15 Gestion du workflow de rapprochement

Les préparateurs envoient les rapprochements en révision une fois qu'ils les ont traités. Ils sont les seuls à les transmettre ainsi. Avant de pouvoir soumettre un rapprochement, le préparateur doit répondre à toutes les questions obligatoires et fournir les valeurs de tous les attributs personnalisés configurés comme requis. Si l'option Exiger une différence inexpliquée de 0 est activée, le champ Différence inexpliquée de l'onglet Récapitulatif du solde doit contenir la valeur 0, autrement le préparateur ne peut pas soumettre le rapprochement.

• Lorsque le préparateur soumet un rapprochement, la responsabilité est transférée au premier réviseur du workflow et le statut devient Ouvert (avec le réviseur). Une notification est envoyée par courriel au réviseur. Si le rapprochement n'a pas de réviseur, le statut devient Fermé.

• Lorsqu'un réviseur approuve un rapprochement, la responsabilité est transférée au réviseur suivant du workflow, le cas échéant, et le statut reste Ouvert (avec le réviseur). Une notification est envoyée par courriel au réviseur. Si le rapprochement n'a pas d'autre réviseur, le statut devient Fermé.

• Lorsqu'un réviseur rejette un rapprochement, la responsabilité est retransférée au préparateur et le statut devient Ouvert (avec le préparateur).

Les réviseurs peuvent signaler des transactions qui méritent un examen attentif. Ces transactions apparaissent avec une icône de drapeau pour permettre aux préparateurs de les identifier facilement. Les réviseurs ne peuvent supprimer que leurs propres commentaires. Une fois que le statut de rapprochement est Fermé, il est cependant impossible de supprimer les commentaires.

Si un administrateur a activé cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent rouvrir des rapprochements pour y apporter une correction et se réaffecter le workflow. Les administrateurs et les super utilisateurs peuvent choisir pour qui rouvrir le rapprochement.

Pour soumettre, approuver ou rejeter des rapprochements, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un rapprochement.

2. Sélectionnez Actions, puis Ouvrir.

3. Soumettez, approuvez ou rejetez le rapprochement.

Pour rouvrir un rapprochement, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un rapprochement.

2. Sélectionnez Actions, puis Rouvrir.

3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Si vous êtes un administrateur ou un super utilisateur, vous pouvez choisir pour qui rouvrir le rapprochement. Par exemple, le préparateur ou l'un des réviseurs.
   • Si vous êtes un préparateur, vous pouvez rouvrir un rapprochement qui est passé chez un réviseur dans le workflow et vous le réaffecter. Vous pouvez également rouvrir un rapprochement fermé pour vous-même.
   • Si vous êtes un réviseur, vous pouvez sélectionner un rapprochement fermé et le rouvrir pour vous-même. Vous pouvez le réviser à nouveau ou le renvoyer au préparateur.

Pour soumettre, approuver ou rejeter plusieurs rapprochements en même temps, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les rapprochements à soumettre, approuver ou rejeter.
2. Dans Actions, sélectionnez Mise à jour groupée, puis l'action que vous voulez réaliser sur tous les rapprochements (Soumettre, Approuver ou Rejeter).