Exemple de flux de tâches pour des transactions intragroupes

Gérer les codes de motif

L'administrateur définit des codes de motif dans l'application à utiliser pour le processus de rapprochement intragroupe. Les utilisateurs peuvent effectuer une sélection dans cette liste lorsqu'ils traitent des transactions intragroupes.

Ouverture d'une période pour les transactions intragroupes

Avant de pouvoir effectuer une action sur les transactions intragroupes, l'administrateur doit ouvrir des périodes de transactions. Au cours de ce processus, l'administrateur définit aussi la configuration requise de Valider avant imputation et le seuil de tolérance à utiliser pour le processus de rapprochement.

Charger des transactions

Vous pouvez charger des transactions dans le système à partir des fichiers ASCII externes. Vous pouvez aussi saisir les transactions manuellement.

Gestion des transactions

Vous pouvez afficher la liste des transactions, modifier les sélections d'entité et de partenaire et sélectionner d'autres critères de filtrage pour visualiser les transactions.

Modifier des transactions

Vous pouvez apporter des modifications à une transaction, par exemple en lui ajoutant des commentaires.

Exécuter un rapport de transactions

Vous pouvez exécuter un rapport de transactions afin d'afficher une liste de transactions selon différents critères de filtrage.

Exécution d'un rapport de rapprochement par ID de transaction

Vous pouvez commencer par exécuter le rapport de rapprochement afin de savoir quelles sont les transactions qui doivent être rapprochées.

Rapprochement automatique par ID de transaction

Vous pouvez rapprocher les transactions à l'aide de l'ID de transaction ou de l'ID de référence. Le système met les transactions à jour avec un statut rapproché et un code rapproché. Vous pouvez aussi enregistrer les paramètres de rapprochement dans un modèle de rapprochement à utiliser par la suite.

Exécution d'un rapport de rapprochement par compte

Cette option permet d'afficher le rapport de rapprochement des transactions en fonction des différents comptes plutôt que d'une transaction ou d'une facture spécifique.

Rapprochement automatique par compte

Cette option est utile pour rapprocher les transactions lorsque l'application ne dispose pas d'un rapprochement exact de l'ID et des détails de la transaction. Pour éviter une éventuelle non-correspondance, vous pouvez effectuer d'abord un rapprochement automatique par ID, puis un rapprochement automatique par compte.

Rapprochement manuel des transactions

Une fois le rapprochement automatique effectué, vous pouvez trouver des transactions qui devraient être rapprochées même si elles ne répondent pas aux critères de rapprochement pour le processus. Vous pouvez sélectionner certaines transactions et les rapprocher manuellement. Le processus de rapprochement met à jour le statut rapproché et attribuer un code rapproché.

Annulation du rapprochement des transactions

Au cours du rapprochement, vous aurez peut-être besoin d'annuler manuellement le rapprochement de certains groupes de transactions. Lorsque vous sélectionnez une transaction, le système affiche le groupe de transactions qui ont le même code rapproché. Vous pouvez alors annuler le rapprochement de toutes les transactions du même groupe rapproché.

Imputer des transactions

Une fois que toutes les transactions sont rapprochées, vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez imputer.

Exécuter un rapport de transactions

Une fois les transactions imputées, vous pouvez créer un rapport de transactions pour afficher le statut de chaque transaction. Ce rapport contient des informations sur le statut d'imputation, l'utilisateur qui a imputé les transactions, la date et l'heure. Vous pouvez utiliser ces données comme un rapport récapitulatif pour visualiser rapidement les informations d'imputation.

Verrouiller des entités

L'administrateur peut verrouiller les entités pour empêcher les utilisateurs d'ajouter de nouvelles transactions ou d'apporter des modifications à des entités spécifiques. Lorsqu'une entité est verrouillée, aucun autre rapprochement ne peut être effectué pour cette entité, et aucune autre transaction ne peut être imputée pour cette entité.

Réalisation d'une exploration vers le bas jusqu'aux détails de transactions à partir du rapport système de rapprochement intragroupe

Une fois que les transactions sont imputées et que les comptes intragroupes reflètent le solde de compte de ces transactions, vous pouvez exécuter le rapport système de rapprochement intragroupe afin d'afficher le rapprochement au niveau du compte de chaque transaction.

Réalisation d'une exploration amont vers les détails des transactions à partir de grilles de données ou de formulaires de saisie

Lorsque vous êtes dans une grille de données ou un formulaire de saisie, vous pouvez afficher les transactions intragroupes correspondantes. Vous ne pouvez pas modifier de transactions à partir de grilles ou de formulaires de saisie.

Fermer la période

A la fin du cycle de fermeture, lorsque vous avez terminé le traitement des transactions intragroupes, l'administrateur intragroupe ferme la période pour empêcher toute modification ultérieure des transactions. Si l'option Rapprocher/Valider avant imputation est sélectionnée pour la période, toutes les transactions ayant le statut Rapproché ou Erreur de rapprochement ayant un code de motif doivent être imputées pour pouvoir fermer la période. Lorsque vous fermez une période, celle-ci est verrouillée pour les transactions ultérieures, mais vous pouvez encore afficher les transactions ou exécuter des rapports sur les transactions de la période.