Workflow zuweisen

Häufigkeit - Wie oft die Daten für dieses Formular erfasst werden.

Zeitplan von - Das Erfassungsdatum:

• Enddatum - Das Enddatum der Periode.

• Abschlussdatum – Das Abschlussdatum, das im Fenster "Perioden verwalten" für die Periode festgelegt wurde.

Startversatz - Das Startdatum für die Datenerfassung des Formulars. Dadurch wird die Anzahl der Tage nach dem End- bzw. Abschlussdatum festgelegt, nach der die Erfassung gestartet werden darf. Dabei kann es sich um eine positive oder eine negative Zahl handeln. Beispiel: Sie können Daten ein paar Tage vor dem Startdatum vorbereiten und "-3" festlegen, damit die Erfassung 3 Tage danach beginnt.

Workflowoption – Wählen Sie eine aus:

• Erstellen

• Erstellen, Genehmigen

• Erstellen, Genehmigen, Buchen

• Erstellen, Buchen

• Aktivieren

Genehmigungsebene - Wählen Sie bis zu zehn Genehmigerebenen aus.

Dauer für - Maximal zulässige Anzahl der Tage für eine bestimmte Aktion pro Benutzer:

Mit diesen Daten wird je nach Workflowoption das geplante Fertigstellungsdatum für die Weiterleitung, Genehmigung oder Buchung bestimmt.

• Ersteller - Maximal zulässige Anzahl der Tage für die Dateneingabe (Weiterleitung)

• Genehmiger - Maximal zulässige Anzahl der Tage für jede Genehmigungsebene

• Integrator - Maximal zulässige Anzahl der Tage für eine Buchung

Wenn sich der Ersteller mit der Weiterleitung verspätet, bleibt das Fälligkeitsdatum des Genehmigers dasselbe.

Wenn der Genehmiger die Weiterleitung ablehnt, geht das Formular immer an den Ersteller zurück, unabhängig davon, auf welcher Genehmigungsebene es abgelehnt wurde. Somit kann nur der Ersteller die Daten ändern und erneut weiterleiten. Nach der erneuten Weiterleitung startet der Vorgang von vorne.

Um mehrere Benutzer, Gruppen oder Teams aus einer CSV-Datei zu importieren oder exportieren, klicken Sie auf Importieren oder Exportieren. Sie können Teams, Benutzer oder Gruppen importieren oder exportieren, indem Sie Eingaben im Dialogfeld Workflowbenutzer importieren vornehmen.

1. Klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen.
2. Wählen Sie als Importtyp Alle ersetzen oder Aktualisieren aus.
3. Füllen Sie das Feld "Dateitrennzeichen" aus. Wählen Sie "Komma" oder "Tabulator" als Trennzeichen aus.
4. Klicken Sie auf Importieren.

Um eine CSV-Datei zu importieren, erstellen Sie pro Entity eine Datei mit den einzelnen Eingaben in einer separaten Zeile. Beispiel:

Entity1, Ersteller, Genehmiger, Integrator

Entity2, Ersteller, Genehmiger, Integrator

Um einen neuen Benutzer, ein neues Team oder eine neue Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf Aktionen, Neu. Eine neue Entityzeile sowie leere Workflowfelder werden hinzugefügt.

1. Klicken Sie neben den entsprechenden Workflowfeldern auf das Symbol Auswählen.
2. Verwenden Sie in den Dialogfeldern Auswählen die Symbole "Benutzer suchen", "Gruppen suchen" oder "Teams suchen".
3. Wählen Sie einen Benutzer, eine Gruppe oder ein Team für den Entityworkflow aus, indem Sie auf die Schaltfläche Suchen klicken.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Der Benutzer, die Gruppe oder das Team werden auf der Registerkarte "Entityworkflow" im Formular hinzugefügt.
6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Wählen Sie zum Löschen eines Benutzers einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Aktionen, Löschen .