Los administradores utilizan el Administrador de cierre para gestionar las tareas necesarias para los cierres. Para los cierres se deben realizar los siguientes pasos:
El administrador configura usuarios. Consulte Configuración de usuarios.
El administrador completa los procedimientos de configuración necesarios:
Configurar las monedas. Consulte Monedas.
Configurar las unidades organizativas. Consulte Administración de unidades organizativas para el Administrador de cierre.
Configurar los símbolos de integración global. Consulte Administración de símbolos de integración global.
Configurar reglas de vacaciones. Consulte Administración de reglas de vacaciones para el Administrador de cierre.
Configurar el tamaño de los adjuntos. Consulte Tamaño máximo de adjunto de tarea.
Activar las notificaciones de correo electrónico. Consulte Activación de notificaciones de correo electrónico.
El administrador revisa las tareas necesarias para el proceso de cierre y configura los tipos de tarea para garantizar la consistencia en las tareas y para aprovechar las integraciones de productos predefinidas.
Consulte Creación de tipos de tarea.
Puesto que muchas de las tareas se pueden repetir en diferentes periodos de cierre, el administrador guarda un conjunto de tareas como plantilla para poder usarla en periodos futuros. Consulte Creación de plantillas.
Por ejemplo, un administrador puede configurar un cierre mensual o trimestral una vez y después utilizarlo para todos los meses o todos los trimestres. Las tareas se definen con predecesores, personas asignadas y aprobadores de tareas.
Para iniciar el proceso de cierre para un periodo, los administradores generan un programa (un conjunto cronológico de tareas) seleccionando una plantilla y asignando fechas civiles. Las tareas genéricas de la plantilla se aplican a fechas civiles. Consulte Creación de programas a partir de plantillas.
Para iniciar el proceso de cierre, el administrador cambia el estado del programa de Pendiente a Abierto. Consulte Establecimiento del estado de los programas.
El administrador también puede modificar el programa si es necesario y supervisarlo durante todo el ciclo de cierre. Consulte Actualización de tareas en programas.
Durante el proceso de cierre, los usuarios reciben notificaciones por correo electrónico acerca de las tareas asignadas y pueden hacer clic en enlaces incluidos en el mensaje para acceder directamente a ellas.
Los usuarios también pueden iniciar sesión para revisar y acceder a las tareas asignadas en diferentes tipos de vistas, por ejemplo, el Panel, que es una interfaz de estilo de portal; o las vistas Calendario, Gantt o Lista de tareas.
Cuando los usuarios completan las tareas, éstas se envían a los aprobadores y podrán verlas otros usuarios.
Los usuarios pueden crear alertas sobre los problemas con los que se vayan encontrando durante el proceso de cierre, como, por ejemplo, problemas de hardware o software. Las alertas se reenvían a las personas asignadas y a los aprobadores para que las solucionen.
Los usuarios pueden definir y generar un enlace de informe para un ciclo de cierre, el cual contendrá una descripción de los detalles de las tareas que se ejecutaron como parte del proceso. Los enlaces de informe permiten a los administradores y a otros usuarios revisar y ajustar las actividades para periodos futuros, y resultan también útiles para la realización de auditorías. Consulte Uso de enlaces de informe en el Administrador de cierre.