Le variabili utente fungono da filtri nei form e consentono ai responsabili della pianificazione di concentrarsi solo su determinati membri, ad esempio un reparto. Per poter associare una variabile utente a un form, è necessario prima creare la variabile utente. Quando si creano form con variabili utente, i responsabili della pianificazione devono innanzitutto selezionare i valori delle preferenze per la variabile prima di aprire i form. In seguito, i responsabili della pianificazione possono modificare la variabile nel form solo se si tratta di variabili utente dinamiche. In caso contrario, devono continuare a impostare la variabile nelle preferenze. Se, ad esempio, si crea una variabile utente denominata Divisione, i responsabili della pianificazione devono selezionare una divisione prima di utilizzare il form.
Quando i responsabili della pianificazione selezionano una variabile per un form per la prima volta, utilizzano le preferenze. In seguito, la variabile potrà essere aggiornata nelle preferenze o nel form. Per informazioni sulla selezione di variabili utente come membri, fare riferimento alla sezione Informazioni sulla selezione di variabili utente come membri.