Les formats de rapprochement sont sélectionnés ou conçus par l'administrateur. Les formats de rapprochement déterminent l'apparence de ces derniers, ainsi que le type d'informations que les préparateurs et les réviseurs peuvent saisir.
Tous les formats reposent sur l'une des trois méthodes suivantes : Analyse de compte, Comparaison du solde ou Analyse de la variance.
Pour créer des formats, procédez comme suit :
Nom
Description
Méthode de rapprochement
Analyse de compte : les options Solde de début du système source et Activité nette permettent de mesurer le changement d'un compte depuis le dernier rapprochement effectué pour le compte.
Le solde du Grand livre est corroboré via une liste de transactions devant comprendre le solde de fin. Cette liste de transactions est appelée Solde expliqué. Elle est comparée à la valeur Solde de comptabilité. En cas de différence, le préparateur utilise les onglets Solde expliqué et Ajustements pour enregistrer les ajustements et obtenir une différence inexpliquée de zéro. Exemples de comptes : frais payés d'avance, provisions, réserves et actifs incorporels. Le secret d'une analyse des comptes de haute qualité est de vérifier que la liste des transactions de solde expliqué est suffisamment détaillée pour justifier tous les éléments.
Dans la colonne Libellé, affectez des noms descriptifs. Les noms des étiquettes sont affichés dans la section Récapitulatif du solde des rapprochements.
Comparaison du solde : le solde de la comptabilité peut être corroboré en le comparant au solde d'une autre source. Cette source peut être un livre auxiliaire, un relevé bancaire, un rapport système ou une feuille de calcul contenant un calcul complexe.
Lorsque le préparateur rapproche un compte à l'aide de ce format, il obtient les valeurs Solde du système source, Solde du sous-systèmeet la différence entre celles-ci. En cas de différence, le préparateur doit enregistrer un ajustement dans les onglets Ajustements du système ou Ajustements du sous-système.
Account Reconciliation Manager calcule alors les valeurs Ajustements avec le système source et Solde du système source ajusté, et effectue une soustraction pour calculer la différence inexpliquée.
Dans la colonne Libellé, affectez des noms descriptifs.
Sélectionnez Masquer pour exclure des lignes du rapprochement. Par exemple, si le solde du sous-système ne peut jamais être incorrect, accédez à l'onglet Propriétés, puis masquez les options Ajustement au sous-système et Solde du sous-système ajusté pour empêcher les utilisateurs d'ajouter ces types de transaction.
La méthode Analyse de la variance permet de s'assurer que les fluctuations de solde sont surveillées et expliquées si certains seuils sont dépassés. L'analyse de la variance compare les soldes sur plusieurs périodes, par exemple d'un mois à l'autre, d'un trimestre à l'autre ou d'une année à l'autre. Lorsqu'un préparateur rapproche un compte à l'aide de ce format, il fournit une explication de la variance et l'envoie pour révision. A un niveau supérieur, un super utilisateur ou un administrateur peut consulter le récapitulatif des rapprochements qui cumule ces informations.
Rapprochement automatique
Conditions de rapprochement automatique
La variance est comprise dans :
Un montant spécifié : saisissez un nombre qui reflète la valeur absolue de la différence qui détermine le moment où le rapprochement automatique sera effectué pour les profils à l'aide de ce format.
Un pourcentage du solde de la période en cours : saisissez un pourcentage qui reflète le montant de la différence (mesuré en tant que pourcentage du solde de la période en cours) qui détermine le moment où le rapprochement automatique sera effectué pour les profils à l'aide de ce format.
Exiger une différence inexpliquée de 0 (pour les formats Analyse de compte et Comparaison du solde) :
En fonction de la méthode de rapprochement choisie, la différence inexpliquée est calculée comme suit :
Formats Analyse de compte : solde du système source, moins solde expliqué, moins ajustements.
Formats Comparaison du solde : solde du système source, moins solde du sous-système, moins ajustements au système source, moins ajustements au sous-système.
Les administrateurs peuvent indiquer si le format requiert une différence inexpliquée de 0. Si c'est le cas, le préparateur ne peut soumettre le rapprochement pour révision qu'après avoir créé des ajustements pour la totalité de la différence entre le solde du système source et le solde de sous-système/expliqué.