Establecimiento del acceso a la plantilla de formulario para usuarios, grupos o equipos y carga masiva

En el separador Acceso, determine los usuarios, grupos o equipos que están autorizados y la función que realizan en el formulario:

  • El panel superior muestra la lista de usuarios, grupos o equipos con acceso de visualización.

  • El panel inferior muestra los datos de formulario de la entidad a los que tiene acceso el usuario.

Puede importar listas de visores en los archivos CSV para asignar rápidamente el acceso a varios usuarios. Los visores pueden ser usuarios, grupos o equipos. A continuación, podrá utilizar la opción Ver para determinar la etapa en la que pueden acceder a un formulario. También puede exportar la lista de usuarios para que los administradores la analicen.

Nota:

Debe definir un flujo de trabajo antes de asignar el acceso al visor.

Para agregar un acceso:

  1. En Nuevo formulario o Editar formulario, en el cuadro de diálogo Nuevo formulario o Editar formulario del panel Plantillas de formulario, haga clic en el separador Acceso si ha seleccionado editar un formulario.
  2. En el área Acceso de visores, haga clic en Nuevo para buscar y agregar un usuario, grupo o equipo de la forma siguiente:
    1. Haga clic en el botón imagen de persona asignada del área Acceso de visor. Se muestra el cuadro de diálogo Seleccionar usuario.
    2. Busque usuarios, grupos o equipos haciendo clic en el botón imagen de usuario de copia de seguridad y, a continuación, en el botón Buscar. El área Resultados de la búsqueda aparece rellena.
    3. Seleccione un usuario, grupo o equipo en el área Resultados de la búsqueda.
    4. Haga clic en Aceptar. La selección se muestra en el área Acceso de visores.
  3. Opcional: para cargar el acceso de visor para varios usuarios, grupos o equipos desde un archivo CSV:
    1. Haga clic en Importar en la sección Acceso de visor.
    2. Busque y seleccione el archivo.
    3. Para Tipo de importación, seleccione Reemplazar todo o Actualizar.
    4. Seleccione Delimitador de archivo.
    5. Haga clic en Importar.
  4. Opcional: para exportar el acceso de visor para varios usuarios, grupos o equipos desde un archivo CSV: haga clic en Exportar a CSV en la sección Acceso de visor para exportarlo a un archivo CSV, a fin de modificarlo y volverlo a importar.
  5. En Entidades, de forma predeterminada, están seleccionados todos los datos de formulario de una entidad específica. Puede seleccionar o borrar los datos individualmente con las casillas de verificación situadas junto a cada uno de ellos. Seleccione o borre todos los datos haciendo clic en la casilla de verificación del área de título.

    Seleccione una opción de visualización:

    • Siempre: Puede ver los datos en cualquier momento, aunque la entrada de datos no esté completa o no se hayan enviado para su aprobación.

    • Después del envío: Puede ver los datos en cuanto el preparador los envíe, incluso antes de su aprobación.

    • Después de la aprobación: No podrá ver los datos hasta que se hayan otorgado todos los niveles de aprobación.

  6. Haga clic en Guardar.