Pour gérer les rapprochements de comptes, les administrateurs utilisent Account Reconciliation Manager en fonction de la stratégie définie. Les rapprochements nécessitent les opérations suivantes :
L'administrateur configure des utilisateurs.
L'administrateur doit exécuter les procédures de configuration requises :
Définir les segments de profil
Configurer les fréquences
Dans le cas de devises multiples, l'administrateur définit la devise.
L'administrateur exécute les procédures de configuration facultatives :
Configurer les attributs système
Configurer la sécurité du super utilisateur
Configurer les profils d'ancienneté
L'administrateur détermine comment les rapprochements sont effectués pour chaque type de compte, en créant des formats qui contrôlent la méthode de rapprochement et en garantissant la capture des informations appropriées.
L'administrateur crée un profil pour chaque compte à rapprocher ; il associe un format, des paramètres de devise, un workflow et d'autres attributs.
Les règles de mapping sont configurées dans Oracle Hyperion Financial Data Quality Management, Enterprise Edition (ERPI) pour garantir que les soldes de compte source et de sous-système sont correctement reflétés dans les rapprochements.
Pour lancer des rapprochements sur une période, l'administrateur copie les profils dans la période, ce qui crée des rapprochements avec les dates de début et d'échéance définies.
L'administrateur importe les soldes et change le statut En attente de la période en Ouvert. A ce moment, les rapprochements qui respectent les critères de rapprochement automatique sont effectués automatiquement.
Pendant le cycle de rapprochement, les utilisateurs reçoivent des notifications par courriel concernant les rapprochements affectés et les défauts de paiement ; ils peuvent cliquer sur les liens de ces courriels afin d'accéder directement aux rapprochements.
Ils peuvent également se connecter à Account Reconciliation Manager à des fins de révision ou pour accéder aux rapprochements affectés dans les tableaux de bord et les vues de liste.
La préparation des rapprochements suit un workflow structuré :
Le préparateur effectue le rapprochement, y compris la validation du solde du compte et la transmission de tous les documents demandés.
Une fois la préparation terminée, le rapprochement passe par les niveaux de validation affectés jusqu'à ce que toutes les vérifications soient effectuées.
Les réviseurs sont chargés de vérifier le travail du préparateur. Si le travail est convenable, le rapprochement est approuvé. En cas de révision requise, le rapprochement est rejeté et renvoyé au préparateur. Les utilisateurs disposant de privilèges de visualiseur ou de commentateur ont accès au rapprochement tout au long de son cycle de vie.
Les utilisateurs d'Account Reconciliation Manager peuvent définir et générer un classeur de rapports pour les rapprochements sélectionnés sur une période ou plusieurs. Grâce aux classeurs de rapports, les administrateurs, entre autres, peuvent consulter les rapprochements hors ligne et disposent d'informations à des fins d'audit.