Flusso d'esempio dei task relativi alle transazioni interaziendali

Gestione dei codici causa

L'amministratore definisce i codici causa nell'applicazione che viene utilizzata per la procedura di corrispondenza delle transazioni. Gli utenti possono selezionare dall'elenco i codici disponibili durante l'elaborazione delle transazioni interaziendali.

Apertura periodo per le transazioni interaziendali.

Per eseguire qualsiasi operazione sulle transazioni interaziendali, l'amministratore deve aprire i periodi delle transazioni. Nel corso di questo processo, l'amministratore definisce anche il requisito relativo alla corrispondenza e alla convalida prima della contabilizzazione, nonché la tolleranza da utilizzare per il processo di corrispondenza.

Caricamento transazioni

Le transazioni possono essere caricate nel sistema da file ASCII esterni. È anche possibile immettere le transazioni manualmente.

Gestione transazioni

È possibile visualizzare l'elenco di transazioni, modificare le selezioni relative all'entità e al partner e selezionare altri criteri di filtro per la visualizzazione delle transazioni.

Modifica transazioni

È possibile apportare modifiche alle transazioni, come ad esempio aggiungere dei commenti.

Esecuzione di report transazioni

È possibile eseguire un report transazioni per visualizzare un elenco di transazioni sulla base dei criteri di filtro applicati.

Esecuzione di report di corrispondenza per ID transazione

Per procedere con l'operazione di corrispondenza, è possibile eseguire un report di corrispondenza per determinare quali transazioni sia necessario abbinare.

Corrispondenza automatica per ID transazione

Le transazioni possono essere abbinate sulla base dell'ID transazione o dell'ID riferimento. Il sistema aggiorna le transazioni con uno stato e un codice di corrispondenza. Le impostazioni relative alla corrispondenza possono essere salvate in un template corrispondenza da utilizzare in un secondo tempo.

Esecuzione di report di corrispondenza per conto

Si tratta di un'altra opzione per visualizzare il report sulle transazioni corrispondenti, in cui le transazioni sono abbinate sulla base dei conti anziché in funzione della transazione o della fattura.

Corrispondenza automatica per conto

Si tratta di un'opzione utile per abbinare le transazioni quando l'applicazione non trova una corrispondenza esatta di ID transazione e dettaglio. Per evitare un possibile errore di corrispondenza, si può eseguire la corrispondenza automatica prima per ID e poi per conto.

Corrispondenza manuale delle transazioni

In seguito alla corrispondenza automatica possono rimanere delle transazioni che dovrebbero essere abbinate anche se non corrispondono ai criteri di corrispondenza utilizzati per l'operazione. È possibile selezionare alcune transazioni e abbinarle manualmente. Il processo di corrispondenza aggiorna lo stato delle transazioni per indicare che sono state abbinate e assegna un codice di corrispondenza.

Annullamento della corrispondenza delle transazioni

Durante l'operazione di corrispondenza può essere necessario annullare manualmente l'abbinamento di alcuni gruppi di transazioni. Quando si seleziona una transazione, il sistema visualizza un gruppo di transazioni aventi lo stesso codice di corrispondenza. A questo punto, è possibile annullare la corrispondenza per tutte le transazioni incluse nello stesso gruppo abbinato.

Contabilizzazione transazioni

Dopo aver abbinato le transazioni, è possibile selezionare le transazioni pronte per essere contabilizzate nel sistema.

Esecuzione di report transazioni

Dopo aver effettuato la contabilizzazione delle transazioni, è possibile generare un report transazioni per visualizzare lo stato di ciascuna transazione. Il report contiene informazioni sullo stato di contabilizzazione, l'utente che ha effettuato la contabilizzazione, la data e l'ora. Esso può essere utilizzato come report di riepilogo per visualizzare in modo rapido i dati di contabilizzazione.

Blocco entità

L'amministratore può bloccare alcune entità per evitare che gli utenti vi aggiungano nuove transazioni o vi apportino modifiche. Quando un'entità è bloccata, non è più possibile eseguire operazioni di abbinamento né è possibile contabilizzare ulteriori transazioni per l'entità stessa.

Drilling verso il basso dal report di sistema di corrispondenza interaziendale ai dettagli delle transazioni

Dopo aver contabilizzato le transazioni, i conti interaziendali riflettono il saldo dei conti relativi a tali transazioni; a questo punto è possibile eseguire il report di sistema di corrispondenza interaziendale per visualizzare la corrispondenza a livello di conto per le singole transazioni.

Drill-through ai dettagli delle transazioni dalle griglie dati o dai form di dati.

Da una griglia dati o un form di dati, è possibile visualizzare le transazioni interaziendali corrispondenti. Non è possibile apportare modifiche alle transazioni nelle griglie dati o nei form.

Chiusura periodo

Al termine del ciclo di chiusura, dopo il completamento dell'elaborazione delle transazioni interaziendali, l'amministratore interaziendale chiude il periodo per impedire ulteriori modifiche alle transazioni. Se l'opzione di abbinamento/convalida prima della contabilizzazione è selezionate per il periodo, tutte le transazioni abbinate o con abbinamento erroneo con codice causa devono essere contabilizzate prima che un periodo possa essere chiuso. Quando si chiude un periodo, il periodo viene bloccato e non è possibile immettere nuove transazioni, tuttavia è sempre possibile visualizzare i dati ed eseguire report relativi a transazioni già incluse nel periodo.