È possibile impostare il modulo Controllo processo in modo da attivare gli avvisi e-mail in base al cambiamento dello stato nel controllo del processo. È ad esempio possibile inviare un avviso e-mail per comunicare che un'unità di processo è pronta per la promozione al livello successivo. È possibile generare avvisi per le azioni Primo passaggio, Livello revisione (da 1 a 10), Inviato, Approvato e Pubblicato. Non si possono generare avvisi se l'unità di elaborazione si trova al livello Non avviato né per l'azione di firma dell'approvazione.
Per utilizzare gli avvisi e-mail per Controllo processo, l'amministratore deve abilitare una impostazione dei metadati di Gestione processi per lo scenario dell'unità di processo. Per informazioni sugli avvisi, fare riferimento alla sezione Utilizzo degli avvisi e-mail.
Quando si esegue un'azione di verifica di un processo nel modulo Controllo processo o in una griglia dati, il sistema genera automaticamente avvisi e-mail e li invia agli utenti interessati in base alle assegnazioni a livello di verifica. Prima dell'azione di controllo processo il sistema invia avvisi e-mail agli utenti al livello precedente, mentre dopo l'azione di controllo processo li invia agli utenti al livello corrente. Quando viene generato l'avviso, l'utente che ha eseguito l'azione riceve un messaggio di conferma che contiene l'azione eseguita, le unità di processo interessate e i nomi degli utenti che ricevono gli avvisi per ogni unità di processo, nonché eventuali commenti sull'azione.