Vom System automatisierte Aufgaben autorisieren

Wenn Administratoren vom System automatisierte Aufgaben erstellen, geben sie aus Sicherheitsgründen einen Benutzeraccount an, unter dem die Aufgabe ausgeführt wird. Um die Sicherheit zu bewahren, ist möglicherweise eine Autorisierung zur Ausführung der Aufgabe erforderlich, wenn sich der angegebene Benutzer geändert hat oder die Aufgabenparameter von einem anderen Benutzer als dem Bearbeiter oder Aufgabeneigentümer geändert wurden. Wenn bei vom System automatisierten Aufgaben ein anderer Benutzer als der unter "Ausführen als" angegebene Benutzer oder der Eigentümer die Parameter ändert, muss die Aufgabe autorisiert werden. Mit der Autorisierung wird sichergestellt, dass der Benutzer, der die vom System automatisierte Aufgabe ausführt, über Sicherheitsrechte für die Anwendung und die Daten verfügt, für die die Aufgabe ausgeführt wird.

Administratoren können eine E-Mail-Anforderung an Benutzer senden, um eine Autorisierung zu erhalten. Sie können auf das Dialogfeld "Autorisierung" über einen Link in der E-Mail zugreifen oder durch Anmeldung bei der Anwendung.

Darüber hinaus wird die Aufgabe nicht ausgeführt, und der Status ändert sich in "Aktion erforderlich", wenn die vom System automatisierte Aufgabe ausgeführt werden soll und keine Autorisierung bereitgestellt wird. Wenn die Aufgabe Ihnen zugewiesen ist, wird sie in "Meine Arbeitsliste" angezeigt. Aufgaben, für die eine Autorisierung erforderlich ist, sind auch in der Aufgabenliste mit "Aktion erforderlich" gekennzeichnet.

So autorisieren Sie eine Aufgabe:

  1. Führen Sie eine Aktion aus:

    • Wählen Sie in einer E-Mail-Benachrichtigung Aufgaben autorisieren aus.

    • Wählen Sie in "Meine Arbeitsliste" eine Aufgabe aus, die mit Autorisierung erforderlich gekennzeichnet ist.

    • Wählen Sie in einer Aufgabenliste eine Aufgabe aus, die mit Autorisierung erforderlich gekennzeichnet ist.

    Das System zeigt eine Benutzerauswahlliste und eine Tabelle mit nicht autorisierten Aufgaben an. Die Benutzerauswahlliste ist mit Benutzern ausgefüllt, denen anstehende vom System automatisierte Aufgaben zugewiesen sind, für die eine Autorisierung erforderlich ist.

  2. Wählen Sie aus der Benutzerauswahlliste einen Benutzer aus.

    Das System zeigt eine Liste mit nicht autorisierten Aufgaben für diesen Benutzer an. Wenn Sie ein Benutzer sind, für den nicht autorisierte Aufgaben vorhanden sind, wird Ihr Benutzernamen ganz oben fett angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Aufgabe aus, für die eine Autorisierung erforderlich ist.

    Tipp:

    Um alle Aufgaben für die Autorisierung auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen im Spaltenheader.

  4. Um Details zur Aufgabe anzuzeigen, wählen Sie einen Aufgabennamen aus, und prüfen Sie die Aufgabenparameter.

    Tipp:

    Um den Aufgabeneigentümer per E-Mail zu kontaktieren, wählen Sie den Namen des Eigentümers neben der Aufgabe aus, und zeigen Sie die Benutzerdetails an.

  5. Wenn Sie einen anderen Benutzer als Sie selbst auswählen, werden Sie vom System aufgefordert, ein Benutzerkennwort einzugeben. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie das Benutzerkennwort kennen, geben Sie es ein. Die Liste der nicht autorisierten Aufgaben wird angezeigt. Wählen Sie Aufgaben aus, und klicken Sie auf Autorisieren, um diese zu autorisieren. Bei diesem Vorgang werden die Aufgaben von der Liste entfernt.

    • Wenn Sie das Benutzerkennwort nicht kennen und Sie Autorisierung vom Benutzer anfordern müssen, klicken Sie auf Autorisierungsanforderung senden, um an diesen Benutzer eine E-Mail zu senden.

      Suchen Sie im Feld Benutzer auswählen Benutzer, treffen Sie eine Auswahl, und klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf OK.