Creación de listas de tareas

Puede crear listas de tareas privadas o públicas. Las listas de tareas públicas se pueden compartir con otros usuarios. Las listas de tareas privadas no se muestran ante los demás usuarios, y solo pueden verlas los usuarios que las hayan creado. Para limitar el acceso a una lista, puede asignar una clase de seguridad a la lista.

Puede agregar estos elementos a las listas de tareas: tareas, formularios de datos, cuadrículas de datos, informes intercompañía, informes de asientos, enlaces a sitios web o archivos, contenido relacionado, carpetas y documentos personalizados. Puede incluir varias instancias de una tarea o un documento en una lista de tareas. Por ejemplo, una lista de tareas puede contener los siguientes elementos para un flujo de trabajo: Cuadrícula de entrada, Cargar datos, Cuadrícula de entrada, Control de procesos.

También puede agregar una lista de tareas a otra lista de tareas. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para acciones de asiento y agregarla a una lista de tareas para tareas de cierre mensuales. Al crear una lista de tareas, se define si se puede agregar a otras listas de tareas. Una lista de tareas que se adjunta a una lista de tareas mayor no puede contener otra lista de tareas.

Para organizar los documentos de una lista de tareas puede agregar carpetas de documentos a listas de tareas. A continuación, los usuarios pueden expandir carpetas y seleccionar uno o varios documentos. Por ejemplo, se puede agregar una carpeta de formularios de datos. Puede agregar una carpeta con subcarpetas y puede modificar una carpeta que se adjunta a una lista de tareas para agregarle una subcarpeta. Puede agregar un número ilimitado de carpetas a una lista de tareas.

Para crear una lista de tareas:

  1. En el administrador de documentos, haga clic en Nuevo y luego en Lista de tareas, o seleccione Acciones y, a continuación, Nuevo y luego Lista de tareas.
  2. Haga clic en Agregar, o bien seleccione Acciones y, a continuación, Agregar, y seleccione un elemento:

    • Carpeta

    • Lista de tareas

    • Documentos personalizados

    • Formulario de datos

    • Cuadrícula de datos

    • Enlace

    • Contenido relacionado

    • Informes

    • Tareas

  3. Seleccione los elementos que desea agregar y haga clic en Seleccionar.
  4. Opcional: para cambiar el orden de los elementos de una lista de tareas, resalte el elemento que desee mover y haga clic en las flechas para mover elementos de la lista de tareas para mover el elemento hacia arriba, hacia abajo, a la parte superior o a la parte inferior.

    Sugerencia:

    Para eliminar elementos de una lista de tareas, seleccione el elemento y haga clic en Suprimir o Suprimir todo.

  5. Haga clic en Guardar, o bien seleccione Acciones y, a continuación, Guardar.
  6. En Nombre, introduzca un nombre para la lista de tareas.

    Nota:

    Los siguientes caracteres no son válidos para los nombres de las listas de tareas: dos puntos (:), punto y coma (;), signos menor que o mayor que (< >), y comillas simples o dobles (', ").

  7. En Clase de seguridad, seleccione una clase de seguridad o use la clase de seguridad predeterminada.
  8. Opcional: en Descripción, introduzca una descripción.
  9. Opcional: seleccione Privado si no desea mostrar esta lista de tareas a otros usuarios.
  10. Opcional: para sobrescribir una lista de tareas, seleccione Sobrescribir documento existente.
  11. Haga clic en Guardar.