Ogni task segue un ciclo di vita, i cui stati sono In sospeso, Aperto, Chiuso o Errore (solo per i task automatici). Per far passare il task attraverso il ciclo di vita, è necessario definire un flusso di lavoro, gestito dai proprietari del task. Gli assegnatari sono gli utenti che hanno la responsabilità di lavorare a un task, mentre gli approvatori devono ratificare il task affinché possa essere chiuso. È possibile avere più livelli di approvazione.
Nella pagina Azioni task è possibile visualizzare il flusso di lavoro per qualsiasi task. Il flusso di lavoro mostra il ciclo di approvazione del task e il nome dell'utente, il ruolo di accesso (assegnatario o approvatore), lo stato e le date in cui l'utente ha eseguito l'azione.
Quando lo stato del task passa da In sospeso ad Aperto, la responsabilità corrente viene assegnata all'assegnatario. Se non è stato definito alcun assegnatario, la responsabilità viene assegnata al proprietario del task.
Quando un assegnatario sottomette un task, la responsabilità passa all'approvatore. Se non sono stati definiti approvatori per il task, lo stato diventa Chiuso.
Quando un approvatore approva un task, la responsabilità passa all'approvatore del livello successivo. Se non sono stati definiti livelli ulteriori, lo stato del task diventa Chiuso.
Se un approvatore rifiuta un task in qualsiasi livello di approvazione, la responsabilità passa all'assegnatario (oppure al proprietario se non sono stati definiti assegnatari).
Per visualizzare il flusso di lavoro, procedere come segue.