Quando gli amministratori creano task automatici di sistema, per motivi di sicurezza specificano un account utente mediante il quale eseguire il task. Per garantire la sicurezza, possono richiedere l'autorizzazione per eseguire il task se si modifica l'utente specificato o se i parametri di un task vengono modificati da un utente diverso dall'assegnatario o dal proprietario del task. Per i task automatici di sistema, se un utente diverso da quello specificato quale Esegui con nome o dal proprietario modifica i parametri, il task deve essere autorizzato. L'autorizzazione garantisce che l'utente che esegue il task automatico di sistema disponga dei privilegi di sicurezza per l'applicazione e i dati su cui viene eseguito il task.
Gli amministratori possono inviare una richiesta tramite e-mail agli utenti per ottenere l'autorizzazione. È possibile accedere alla finestra di dialogo Autorizzazione dal collegamento presente nel messaggio e-mail o accedendo all'applicazione.
Quando è programmata l'esecuzione del task automatico di sistema, se l'autorizzazione non viene fornita, il task non viene eseguito e lo stato viene modificato in Controllo necessario. Se il task è assegnato all'utente corrente, viene visualizzato nell'Elenco lavori personale. L'indicazione Controllo necessario viene mostrata nell'Elenco task anche per i task per cui è necessaria l'autenticazione.
Per autorizzare un task, procedere come segue.