Planungseinheiten validieren

Die Planungseinheit wird von einem Prüfer zum nächsten weitergereicht, bis der Budgetierungsprozess abgeschlossen ist. Jeder Prüfer muss die Planungseinheit validieren, bevor das Budget an den nächsten Prüfer weitergegeben werden kann. Die Validierung führt alle Datenvalidierungsregeln aus, die für die Planungseinheit definiert sind, mit der der Prüfer arbeitet, und meldet Datenfehler oder Änderungen im Hochstufungspfad der Planungseinheit.

Die ausgewählte Genehmigungsvorlage bestimmt den ersten Benutzer, der das Budget prüft. Der erste Benutzer führt die zugewiesenen Aufgaben aus und stuft das Budget anschließend hoch (Vorlage "Bottom Up") oder leitet es weiter (Vorlage "Verteilen"). Wenn Genehmigungsbenachrichtigungen in den Voreinstellungen festgelegt wurden, wird der nächste Eigentümer über das ihm zugewiesene Budget informiert. Möglicherweise werden bei der Übergabe eines Budgets von einem Benutzer zum anderen auch weitere Benutzer benachrichtigt.

Der Prüfprozess verläuft gemäß dem Hochstufungspfad, sofern keine Änderung durch ein Ereignis erfolgt. Die folgenden Ereignisse können den Hochstufungspfad beeinflussen:

  • Ausgabengrenzen für Budgetpositionen, wie z.B. Gehälter, Neueinstellungen oder Kapitalanlagen, werden überschritten oder nicht erreicht.

  • Der aktuelle Eigentümer gibt das Budget an den vorherigen Eigentümer zurück, da er zusätzliche Informationen benötigt.

  • Der aktuelle Eigentümer fordert Hilfe von einem autorisierten Benutzer an, der sich nicht unbedingt im Hochstufungspfad befinden muss.

So validieren Sie Planungseinheiten:

  1. Wählen Sie Extras, Genehmigungen verwalten aus.
  2. Wählen Sie unter Szenario ein Szenario aus.
  3. Wählen Sie unter Version eine Version aus.
  4. Klicken Sie auf Los, um der ausgewählten Kombination aus Szenario und Version zugewiesene Planungseinheiten anzuzeigen.

    Die Genehmigungsfunktion ist für die aufgelisteten Planungseinheiten aktiviert. Sie können Planungseinheitenelemente als Baum oder als einfache Liste anzeigen, die Hierarchie einblenden und auf eine Spaltenüberschrift klicken, um die Liste zu sortieren.

  5. Ordnen Sie die Liste der Planungseinheiten nach ihrem Inhalt, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift einer beliebigen Spalte klicken, die Symbol "Spalte filtern" enthält. Filtern Sie die Liste, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift doppelklicken, um das Dialogfeld Filter zu öffnen, und anschließend Optionen auswählen.

    Ausführliche Informationen zum Anordnen und Filtern von Planungseinheiten finden Sie in Schritt 5 und 6 unter Dashboard für Genehmigungen zum Anzeigen des Status von Planungseinheiten verwenden.

  6. Wählen Sie die Prozessansicht sowie die Planungseinheit aus, und klicken Sie auf Validieren, um alle Datenvalidierungsregeln auszuführen, die der Planungseinheit zugeordnet sind.

    Wenn die Bedingungen in allen zugeordneten Validierungsregeln erfüllt sind, wird unter Substatus die Meldung Keine zusätzliche Genehmigung erforderlich angezeigt. In diesem Fall kann die Planungseinheit hochgestuft werden.

  7. Wenn eine andere Meldung angezeigt wird, prüfen Sie den Datenvalidierungsbericht, und führen Sie alle erforderlichen Maßnahmen durch. Informationen hierzu finden Sie unter Validierungsfehler bei Planungseinheiten anzeigen und beheben.

    Hinweis:

    Eine Planungseinheit, die noch nicht gestartet wurde, kann nicht validiert werden.

    Hinweis:

    Wenn Sie Hochstufen auswählen, werden die der Planungseinheit zugeordneten Validierungsregeln ebenfalls ausgeführt. Wenn die Bedingungen in allen zugeordneten Datenvalidierungsregeln erfüllt sind, wird die Planungseinheit zum nächsten Eigentümer hochgestuft, der im der Planungseinheit zugeordneten Hochstufungspfad angegeben ist.