Création de journaux

Les journaux permettent d'entrer des ajustements effectués sur les bilans des comptes et de tenir à jour une piste d'audit des modifications apportées aux données. Pour créer des journaux, vous devez saisir un libellé et une description de journal, le type de solde, le point de vue ainsi que les montants de l'ajustement. Vous pouvez également affecter une classe de sécurité aux journaux, ainsi qu'un groupe que vous pouvez utiliser pour filtrer et trier les journaux. Une fois qu'un journal a été créé, son statut est En cours.

Avant de créer un journal, vérifiez le point de vue pour vous assurer que le scénario, l'année, la période et la valeur sont ceux pour lesquels vous voulez saisir des ajustements.

Vous pouvez faire glisser des dimensions Entity, ICP et toutes les dimensions libres de la grille vers le PDV, et inversement. Si toutes les dimensions des lignes de détail du journal sont identiques, la dimension est déplacée vers les informations d'en-tête de PDV. Si elles sont différentes, elles sont conservées dans les détails du journal. La dimension Account reste sur la ligne de détail et toutes les autres dimensions restent dans l'en-tête. Si vous créez un journal pour une seule entité, vous pouvez utiliser la dimension Entity dans l'en-tête du PDV sans la faire glisser vers les lignes du journal.

Lorsque vous saisissez les données d'un journal, vous pouvez analyser ce dernier et vérifier que les écritures sont valides. Vous avez donc la possibilité d'effectuer toutes les modifications nécessaires avant d'imputer le journal. Reportez-vous à la section Analyse des journaux.

Pour créer un journal de type "normal" :

  1. Sélectionnez Consolidation, puis Journaux et Gérer.
  2. Sélectionnez Nouveau et l'une des options suivantes :

    • Pour créer un journal, sélectionnez Journal.

    • Pour utiliser un modèle de journal, sélectionnez Journal à partir du modèle, choisissez le modèle et cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le point de vue, cliquez sur un nom de dimension et dans Sélection des membres, sélectionnez les membres de dimension.
  4. Pour Libellé, entrez un libellé de journal.

    Remarque :

    Le libellé ne doit pas excéder 20 caractères. N'utilisez pas les caractères suivants : . + - */ # {} ; , @ " Si vous devez saisir d'autres caractères spéciaux pour le libellé ou la description, vous devez entrer le libellé ou la description entre guillemets doubles.

  5. Dans Type d'équilibre, sélectionnez l'un des types suivants : Equilibré, Non équilibré ou Equilibré par entité.
  6. Dans Type, sélectionnez Normal.
  7. Facultatif : dans la liste déroulante Groupe, choisissez le groupe auquel vous voulez affecter le journal.

    Remarque :

    Le groupe de journaux en question doit déjà être défini dans l'application. Reportez-vous à la section Création de groupes de journaux.

  8. Sous Classe de sécurité, sélectionnez une classe de sécurité ou utilisez la classe de sécurité par défaut.
  9. Facultatif : saisissez une description pour le journal.
  10. Pour Compte, sélectionnez un compte à l'aide de l'une de ces méthodes, puis cliquez sur OK :

    • Cliquez deux fois sur une ligne de compte.

    • Cliquez sur Choisir les membres.

    • Sélectionnez Actions et Choisir les membres.

  11. Facultatif : pour déplacer les dimensions du PDV vers les lignes de la table, cliquez sur Déplacer les dimensions vers la table.

    Conseil :

    Pour déplacer les dimensions sélectionnées des lignes vers le PDV, cliquez sur la ligne, puis sur Déplacer les dimensions vers le PDV.

  12. Saisissez un ajustement dans la colonne Débit ou Crédit.
  13. Facultatif : pour ajouter des lignes, sélectionnez Actions et Ajouter des lignes. Les lignes sont insérées au bas du journal.

    Conseil :

    Pour supprimer des entrées, sélectionnez les lignes et cliquez sur Supprimer la ligne, ou sélectionnez Actions et Supprimer la ligne.

  14. Facultatif : analysez le journal et vérifiez que les entrées sont valides. Enregistrez le journal et cliquez sur Analyser. Reportez-vous à la section Analyse des journaux.
  15. Pour enregistrer le journal, cliquez sur Enregistrer.