Durante il processo di chiusura, gli utenti possono ricevere notifiche via e-mail relative ai task assegnati e possono fare clic sui collegamenti nel messaggio per accedere direttamente ai task. In alternativa possono accedere a Oracle Hyperion Financial Close Management per verificare e aprire i task assegnati in diversi tipi di viste, ad esempio Dashboard, un'interfaccia in stile portale oppure Calendario, Gantt o Elenco di task. Una volta completati, i task vengono inviati ai revisori e agli approvatori.
Gli utenti possono inoltre generare avvisi riguardanti i problemi riscontrati durante il processo, ad esempio guasti hardware o errori software. Gli avvisi vengono inoltrati agli assegnatari e agli approvatori per la risoluzione.
Scenario 1 - Utente avanzato
L'utente avanzato imposta un template e dei task per un periodo di chiusura imminente.
L'utente avanzato accede a Financial Close Management e apre la pagina Gestisci template.
Il template Chiusura aziendale trimestrale contiene molti dei task necessari per il ciclo di chiusura trimestrale dell'azienda. Nell'elenco dei template, l'utente avanzato seleziona il template Chiusura trimestrale e lo controlla.
L'utente aziendale seleziona le date del calendario alle quali allineare i task del template e crea una programmazione dal template trimestrale.
L'utente avanzato aggiunge quindi al template un task specifico per il secondo trimestre.
L'utente avanzato apre la programmazione, che avvia il processo di chiusura.
Scenario 2 - Utente avanzato
L'utente avanzato monitora lo stato delle attività di chiusura attraverso il Dashboard.
L'utente avanzato effettua l'accesso e apre la vista Panoramica stato della dashboard per controllare lo stato delle attività fino al Giorno 3.
Dal Dashboard l'utente esegue il drilling verso il basso per visualizzare i dettagli delle attività non completate.
L'utente avanzato verifica i commenti o gli allegati aggiunti ai task aperti dagli utenti assegnati.
Scenario 3 - Approvatore
Un utente al quale è assegnato il ruolo di approvatore verifica un task corrente per determinare se può essere approvato.
L'approvatore assegnato riceve una notifica via e-mail di un task in sospeso, Verifica input MD&A per invio a Servizi.
Nell'e-mail il revisore seleziona il collegamento a Verifica input MD&A per invio a Servizi.
Viene avviata la pagina Azioni task con la descrizione del processo.
Il revisore esamina il documento sottomesso dall'utente al completamento del task per verificarne la completezza.
Il revisore immette ulteriori commenti, verifica le risposte alle domande e approva l'invio.
Se è richiesto un altro livello di approvazione, il task viene inoltrato al successivo approvatore. Se invece si tratta dell'ultima approvazione richiesta, il task viene completato e viene eseguito il task successivo, se è pronto.
Il revisore può rifiutare un task anziché approvarlo. In tal caso il task viene riassegnato all'assegnatario.
Scenario 4 - Utente
Un utente accede all'applicazione e verifica e completa un task assegnato.
L'utente accede all'applicazione e verifica i task visualizzati nella dashboard all'interno del portlet dell'elenco lavori personale.
L'utente fa clic sul collegamento di un task assegnato, Input MD&A.
Viene avviata la pagina del task con istruzioni per il task e un documento di riferimento.
L'utente verifica le istruzioni e il documento di riferimento, elabora gli aggiornamenti, immette un commento sul task e lo sottomette per l'approvazione.
Il sistema aggiorna automaticamente lo stato del task e invia una notifica all'approvatore assegnato.
Scenario 5 - Utente
Un utente risponde a una notifica via e-mail di un task di caricamento dati, fa clic su un collegamento presente nell'e-mail, accede al prodotto dal quale caricare i dati e completa il task.
L'utente riceve una notifica via e-mail del task in sospeso Carica dati stipendi tramite Oracle Hyperion Financial Data Quality Management.
Nell'e-mail l'utente seleziona il collegamento alla pagina in cui è documentato il processo da seguire.
L'utente verifica le istruzioni per il task e seleziona il collegamento Vai a task nella pagina Azioni task per avviare FDM.
L'utente estrae i dati mediante FDM e li carica in Oracle Hyperion Financial Management.
Dopo aver completato il task, l'utente torna alla pagina Azioni task dell'applicazione.
L'utente immette un commento sul task e lo sottomette per l'approvazione.