Sie können das Modul Prozesssteuerung so einrichten, dass bei Änderungen des Status in der Prozesssteuerung E-Mail-Alerts ausgelöst werden. Alerts können für die folgenden Aktionen konfiguriert werden: First Pass, Review Level 1 bis 10, Submitted, Approved oder Published. Es werden keine Alerts erstellt, wenn die Prozesseinheit den Status Not Started aufweist oder auf die Aktion Abzeichnen wartet.
Damit ein E-Mail-Alert erstellt werden kann, muss das Attribut "Supports Process Management=A" für die Dimension Scenario in der Metadatendatei aktiviert werden. Bei Aktivierung dieses Attributs generiert das Szenario E-Mail-Alerts während des Prüfprozesses für die Benutzer, die über Sicherheitsrechte zum Empfang solcher Meldungen verfügen.
Wird eine Prozessprüfaktion in einem Datenraster oder im Modul Prozesssteuerung durchgeführt, werden für die Benutzer für diese Aktion automatisch E-Mail-Alerts erstellt, die den vom Administrator festgelegten Szenarioeinstellungen und Sicherheitsrechten entsprechen. Beispiel: Wird eine Prozesseinheit auf die nächste Ebene hochgestuft, können nur die Benutzer Alerts empfangen, die auf dieser Prüfebene über die·erforderlichen Rechte·für die Prozesseinheit verfügen.
E-Mail-Alerts werden an Benutzer auf der Ebene vor der Prozesssteuerung und an Benutzer auf der aktuellen Ebene nach der Aktion gesendet. Beispiel: Benutzer 1 und Benutzer 2 besitzen Zugriff auf die Prüfer 4-Rolle, und Benutzer 3 bzw. Benutzer 4 besitzen Zugriff auf die Prüfer 5-Rolle. Wenn sich die Prozesseinheit auf Ebene 4 befindet und auf die Ebene 5 hochgestuft wird, empfangen die Benutzer 1 und 2 E-Mail-Alerts, weil sie sich auf der Ebene 4 vor der Aktion des Hochstufens befinden. Die Benutzer 3 und 4 erhalten E-Mail-Alerts, weil sie sich auf der Ebene 5 befinden, der aktuellen Ebene nach der Aktion des Hochstufens.
Nachdem der Alert erstellt wurde, erhält der Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat, eine Bestätigung per E-Mail. Diese enthält die durchgeführte Aktion, die davon betroffenen Prozesseinheiten und die Namen der Benutzer, die E-Mail-Alerts für die einzelnen Prozesseinheiten empfangen.
So erstellen Sie E-Mail-Alerts über die Prozesssteuerung: