Les journaux extournables automatiquement permettent de saisir des ajustements que vous voulez extourner la période suivante, par exemple, les ventes ou les achats qui seront respectivement encaissés ou décaissés au cours de la période à venir. Les journaux extournables automatiquement concernent deux périodes de données. Vous imputez un journal extournable automatiquement pour soumettre les valeurs d'une période à des ajustements. Lorsque vous imputez le journal extournable automatiquement, le système crée automatiquement un journal (appelé journal extourné automatiquement) pour extourner ces écritures de retraitement pour la période suivante et lui affecte le statut Approuvé. Vous pouvez donc l'imputer afin que l'extourne prenne effet.
Par exemple, vous pouvez créer et imputer un journal extournable automatiquement qui ajuste les comptes en janvier. Le système crée un journal extourné automatiquement qui extourne ces ajustements en février.
Le journal extourné automatiquement étant généré automatiquement par le système, il peut uniquement être imputé ou avec imputation annulée. Si vous annulez l'imputation d'un journal extourné automatiquement, son statut passe de Imputé à Approuvé.
Si vous annulez l'imputation du journal extournable automatiquement d'origine que vous avez créé, le système supprime le journal extourné automatiquement et généré automatiquement pour la période suivante. Il est impossible d'annuler l'imputation d'un journal extournable automatiquement après l'imputation du journal extourné correspondant.
Pour créer des journaux extournables automatiquement :
Sélectionnez Consolidation, puis Journaux et Gérer.
Sélectionnez Nouveau et l'une des options suivantes :
Pour créer un journal, sélectionnez Journal.
Pour utiliser un modèle de journal, sélectionnez Journal à partir du modèle, choisissez le modèle et cliquez sur OK.
Pour modifier le point de vue, cliquez sur un nom de dimension et dans Sélection des membres, sélectionnez les membres de dimension.
Pour Libellé, entrez un libellé de journal.
Remarque :
Le libellé ne doit pas excéder 20 caractères. Les caractères suivants ne doivent pas être utilisés : . + - */ # {} ; , @ ”
Dans Type d'équilibre, sélectionnez l'un des types suivants : Equilibré, Non équilibré ou Equilibré par entité.
Dans Type, sélectionnez Extournable automatiquement.
Facultatif : dans la liste déroulante Groupe, choisissez le groupe auquel vous voulez affecter le journal.
Remarque :
Le groupe de journaux en question doit déjà être défini dans l'application. Reportez-vous à la section Création de groupes de journaux.
Sous Classe de sécurité, sélectionnez une classe de sécurité ou utilisez la classe de sécurité par défaut.
Facultatif : saisissez une description pour le journal.
Pour Compte, sélectionnez un compte à l'aide de l'une de ces méthodes, puis cliquez sur OK :
Cliquez deux fois sur une ligne de compte.
Cliquez sur Choisir les membres.
Sélectionnez Actions et Choisir les membres.
Facultatif : pour déplacer les dimensions du PDV vers les lignes de la table, cliquez sur Déplacer les dimensions vers la table.
Conseil :
Pour déplacer les dimensions sélectionnées des lignes vers le PDV, cliquez sur la ligne, puis sur Déplacer les dimensions vers le PDV.
Saisissez un ajustement dans la colonne Débit ou Crédit.
Facultatif : pour ajouter des lignes au journal, sélectionnez Actions et Ajouter des lignes. Les lignes sont insérées au bas du journal.
Conseil :
Pour supprimer des entrées, sélectionnez les lignes et cliquez sur Supprimer la ligne, ou sélectionnez Actions et Supprimer la ligne.
Facultatif : analysez le journal et vérifiez que les entrées sont valides. Enregistrez le journal et cliquez sur Analyser. Reportez-vous à la section Analyse des journaux.
Pour enregistrer le journal, cliquez sur Enregistrer.