Vous pouvez configurer le module Contrôle du processus pour générer des alertes par courriel en fonction des modifications de statut dans le contrôle du processus. Vous pouvez configurer des alertes pour les opérations suivantes : Phase initiale, Niveaux de validation de 1 à 10, Soumis, Approuvé ou Publié.
Les alertes par courriel ne sont pas générées lorsque l'unité du processus se trouve au niveau Non démarré ou pour l'action Valider.
Pour configurer les alertes par courriel de gestion du processus, procédez comme suit :
Les utilisateurs répondant à tous les critères reçoivent des alertes par courriel.
Tableau 16-1 Rôles de l'utilisateur dans la gestion du processus et notification par alerte
Niveau de l'unité du processus avant et après action | Rôles de l'utilisateur dans la gestion du processus notifiés |
---|---|
First Pass |
Les utilisateurs bénéficiant de l'accès TOUS ou PROMOUVOIR à l'entité sont notifiés. |
Niveaux de validation 1 à 10 |
Les rôles Réviseur à ce Niveau de validation et Expéditeur sont notifiés. Par exemple, pour le niveau de validation 1 (Level 1), les rôles Réviseur 1 et Expéditeur sont notifiés. |
Soumis |
Le rôle Réviseur principal est informé. Seuls les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent approuver l'unité du processus soumise. |
Approuvé |
Les rôles Réviseur 1 à 10 et Expéditeur sont notifiés. |
Published |
Les utilisateurs bénéficiant de l'accès TOUS, LECTURE ou PROMOUVOIR à l'entité sont notifiés. |
Lorsqu'une action de validation du processus est effectuée, le système envoie automatiquement des alertes par courriel aux utilisateurs concernés, en fonction des droits de sécurité configurés. L'utilisateur qui a effectué l'action reçoit également un courriel de confirmation.
Remarque :
Les utilisateurs disposant du rôle Administrateur de l'application ne sont pas avertis par courriel. Pour qu'un utilisateur disposant du rôle Administrateur de l'application reçoive des alertes par courriel, configurez l'administrateur en tant qu'utilisateur distinct et octroyez-lui un rôle permettant de recevoir des alertes.