセスで担当する作業を知らせておきます。
- ユーザー・グループをエイリアスに含める必要がある場合は、そのグループを事前に作成しておきます。次のエイリアス・リストが必要です。
  - 処理レビューア: 処理基準をレビューするユーザー。推奨されている名前: DispositionReviewGroup。
  - 予約レビューア: 予約リクエストを承認できるユーザー。推奨されている名前: ReservationGroup。
  - 外部リクエスト・レビューア: 外部ストレージに対するリクエストをレビューするユーザー。推奨されている名前: OffSiteRequestReviewGroup。
  エイリアスの追加とエイリアス・グループへのユーザーの追加の詳細は、『Oracle WebCenter Contentの管理』を参照してください。
ワークフロー権限があるユーザーが、基準ワークフローを有効化して、開始します。
定義されたセキュリティ・グループとメタデータ・フィールド値を持つコンテンツがチェックインされると、そのコンテンツがワークフローに入ります。
リビジョンのレビュー準備が完了していることが、最初のステップのレビューアに電子メールで通知されます。
レビューアがリビジョンを承認または却下します。
- レビューア/コントリビュータ・ステップの場合、レビューアはリビジョンをチェックアウトして編集し、チェックインして戻してから、リビジョンを承認できます。たとえば、管理者が予約リクエストを変更する必要があるかもしれません。
- ユーザーがリビジョンを却下した場合、ワークフローは前のコントリビューション・ステップに戻り、そのステップのユーザーには電子メールで通知されます。
- リビジョンが最小限のユーザー数によって承認された場合、そのリビジョンは次のステップに進みます。最低承認数が0の場合、リビジョンは自動的に次のステップに進みます。
すべてのステップが完了すると、リビジョンはシステムにリリースされます。

11.8.2 必要なワークフローの作成

この項では、次の機能のために必要な3つのワークフローに対する特定の要件について説明します。

11.8.2.1 カテゴリ処理のワークフロー

カテゴリ処理のワークフローは、カテゴリに対する処理ルールの制定前に、それを承認するために使用します。

「管理」→「管理アプレット」を選択します。
「管理アプレット」リストから、「ワークフロー管理」を選択します。
「ワークフロー管理」ダイアログで「条件」タブをクリックして、「追加」をクリックします。
「新しい基準ワークフロー」ダイアログに次の情報を入力します。
- ワークフロー名: CategoryDispositionsProcess。
- 説明: Category Disposition Processing
- セキュリティ・グループ: リストからRecordsGroupを選択します。
- 元の作成者の編集ルール: 「リビジョンの編集」を選択します。
- 条件定義を設定する: チェックボックスを選択します。
- フィールド: リストから「タイプ」を選択します。
- 演算子: 一致を示すものにします。
- 値: リストからRetentionCategoryを選択します。
終了したら、「OK」をクリックします。「ワークフロー管理」ダイアログが開きます。
ダイアログの「条件」部分の「ステップ」セクションで、「追加」をクリックします。
「新しいステップの追加」ダイアログに次の情報を入力します。
- ステップ名: CategoryDispositionsReview。
- 説明: Review Category Dispositions
- ユーザーは現在のリビジョンをレビューおよび編集(置換)できます: チェックボックスを選択します。
- 「ユーザー」タブをクリックし、次に「エイリアスの追加」をクリックします。処理をレビューするユーザーのエイリアス・リストを選択して、「OK」をクリックします。
- 「終了条件」タブをクリックします。「必要な承認者」部分で、「すべてのレビューア」のチェックボックスを選択します。
「ワークフロー管理」ダイアログで「OK」→「有効化」をクリックして、ワークフローを開始します。

11.8.2.2 予約処理のワークフロー

保存ワークフローは、物理アイテムの予約リクエストを処理するために使用されます。

「管理」→「管理アプレット」を選択します。
「管理アプレット」リストから、「ワークフロー管理」を選択します。
「ワークフロー管理」ダイアログで「条件」タブをクリックして、「追加」をクリックします。
「新しい基準ワークフロー」ダイアログに次の情報を入力します。
- ワークフロー名: ReservationProcess。
- 説明: Processes reservations。
- セキュリティ・グループ: 「予約」を選択します。
- 元の作成者の編集ルール: 「リビジョンの編集」を選択します。
- 条件定義を設定する: チェックボックスを選択します。
- フィールド: 「タイプ」を選択します。
- 演算子: 一致を示すものにします。
- 値: 「リクエスト」を選択します。
終了したら、「OK」をクリックします。
「ワークフロー管理」ダイアログの「条件」部分の「ステップ」セクションで、「追加」をクリックします。
「新しいステップの追加」ダイアログの最初のステップで、次の情報を入力します。
- ステップ名: RequestReview
- 説明: Review Request
- ユーザーは現在のリビジョンをレビューおよび編集(置換)できます: 選択します。
- 「ユーザー」タブをクリックし、次に「エイリアスの追加」をクリックします。予約リクエストをレビューするユーザーのエイリアス・リストを選択して、「OK」をクリックします。
- 「終了条件」タブをクリックします。「必要な承認者」部分で、「レビューアの最低必要人数」を選択して、値に1を入力します。
- 「OK」をクリックします。「ワークフロー管理」ダイアログが開きます。
ダイアログの「条件」部分の「ステップ」セクションで、「追加」をクリックします。
「新しいステップの追加」ダイアログの2番目のステップで、次の情報を入力します。
- ステップ名: RequestComplete
- 説明:Complete the request
- ユーザーは現在のリビジョンをレビューできます: 選択します。
- 「ユーザー」タブをクリックし、次に「エイリアスの追加」をクリックします。予約リクエストを実行するユーザーのエイリアス・リストを選択して、「OK」をクリックします。
- 「終了条件」タブをクリックします。「必要な承認者」部分で、「レビューアの最低必要人数」を選択して、値に0を入力します。
- 「イベント」タブをクリックします。
  - 「開始時」セクションで「編集」をクリックします。「カスタム」タブをクリックし、次に「カスタム・スクリプトの式」を選択します。次のコードを入力します。
```
<$wfSet("wfJumpName", "complete")$>
	<$wfSet("wfJumpEntryNotifyOff", "1")$>
```
    「OK」をクリックします。
  - 「更新」セクションで「編集」をクリックします。「カスタム」タブをクリックし、次に「カスタム・スクリプトの式」を選択します。次のコードを入力します。
```
<$if parseDate(dOutDate) < parseDate(dateCurrent(1))$>
	<$wfSet("wfJumpName", "complete_update")$>
	<$wfSet("wfJumpTargetStep", wfCurrentStep(10))$>
	<$wfSet("wfJumpEntryNotifyOff", "1")$>
<$endif$>
```
    「OK」をクリックします。
「ワークフロー管理」ダイアログで「OK」→「有効化」をクリックして、ワークフローを開始します。

11.8.2.3 外部ストレージのワークフロー

外部ストレージのワークフローは、物理アイテムを外部に保存するためのリクエストを処理するために使用されます。

「管理」→「管理アプレット」を選択します。
「管理アプレット」リストから、「ワークフロー管理」を選択します。
「ワークフロー管理」ダイアログで「条件」タブをクリックして、「追加」をクリックします。
「新しい基準ワークフロー」ダイアログに次の情報を入力します。
- ワークフロー名: OffsiteProcess。
- 説明:Processes Offsite Requests
- セキュリティ・グループ: 「外部」を選択します。
- 元の作成者の編集ルール: 「リビジョンの編集」を選択します。
- 条件定義を設定する: 選択します。
- フィールド: 「タイプ」を選択します。
- 演算子: 一致を示すものにします。
- 値: Offsiterequestを選択します。
終了したら、「OK」をクリックします。「ワークフロー管理」ダイアログが開きます。
ダイアログの「条件」部分の「ステップ」セクションで、「追加」をクリックします。
「新しいステップの追加」ダイアログの最初のステップで、次の情報を入力します。
- ステップ名: OffsiteRequestReview。
- 説明: Review Offsite Request
- ユーザーは現在のリビジョンをレビューおよび編集(置換)できます: 選択します。
- 「ユーザー」タブをクリックし、次に「エイリアスの追加」をクリックします。予約リクエストをレビューするユーザーのエイリアス・リストを選択して、「OK」をクリックします。
- 「終了条件」タブをクリックします。「必要な承認者」部分で、「レビューアの最低必要人数」を選択して、値に1を入力します。
「ワークフロー管理」ダイアログで「OK」→「有効化」をクリックして、ワークフローを開始します。

11.9 Desktop Integration Suiteによる構成

DoD準拠のコンポーネントが有効になっているレコード・システムでOracle DISを使用すると、コピー・アンド・ペーストまたはドラッグ・アンド・ドロップではファイルをコントリビューション・フォルダにチェックインできないことがあります。DoD準拠ではチェックイン時に「カテゴリ」または「フォルダ」フィールドが必要とされます。つまり、このフィールドが空の場合はアイテムをチェックインできません。

フォルダへのコピー・アンド・ペーストまたはドラッグ・アンド・ドロップでは、多くの場合、追加のユーザー操作を必要としないので、管理者がこうしたチェックインを有効化するようにレコード・システムを構成していない場合、チェックインは正常に完了しません。

この問題には、いくつかの回避策があります。

使用可能な選択肢からカテゴリおよびフォルダを選択することで、フォルダのデフォルト・メタデータを設定します。
プロファイルを設定するときにグローバル・ルールを作成することで、ユーザーのデフォルト・メタデータを設定します。
dodSkipCatFolderRequirement変数を設定することで、システムの構成を変更します。

11.10 構成変数

構成ファイルには、ソフトウェアの動作またはインタフェースを変更するために、複数の構成変数を含むことができます。ここで説明する構成変数の他に、rma_email_environment.cfgファイル内にフラグを設定して、チェックインや電子メール・コンテンツの更新などのイベント時に編集可能なフィールドを決定することができます。フラグは、ダブルコロン区切りのリストになります。

次に、よく使用する構成変数の概要を示します。各変数の詳細は、『Oracle WebCenter Content構成リファレンス』を参照してください。

AllowRetentionPeriodWithoutCutoff: トリガーの保存期間を指定するために使用します。
dodSkipCatFolderRequirement: チェックインのカテゴリまたはフォルダを指定せずに、アイテムをチェックインできるようにします。DoD構成を使用している場合、DoD規制への非準拠を引き起こします。
HideVitalReview: 「レビュー対象」フィールドを非表示にするために使用します。
RecordsManagementDenyAUthorFreePassOnRMSecurity: ユーザーのセキュリティ設定に関係なく、コンテンツの作成者が自分の作成したコンテンツを削除できるようにします。
RecordsManagementNumberOverwriteOnDelete: 破棄アクションに使用するディスク・スクラブのパス数を設定します。
RmaAddDocWhereClauseForScreening: レコード管理者ロールを持つユーザーが、スクリーニング・ページまたは「凍結情報」ページで、自分がアクセス権(ACL使用)を持たない凍結アイテムをスクリーニングできるようにします。
RmaAllowKeepOrDestroyMetadataOption: 次の処理アクションを使用するときに、メタデータを保持または破棄するオプションを許可します: 「すべてのリビジョンを削除する」、「登録」、「アーカイブ」、「移動」、「転送」
RmaEnableWebdavPropPatchOnExport: PropPatchメソッドのWebDAVサポートを有効にして、WebDAVサーバーにアップロード済のファイルにメタデータ値を割り当てます。
RmaEnableFilePlan: ファイル・プランのフォルダ構造を有効にします。
RmaEnableFixedClone: コンテンツ・リビジョンのレコード・クローンの作成を許可する修正済クローン機能を有効にします。
RmaEnablePostFilterOnScreening: スクリーニング結果に対して追加のセキュリティを有効にします。ユーザーがスクリーニング結果リストのアイテムに対して適切なセキュリティ権限を持っていない場合、そのアイテムは非表示になります。
RmaFilePlanVolumePrefixおよびRmaFilePlanVolumeSuffix: ボリュームの命名規則を定義します。
RmaFixedClonesTitleSuffix: 修正済クローンのコンテンツ・アイテムに自動的に付加される接尾辞を設定するために使用します。
RMAHideExternalFieldsFromSearchInfoおよびRMAHideExternalFieldsFromCheckInUpdate: 指定されたページで外部フィールドを非表示にするために使用します。デフォルト設定はTRUEで、これらのページに外部フィールドは表示されません。
RmaNotifyDispReviewerAndCatAuthor: 処理アクションに関して通知されるユーザーを誰にするのか制御するために使用します。
RmaNotifyReviewerAndAlternateReviewer: アクションに関して通知されるレビューアを誰にするのか制御するために使用します。
sceUseNativeInDataFeeds: SES検索がWeb表示可能ファイルまたはネイティブ・ファイルをピックアップするかどうかを制御するために使用します。
ShowContentForStorageBrowse: ストレージの参照ページにコンテンツ・アイテムを表示するために使用します。
SimpleProfilesEnabled: 「簡易プロファイル」機能を有効にするために使用します。
UieHideSearchcheckboxes: 検索ページでメタデータ・フィールドのチェック・ボックスを表示または非表示にするために使用します。これにより、ページに最初に表示されるメタデータ・フィールドの数が制限されます。