Jede Aufgabe durchläuft einen Lebenszyklus. Status für einen Lebenszyklus sind "Anstehend", "Offen", "Geschlossen" oder "Fehler" (nur für automatisierte Aufgaben). Sie definieren einen Workflow für eine Aufgabe, um die Aufgabe durch ihren Lebenszyklus zu bewegen. Eigentümer verwalten den Aufgabenworkflow. Bearbeiter sind die Benutzer, die für die Arbeit an einer Aufgabe zuständig sind. Genehmiger müssen die Aufgabe abzeichnen, bevor die Aufgabe geschlossen werden kann. Es kann mehrere Genehmigungsebenen geben.
Auf der Seite "Aufgabenaktionen" können Sie den Workflow für eine beliebige Aufgabe anzeigen. Der Workflow enthält die Genehmigungskette der Aufgabe sowie Benutzername, Zugriffsrolle (Bearbeiter oder Genehmiger), Status und Datum, an dem Benutzer die Aktionen ausgeführt haben.
Wenn sich der Aufgabenstatus von "Anstehend" in "Offen" ändert, wird die aktuelle Zuständigkeit dem Bearbeiter zugewiesen. Wenn es keinen Bearbeiter gibt, wird die Zuständigkeit dem Aufgabeneigentümer zugewiesen.
Wenn ein Bearbeiter eine Aufgabe weiterleitet, geht die Zuständigkeit für die Aufgabe auf den Genehmiger über. Wenn keine Genehmiger für die Aufgabe vorhanden sind, ändert sich der Aufgabenstatus in "Geschlossen".
Wenn ein Genehmiger eine Aufgabe genehmigt, geht die Zuständigkeit für die Aufgabe auf den Genehmiger der nächsten Ebene über. Wenn keine weiteren Ebenen vorhanden sind, ändert sich der Aufgabenstatus in "Geschlossen".
Wenn ein Genehmiger eine Aufgabe einer beliebigen Genehmigungsebene ablehnt, geht die Zuständigkeit auf den Bearbeiter über (oder den Eigentümer, falls kein Bearbeiter vorhanden ist).
So zeigen Sie den Workflow an: