15 Administración del flujo de trabajo de conciliación

Los preparadores envían las conciliaciones para revisión cuando han terminado de trabajar en ellas. Sólo los preparadores pueden enviar conciliaciones para revisión. Para que un preparador pueda enviar una conciliación, se debe responder a todas las preguntas necesarias y se deben proporcionar valores para todos los atributos personalizados configurados según sea necesario. Si está activada la opción Requerir diferencia sin explicar de 0, el campo Diferencia sin explicar de la pestaña Resumen de balance debe ser cero antes de que el preparador pueda enviar la conciliación.

• Cuando un preparador envía una conciliación, la responsabilidad pasa al primer revisor del flujo de trabajo y el estado cambia a Abierto con revisor. Se enviará una notificación por correo electrónico al revisor. Si la conciliación no tiene ningún revisor, el estado cambiará a Cerrado.

• Cuando un revisor aprueba una conciliación, la responsabilidad recae en el siguiente revisor del flujo de trabajo, si existe, y el estado permanece como Abierto con revisor. Se enviará una notificación por correo electrónico al revisor. Si la conciliación no tiene otros revisores, el estado cambiará a Cerrado.

• Cuando un revisor rechaza una conciliación, la responsabilidad vuelve al preparador y el estado cambia a Abrir con el preparador.

Los revisores pueden "indicar" transacciones que necesitan atención. Las transacciones marcadas muestran un icono de marca para permitir a los preparadores encontrarlas con facilidad. El revisor solo puede suprimir sus propios comentarios. Sin embargo, una vez que el estado de la conciliación cambia a Cerrado, no se pueden suprimir los comentarios.

Si un administrador ha activado esta función, los usuarios pueden volver a abrir conciliaciones para realizar una corrección y devolverse a sí mismos el flujo de trabajo. Los administradores y los usuarios avanzados pueden seleccionar para quién desean volver a abrir una conciliación.

Para enviar, aprobar o rechazar conciliaciones:

1. Seleccione una conciliación.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Abrir.

3. Utilice Enviar, Aprobar o Rechazar para la conciliación.

Para volver a abrir una conciliación:

1. Seleccione una conciliación.

2. Seleccione Acciones y, a continuación, Volver a abrir.

3. Realice una de estas acciones:
   • Si el usuario es un administrador o usuario avanzado, puede seleccionar para quién desea volver a abrir una conciliación. Por ejemplo, al preparador o a uno de los revisores.
   • Si el usuario es un preparador, puede volver a abrir una conciliación que se ha movido en el flujo de trabajo a un revisor y devolvérsela a sí mismo. También puede volver a abrir una conciliación cerrada y abrirla para sí mismo.
   • Si el usuario es un revisor, puede seleccionar una conciliación cerrada y abrirla de nuevo para sí mismo. Es posible que desee volver a revisar o rechazarla y devolverla al preparador.

Para enviar, aprobar o rechazar varias conciliaciones a la vez:

1. Seleccione una o más conciliaciones que desee enviar, aprobar o rechazar.
2. En Acciones, seleccione Actualización masiva y, a continuación, la acción que desea realizar en todas las conciliaciones (Enviar, Aprobar o Rechazar).