Os formatos para reconciliações são selecionados ou projetados pelo Administrador. Os Formatos de Reconciliação determinam a aparência que as reconciliações terão e o tipo de informação que os preparadores e revisores poderão inserir.
Todos os formatos se baseiam em um destes três métodos: Análise da Conta, Comparação de Saldo ou Análise de Variação.
Para criar formatos:
Nome
Descrição
Método de Reconciliação
Análise de Conta—As opções Saldo Inicial do Sistema de Origem e Atividade Líquida oferecem o recurso de medir a alteração em uma conta a partir da última reconciliação executada para a conta.
O saldo no razão geral é substanciado por uma listagem de transações que deve compreender o saldo final. Essa lista de transações é chamada de Saldo Explicado e é comparada com o Saldo do General Ledger. Se houver uma Diferença, o preparador usará as guias Saldo Explicado e Ajustes para registrar ajustes a fim de obter diferença não explicada abaixo de zero. Exemplos de contas: pré-pagas, provisão, reservas e intangíveis. A chave pra uma análise de conta de alta qualidade é garantir que a lista de transações de saldo explicadas inclua detalhes suficientes para justificar todos os seus itens.
Na coluna Rótulo, atribua nomes descritivos. Os nomes de rótulos são exibidos na seção Resumo do Saldo de reconciliações.
Comparação de Saldo—O saldo do general ledger pode ser substanciado pela sua comparação com um saldo de outra origem. Essa origem pode ser um sub-razão, um extrato bancário, um relatório do sistema ou uma planilha contendo um cálculo complexo.
Quando um preparador reconcilia uma conta usando esse formato, ele vê o Saldo do Sistema de Origem, o Saldo do Subsistema e a Diferença entre os dois. Se houver uma diferença, o preparador deverá gravar um ajuste nas guias Ajustes do Sistema ou Ajustes do Subsistema.
O Account Reconciliation Manager calcula então os Ajustes no Sistema de Origem e o Saldo do Sistema de Origem Ajustado, e subtrai esses dois para calcular a Diferença Não explicada.
Na coluna Rótulo, atribua nomes descritivos.
Selecione Ocultar para excluir linhas da reconciliação. Por exemplo, se o Saldo do Subsistema nunca puder estar incorreto, na guia Propriedades, oculte Ajustes para o Subsistema e saldo do Subsistema Ajustado para evitar que os usuários adicionem esses tipos de transações.
O método Análise de Variação garante que as flutuações de saldo sejam monitoradas e explicadas se determinados limites forem excedidos. A Análise de Variação compara saldos entre períodos, como mês a mês ou ano a ano. Quando um preparador reconcilia uma conta usando esse formato, ele fornece uma explicação para o valor de variação e envia para revisão. Em um nível mais detalhado, um usuário avançado ou administrador pode examinar reconciliações resumidas que consolidam essas informações.
Reconciliação Automática
Condições de Reconciliação Automática
A Variação está dentro de:
Um valor especificado: Insira um número que reflita o valor absoluto da diferença que determina quando a reconciliação automática será executada para perfis usando este Formato.
Um percentual do saldo do período atual: Insira um percentual que reflita o valor da diferença (medida como um percentual do saldo do período atual) que determina quando a reconciliação automática será executada para perfis que usam este Formato.
Exige 0 diferença não explicada (Para os formatos Análise da Conta e Comparação de Saldo):
Dependendo do método de reconciliação escolhido, a reconciliação calcula a diferença não explicada como:
Para Formatos de Análise da Conta: O Saldo do Sistema de Origem, menos o Saldo Explicado, e menos os Ajustes.
Para os Formatos de Comparação de Saldo: O Saldo do Sistema de Origem, menos o Saldo do Subsistema, menos os Ajustes no Sistema de Origem e menos os Ajustes no Subsistema.
Os administradores podem especificar se o formato requer uma diferença não explicada 0. Se for necessário, o preparador não poderá enviar a reconciliação para revisão até que os ajustes sejam criados para a diferença total entre o saldo do sistema de origem e o saldo explicado/do subsistema.