Formate für Abstimmungen werden vom Administrator ausgewählt oder erstellt. Abstimmungsformate bestimmen die Darstellung von Abstimmungen und den Typ von Informationen, die Ersteller und Prüfer eingeben können.
Alle Formate basieren auf einer von drei Methoden: Kontenanalyse, Saldenvergleich oder Abweichungsanalyse.
So erstellen Sie Formate:
Name
Beschreibung
Abstimmungsmethode
Kontoanalyse - Über Anfangssaldo Quellsystem und Nettobewegung kann die Änderung in einem Konto seit der letzten für das Konto ausgeführten Abstimmung angezeigt werden.
Der Hauptbuchsaldo wird durch eine Liste von Transaktionen belegt, die den Endsaldo ergeben müssen. Diese Transaktionsliste wird Geklärter Saldo genannt. Sie wird mit dem Hauptbuchsaldo verglichen. Wenn es eine Differenz gibt, erfasst der Ersteller in den Registerkarten Geklärter Saldo und Anpassungen die Anpassungen, um die ungeklärte Differenz zu beseitigen. Beispiele für Konten: Vorausbezahlte Ausgaben, Rückstellungen, Reserven und immaterielle Anlagen. Um eine qualitativ hochwertige Kontoanalyse zu gewährleisten, muss sichergestellt werden, dass die Liste mit den geklärten Saldotransaktionen genügend Details zur Begründung aller Elemente enthält.
Weisen Sie in der Spalte Label beschreibende Namen zu. Die Labelnamen werden im Abschnitt "Saldoübersicht" der Abstimmungen angezeigt.
Saldenvergleich - Der Saldo im Hauptbuch kann durch einen Vergleich mit einem Saldo aus einer anderen Quelle substanziiert werden. Diese Quelle kann ein untergeordnetes Hauptbuch, ein Bankauszug, ein Systembericht oder eine Tabelle mit einer komplexen Berechnung sein.
Wenn ein Ersteller ein Konto mit diesem Format abstimmt, werden der Quellsystemsaldo, der Untersystemsaldo und die Differenz zwischen den beiden angezeigt. Wenn es eine Differenz gibt, muss der Ersteller eine Anpassung in der Registerkarte Systemanpassungen oder Untersystemanpassungen erfassen.
Account Reconciliation Manager berechnet dann die Anpassungen am Quellsystem und den Angepassten Quellsystemsaldo und subtrahiert diese zwei, um die Ungeklärte Differenz zu berechnen.
Weisen Sie in der Spalte Label beschreibende Namen zu.
Wählen Sie Ausblenden aus, um Zeilen aus der Abstimmung auszuschließen. Beispiel: Wenn der Untersystemsaldo niemals falsch sein kann, blenden Sie in der Registerkarte "Eigenschaften" die Optionen "Anpassungen an Untersystem" und "Angepasster Untersystemsaldo" aus, um zu verhindern, dass Benutzer diese Transaktionstypen hinzufügen.
Mit der Methode der Abweichungsanalyse wird sichergestellt, dass Saldenschwankungen überwacht und geklärt werden, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Die Abweichungsanalyse vergleicht Saldi in Perioden, wie Monatsvergleich oder Quartalsvergleich oder Jahresvergleich. Wenn ein Ersteller ein Konto mit diesem Format abstimmt, stellt er eine Klärung für den Abweichungsbetrag bereit und sendet diese zur Überprüfung. Auf einer höheren Ebene kann ein Poweruser oder Administrator die zusammenfassenden Abstimmungen prüfen, aus denen diese Informationen bestehen.
Automatisch abstimmen
Automatische Abstimmungsbedingungen
Abweichung liegt innerhalb von:
Option für einen angegebenen Betrag – Geben Sie eine Zahl ein, die den absoluten Wert der Differenz darstellt, mit der bestimmt wird, wann die automatische Abstimmung für Profile durchgeführt wird, die dieses Format verwenden.
Option für einen Prozentsatz des aktuellen Periodensaldos – Geben Sie einen Prozentsatz ein, der den Betrag der Differenz (gemessen als Prozentsatz des aktuellen Periodensaldos) darstellt, mit dem bestimmt wird, wann die automatische Abstimmung für Profile durchgeführt wird, die dieses Format verwenden.
Ergebnis erfordert 0 ungeklärte Differenzen (Für Kontoanalyse- und Saldenvergleichsformate):
Je nach der ausgewählten Abstimmungsmethode berechnet die Abstimmung die ungeklärte Differenz wie folgt:
Für Kontoanalyseformate: Quellsystemsaldo minus geklärter Saldo minus Anpassungen
Für Saldenvergleichsformate: Quellsystemsaldo minus Untersystemsaldo minus Anpassungen am Quellsystem und minus Anpassungen am Untersystem
Administratoren können angeben, ob für das Format eine ungeklärte Differenz von 0 erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, kann der Ersteller die Abstimmung erst dann zur Prüfung weiterleiten, wenn Anpassungen für die gesamte Differenz zwischen dem Quellsystemsaldo und dem geklärten Saldo bzw. dem Untersystemsaldo erstellt wurden.