I formati per le riconciliazioni vengono selezionati o sono progettati dall'amministratore. I formati di riconciliazione determinano l'aspetto delle riconciliazioni e il tipo di informazioni che i preparatori e i revisori possono immettere.
Tutti i formati utilizzano uno dei tre metodi disponibili: Analisi conto, Confronto saldo o Analisi varianza.
Per creare i formati, procedere come segue.
Nome
Descrizione
Metodo riconciliazione
Analisi conto: i valori Saldo iniziale sistema di origine e Attività netta consentono di misurare la modifica di un conto dall'ultima riconciliazione eseguita per il conto.
Il saldo nel General Ledger viene dimostrato tramite un elenco di transazioni che devono includere il saldo finale. L'elenco di transazioni è denominato Saldo spiegato e viene confrontato con il Saldo General Ledger. Se è presente una differenza, il preparatore utilizza le schede Saldo spiegato e Adeguamenti per registrare gli adeguamenti in modo da azzerare la differenza non spiegata. Esempi di conto: prepagati, accantonamenti, riserve e immateriali. Per effettuare un'analisi conto di alta qualità, assicurarsi che l'elenco di transazioni saldi spiegati includa dettagli sufficienti per giustificare tutti gli elementi.
Assegnare nomi descrittivi nella colonna Etichetta. I nomi di etichetta vengono visualizzati nella sezione Riepilogo saldo delle riconciliazioni.
Confronto saldo: il saldo in General Ledger può essere convalidato confrontandolo con il saldo di un'origine diversa. L'origine può corrispondere a un sezionale, un rendiconto bancario, un report di sistema o un foglio di calcolo contenente un calcolo complesso.
Quando un preparatore esegue la riconciliazione di un conto utilizzando questo formato, verranno visualizzati il saldo del sistema di origine, il saldo del sottosistema e la differenza tra i due. Se è presente una differenza, il preparatore deve registrare un adeguamento nella scheda Adeguamenti sistema o Adeguamenti sottosistema.
Riconciliazione conti calcola gli Adeguamenti al sistema di origine e il Saldo sistema di origine adeguato, quindi sottrare questi valori per calcolare infine la Differenza non spiegata.
Assegnare nomi descrittivi nella colonna Etichetta.
Selezionare Nascondi per escludere dalla riconciliazione le righe desiderate. Ad esempio, se Saldo sottosistema non può mai essere errato, nascondere Adeguamenti al sottosistema e Saldo sottosistema adeguato nella scheda Proprietà per impedire agli utenti di aggiungere questi tipi di transazioni.
Il metodo Analisi varianza esegue il monitoraggio delle fluttuazioni del saldo e fornisce una spiegazione se vengono superate determinate soglie. Analisi varianza confronta i saldi per periodi di uguale durata, ad esempio tra mesi, tra trimestri o tra anni. Quando un preparatore riconcilia un conto utilizzando questo formato, fornisce una spiegazione per l'importo della varianza e lo invia alla revisione. A un livello più alto, un utente avanzato o un amministratore può esaminare le riconciliazioni di riepilogo per il rollup di queste informazioni.
Riconciliazione automatica
Condizioni riconciliazione automatica
La varianza è compresa all'interno di:
Un importo specificato: immettere il numero che riflette il valore assoluto della differenza che determina se deve essere effettuata la riconciliazione automatica per i profili che utilizzano questo formato.
Una percentuale del saldo per il periodo corrente: immettere la percentuale che riflette l'importo della differenza (misurata come percentuale del saldo del periodo corrente) che determina se la riconciliazione automatica deve essere effettuata per i profili che utilizzano questo formato.
Richiesta differenza non spiegata pari a 0 (per i formati Analisi conto e Confronto saldo):
A seconda del metodo di riconciliazione scelto, nella riconciliazione viene calcolata la differenza non spiegata in base alle formule seguenti:
Per formati Analisi conto: Saldo sistema di origine meno Saldo spiegato e meno Adeguamenti.
Per formati Confronto saldo: Saldo sistema di origine meno Saldo sottosistema, meno Adeguamenti al sistema di origine e meno Adeguamenti al sottosistema.
Gli amministratori possono specificare se per il formato è richiesta una differenza non spiegata pari a 0. Se richiesta, il preparatore non può sottomettere la riconciliazione per la revisione finché non vengono creati adeguamenti per l'intera differenza tra il saldo del sistema di origine e il saldo spiegato o del sottosistema.