第 4章 使用電子郵件

本章內的資訊在說明如何使用 Ximian Evolution 撰寫、傳送和接收電子郵件。

使用電子郵件簡介

您可以使用 Ximian Evolution 撰寫、傳送和接收電子郵件。 您必須將電子郵件儲存在各個電子郵件資料夾中。 例如：內送郵件的預設位置是「收件匣」 資料夾。 其他的預設電子郵件資料夾包括「草稿」、「寄件匣」和「已傳送」資料夾。

當您在 Evolution 中顯示某一個電子郵件資料夾時，電子郵件視窗便會開啟。 電子郵件視窗含有一些功能表項目、工具列按鈕，以及一些可以配合電子郵件使用的窗格。 圖 4–1 所示為典型的電子郵件視窗。

圖 4–1 典型的電子郵件視窗

電子郵件視窗包含一個資料夾窗格。 資料夾窗格會顯示您可以用來儲存郵件的資料夾。 如果要顯示或隱藏資料夾窗格，請選擇「檢視」->「資料夾列」。

電子郵件視窗也包含一個郵件窗格和一個預覽窗格。 郵件窗格在視窗的上半部，它會顯示資料夾中的郵件清單。 預覽窗格位於視窗的下半部，可以預覽目前選取的郵件。 如果要顯示或隱藏預覽窗格，請選擇「檢視」->「預覽窗格」。

圖 4–2 所示為典型的郵件窗格和預覽窗格。

圖 4–2 典型的郵件窗格和預覽窗格

下列表格將列出圖 4–2 中的郵件窗格介面元件：

數字	說明
1	搜尋列。 您可以使用搜尋列，針對目前資料夾裡的所有郵件執行簡單搜尋。 例如：您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。
2	欄位標題。 在郵件窗格中，郵件是以表格的形式排列。 表格的列則包含了郵件的標頭資訊。 欄代表了郵件的資訊欄位，例如：郵件的寄件者、郵件的主旨等等。 根據預設，郵件窗格會從左至右地顯示下列各欄：  狀態 附件 重要 寄件者 主題 日期

依據郵件的狀態而定，郵件清單中的郵件標頭資訊會以不同的格式顯示。 圖 4–2 說明了郵件清單中的這些格式。 下列表格將列出並說明郵件標頭資訊的格式：

數字	格式	說明
3	粗體	尚未閱讀這封郵件。
4	未設定格式	已經閱讀這封郵件。
5	紅色	已標示這封郵件為重要。
6	反白顯示	目前已選取這封郵件。

您可以使用電子郵件視窗執行所有的電子郵件相關工作，例如：閱讀、撰寫和傳送郵件。 Evolution 可以讓您以資料夾來組織您的郵件。 如果需要郵件窗格中各種圖示的相關資訊，請參閱附錄 B, 郵件圖示。

有關 Evolution 中各項電子郵件功能的詳細資訊，請參閱 第 5章, 使用進階電子郵件功能。

接收郵件

如果要接收郵件，請選擇「動作」->「傳送/接收」。 一般而言，新郵件會顯示在您的「收件匣」中。 如果收到了新的郵件，它們在「收件匣」的標題會以粗體顯示。 「收件匣」標題的旁邊，則會顯示新郵件的數目。

顯示郵件

您可以儲存和列印郵件， 也可以變更郵件的顯示方式。

開啟郵件

在郵件清單中連按兩下特定郵件。 或者，在郵件清單選取您要開啟的郵件，然後選擇「檔案」->「開啟電子郵件」。

儲存郵件

如果要將郵件儲存為檔案，請開啟郵件，然後選擇「檔案 」->「另存新檔」。 請在「另存郵件」對話方塊中，輸入檔案名稱，然後按一下「確定」。

列印郵件

如果要列印郵件，請開啟郵件，然後選擇「檔案」->「列印」。 然後從「列印郵件」對話方塊中選取需要的選項，再按一下「列印」。

如果要預覽郵件列印的樣子，請選擇「檔案」->「預覽列印」。

檢視郵件的附件

附件是指包含在郵件內的檔案。 如果您要傳送檔案給別人，可以將檔案附加到郵件中。 如果郵件含有附件，每一個附件都會在郵件底部以一個按鈕顯示。 如果您的系統可以辨識附件的檔案類型，按鈕上即會顯示該檔案類型的圖示。

您可以對附件執行下列動作：

動作	操作說明
檢視郵件的附件	按一下按鈕左邊的右箭頭圖示。 或者，按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後從快顯功能表選擇「檢視行內」。 如果郵件中已經顯示出附件的話，請按一下按鈕左邊的向下箭頭圖示，來隱藏附件。 或者，按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後從快顯功能表選擇「隱藏」。
儲存附件	請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後選擇快顯功能表上的「儲存附件」。 此時便會顯示「儲存附件」對話方塊。 請使用「儲存附件」對話方塊儲存附件。
在應用程式中開啟附件	如果您的系統可以辨識附件的檔案類型，便可以在應用程式中開啟附件。 如果要開啟附件，請按一下按鈕右邊的向下箭頭，然後從快顯功能表選擇「在 ＜應用程式＞ 中開啟」。

傳送郵件

您可以傳送新的郵件、回覆接收的郵件，或轉寄已接收的郵件。 您可以在郵件視窗中的下列欄位，輸入要傳送郵件的地址：

收件者

請在這個欄位中輸入要傳送郵件的地址。

副本

寄送郵件的副本，就表示要寄送郵件副本給另一個地址。 請在這個欄位中，輸入要寄送郵件副本的地址。 如果要顯示「副本」欄位，請選擇郵件視窗中的「檢視」->「副本欄位」。

密件副本

請在這個欄位中，輸入要寄送郵件密件副本的地址。 寄送郵件的密件副本時，密件副本的地址並不會出現在寄出的郵件中。 如果要顯示「密件副本」欄位，請選擇郵件視窗中的「檢視」->「密件副本欄位」。

您也可以使用「收件者」、「副本」和「密件副本」按鈕來選取您要傳送郵件的聯絡人。 有關如何從聯絡人清單新增聯絡人到「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱選取要傳送郵件的收件聯絡人 。

傳送新的郵件

如果要撰寫並傳送新的郵件，請執行下列步驟：

1. 選擇「檔案」->「新增」->「郵件訊息」。 或者，請選擇「動作」->「撰寫新郵件」。

2. 請使用「撰寫郵件」視窗撰寫您的郵件。 下列表格說明的，是「撰寫郵件」視窗中的各項元素：

   元素	說明
   寄件者	如果您有多個電子郵件帳號，請使用這個下拉式清單選取要放入郵件「寄件者」欄位的電子郵件地址。
   簽名檔	如果要在郵件中加入簽名檔，請使用這個下拉式清單，選取要加入的簽名檔。 您可以選取由電子郵件帳號資訊自動產生的簽名檔。 您也可建立自訂的簽名。 有關簽名的詳細資訊，請參閱設定郵件編輯器喜好設定 。
   收件者	請輸入要傳送郵件的電子郵件地址。 如果要傳送郵件給多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。  有關如何從聯絡人清單新增聯絡人到「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱選取要傳送郵件的收件聯絡人 。
   主旨	請在這個文字方塊中，輸入簡短的郵件主旨。
   內文	請在「主旨」欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的內容。 您可以格式化要傳送的郵件。 關於詳細的資訊，請參閱撰寫郵件 。

3. 您可以將檔案附加到郵件。 如果要將檔案附加到郵件，請執行下列步驟：

   1. 在「撰寫郵件」視窗中，選擇 「插入 」->「附件」。 此時便會顯示「附件」對話方塊。

   2. 請使用這個對話方塊，選取要附加到郵件的檔案。 選取檔案後，請按一下「確定」。 在「撰寫郵件」視窗的附件窗格中，會以一個圖示顯示每個附件。

4. 如果要傳送郵件，請選擇「檔案」->「傳送」。

回覆郵件

執行下列步驟：

1. 開啟含有您要回覆之郵件的資料夾。 在郵件清單中，選取要回覆的郵件。

   或者，開啟您要回覆的郵件。

2. 如果要回覆給郵件的寄件者，請選擇「動作」->「回覆寄件者」。

   如果要回覆郵件的寄件者，以及收到郵件副本的所有人， 請選擇「動作」->「全部回覆」。

   您可以從郵件收件人清單回覆郵件，讓您的回覆只會傳送給郵件收件人清單，不會傳送給寄件者，也不會傳送給收到郵件副本的個人。 如果要執行這個動作，請選擇「動作」->「回覆至清單」。

   此時便會顯示新的郵件視窗。 依據個人喜好設定的不同，這封新郵件可能會包含原始郵件。

3. 請在「主旨」欄位和格式工具列底下的視窗區域中，輸入郵件的內容。

4. 如果要傳送郵件，請選擇「檔案」->「傳送」。

轉寄郵件

您可以將郵件轉寄給其他的地址。 轉寄郵件的方式有好幾種， 下列表格將說明轉寄郵件的方式：

轉寄為	說明
附件	將要轉寄的郵件做為檔案附加到新的郵件。
行內	將要轉寄的郵件插入新郵件的內文中。 這種方式適用於要引用轉寄郵件內文的情況。
引用	在新郵件的內文中插入轉寄的郵件，並且在每一行轉寄的郵件前面插入某些字元，例如：大於符號 (>)。 這種方式適用於要引用轉寄郵件內文，並且要明顯標示引用的各行。
重新導向	轉寄郵件並保留郵件標頭資訊。 例如：假設您收到 Alex Popov 的郵件，並將郵件重新導向給 Joe Garcia。 當 Joe Garcia 開啟郵件時，Alex Popov 便會成為郵件的寄件者。  這種方式適用的情況，是當您收到郵件後發現自己並不是最適當的收件者。 例如：您是在客服部門工作，但是卻收到詢問報價的郵件。

如果要轉寄郵件，請執行下列步驟：

1. 開啟含有要轉寄之郵件的資料夾。 在郵件清單中，選取要轉寄的郵件。

   或者，您可以開啟要轉寄的郵件。

2. 選擇「動作」->「轉寄郵件」。 此時便會顯示新的郵件視窗。

   或者，您可以使用「動作」->「轉寄」功能表，以其他的方式轉寄郵件。 下列表格將說明如何使用其他方式轉寄郵件：

   如果要轉寄郵件為...	請選擇...
   附件	「動作」->「轉寄」->「附加」
   行內	「動作」->「轉寄」->「行內」
   引用	「動作」->「轉寄」->「引用」
   重新導向	「動作」->「轉寄」->「重新導向」

3. 在「收件者」欄位中，輸入要轉寄郵件的電子郵件地址。 如果要轉寄郵件給多個地址，請使用逗號來分隔這些地址。

   有關如何新增聯絡人到「收件者」欄位的詳細資訊，請參閱選取要傳送郵件的收件聯絡人 。

4. 如果要在郵件中加入更多的文字，請在「主旨」欄位和格式工具列底下的區域中輸入文字。

5. 如果要傳送郵件，請選擇「檔案」->「傳送」。

您可以指定轉寄方式。 如需更多資訊，請參閱設定郵件編輯器喜好設定 。

選取要傳送郵件的收件聯絡人

您可以從聯絡人資料夾新增聯絡人到 郵件的「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位。

如果要新增聯絡人到郵件，請執行下列步驟：

1. 如果要新增聯絡人，請按一下郵件中的「收件者」、「副本」或「密件副本」按鈕。 「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊便會出現。

2. 請用這個「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊新增聯絡人到您的郵件。 下表將說明「從通訊錄選擇連絡人」對話方塊中的各項元素：

   元素	說明
   資料夾	按一下資料夾選擇器按鈕，可以選取您要從裡面選取聯絡人的聯絡人資料夾。  有關如何指定預設聯絡人資料夾的詳細資訊，請參閱設定資料夾喜好設定。
   分類	從下拉式清單選取聯絡人所屬的分類。 位於對話方塊下半部的聯絡人清單會顯示該分類中的所有聯絡人。   如果要顯示所有分類中的聯絡人，請選取「所有分類」。
   名稱文字方塊	輸入要搜尋的聯絡人名稱，然後按一下「尋找」按鈕，即可在聯絡人清單中尋找聯絡人。
   聯絡人清單	列出目前資料夾中的所有聯絡人和聯絡人清單。 清單的內容會因下列因素而異：  您選取的資料夾。 您選取的分類。 您是否要搜尋名稱。 您是否要新增聯絡人到「收件者」、「副本」、「密件副本」欄位。
   收件者	如果要新增聯絡人到郵件的「收件者」欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下「收件者」按鈕。
   副本	如果要新增聯絡人到郵件的「副本」欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下「副本」按鈕。
   密件副本	如果要新增聯絡人到郵件的「密件副本」欄位，請在聯絡人清單中選取聯絡人，然後按一下「密件副本」按鈕。

3. 按一下「確定」將聯絡人新增到郵件的「收件者」、「副本」和「密件副本」欄位，然後關閉對話方塊。

撰寫郵件

您可以剪下、複製和貼上您所撰寫的郵件內容。 您可以搜尋文字並且取代找到的文字。 您可以檢查郵件的拼字。 您也可以儲存郵件的草稿。

編輯郵件內容

當您在郵件撰寫視窗工作時，您可以編輯郵件的內容。 您可以用下列方式編輯郵件內容：

• 如果要選取郵件中的所有文字，請選擇「編輯」->「全選」。

• 如果要從郵件移除文字，並且將這些文字放在剪貼簿上，請在郵件中選取文字，然後選擇「編輯」->「剪下」。

• 如果要從郵件將文字複製到剪貼簿，請在郵件中選取文字，然後選擇「編輯」->「複製」。

• 如果要從剪貼簿將文字貼到郵件中，請將游標放在郵件中您要插入文字的地方。 然後選擇「編輯」->「貼上」。

• 如果要以引用方式將文字從剪貼簿貼到郵件，請將游標放在郵件中您要插入文字的地方。 然後選擇「編輯」->「貼上引用」。 這些文字便會插入郵件中，並且在每一行插入文字的前面加上大於符號 (>)。

使用還原

如果要還原上一個編輯動作，請選擇「編輯」->「還原」。

如果稍後您決定不要還原這個動作，請選擇「編輯」->「恢復撤消指令」。

檢查郵件中的拼字

如果要檢查郵件中的拼字，請選擇「編輯」->「為文件進行拼字檢查」。

當拼字檢查程式發現拼錯的單字時，「拼字檢查程式」對話方塊便會顯示用來取代誤拼單字的建議清單。 您可以從「拼字檢查程式」對話方塊執行下列動作：

• 如果要用「拼字檢查程式」對話方塊中建議的某一個單字取代拼錯的單字，請選取這個建議的單字，然後按一下「替代」按鈕。

• 如果要忽略拼錯的單字，請按一下「忽略」按鈕。 拼字檢查程式便不會再將這個字識別為拼錯的單字。

• 如果不要變更目前的字並且移到下一個拼錯的單字，請按一下「略過」按鈕。

• 如果不要變更目前的字並且移到上一個拼錯的單字，請按一下「向後」按鈕。

• 如果要將這個拼錯的單字新增到字典，請從「新增至字典」下拉式清單選取字典，然後按一下「新增字」按鈕。

Evolution 會針對您在 Evolution 喜好設定中啟用的語言檢查郵件的拼字。 如果要用其他語言檢查郵件的拼字，請選擇「編輯」->「目前的語言」，然後選取您需要的語言。

有關如何設定預設拼字檢查程式語言的詳細資訊，請參閱設定郵件編輯器喜好設定 。

儲存郵件草稿

如果您要儲存目前還不打算傳送的郵件，您可以儲存郵件的草稿。 如果要儲存正在撰寫的郵件草稿，請選擇「檔案」->「儲存草稿」。 郵件便會儲存在本機的「草稿」資料夾中。

如果要繼續編輯草稿郵件，請從本機「草稿」 資料夾開啟這封郵件，然後續續完成它。

如果要傳送草稿郵件，請從本機「草稿」 資料夾開啟這封郵件， 在撰寫視窗中完成這封郵件，然後選擇「檔案」->「傳送」。

刪除郵件

刪除郵件時會發生下列事件：

• 郵件將移到「回收筒」資料夾。

• 如果「收件匣」已設定為顯示刪除的郵件，郵件將會以刪除線格式，出現在郵件清單上。 如果要顯示刪除的郵件，請選擇「檢視」->「隱藏已刪除郵件」，選取「隱藏已刪除郵件」功能表項目。

關於要從「回收筒」取回郵件，您可以將郵件還原刪除。 還原刪除郵件後，郵件會重新儲存於之前刪除該郵件的資料夾中。

您可以刪除資料夾，將之前刪除的郵件永久地自資料夾中移除。

您可以清空「回收筒」資料夾，永久地刪除「回收筒」的內容。 也就是說，清空「回收筒」後，即會刪除所有的資料夾中不要的資料。

刪除郵件

在郵件清單中選擇您要刪除的郵件，然後選擇「編輯」->「刪除」。

還原刪除郵件

在「回收筒」 資料夾中選擇您要還原刪除的郵件，然後選擇「編輯」->「還原刪除」。

刪除資料夾

如果要永久刪除資料夾中的郵件，請開啟該資料夾，然後選擇 「動作」->「刪除」。

清空回收筒

請選擇「動作」->「清空回收筒」。

管理郵件

以下各節將說明如何瀏覽和選取郵件。

瀏覽郵件

瀏覽郵件清單上的郵件，有好幾種方式。 表 4–1 說明了如何瀏覽郵件清單上的郵件。

表 4–1 瀏覽郵件

任務	動作
移至第一封郵件。	按 Home 按鍵。
移至最後一封郵件。	按 End 按鍵。
將郵件清單往上移一個頁面。	按一下 Page Up。
將郵件清單往下移一個頁面。	按一下 Page Down。
移至下一封郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「下一封郵件」。
移動到下一封未閱讀的郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「下一封未閱讀的郵件」。
移至下一封標示為重要的郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「下一封重要郵件」。
移至下個相關郵件中的第一封。	請選擇「動作」->「移至」->「下一封相關郵件」。
移至上一封郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「上一封郵件」。
移至上一封未閱讀的郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「上一封未閱讀的郵件」。
移至上一封標示為重要的郵件。	請選擇「動作」->「移至」->「上一封重要郵件」。

選取郵件

選取郵件清單上的郵件，有好幾種方式。 表 4–2 說明了如何選取郵件清單上的郵件。

表 4–2 選取郵件清單上的郵件

任務	動作
選取郵件	按一下郵件。
選取一組連續的郵件	按住 Shift 鍵。 在群組中的第一封郵件上按一下，然後再按一下群組中最後一封郵件。
選取多個郵件	按住 Ctrl 鍵。 按一下您要選取的多個郵件。
選取資料夾中所有的郵件	選擇「編輯」->「全選」。
反向選擇郵件	請選擇「編輯」->「反向選擇」。 目前選取的郵件會成為未選取的郵件，而未選取的郵件則會成為已選取的郵件。

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註解 –

請不要按狀態欄中的圖示來選取郵件。

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使用郵件夾

您可以將郵件儲存在資料夾中。 根據預設，Evolution 會提供下列的資料夾，供您儲存郵件：

資料夾	說明
草稿匣	儲存草稿郵件的預設資料夾。 如果您在撰寫郵件時選擇「檔案」->「儲存草稿」，這封郵件便會儲存在這個資料夾裡。 當您完成並傳送郵件後，該郵件便會從這個資料夾中刪除。
收件匣	內送郵件的預設位置。
寄件匣	含有您已經傳送的郵件，但是因為您還沒有連線到郵件伺服器，所以 Evolution 尚未將信送出。
已傳送	已傳送郵件的預設資料夾。
不使用	儲存已刪除的郵件。

如果要組織郵件，您可以建立一些資料夾，然後從「收件匣」資料夾將郵件移動或複製到其他資料夾。 關於如何使用資料夾的詳細資訊，請參閱下列各節說明。

將郵件移至資料夾

執行下列步驟：

1. 選取要移動的郵件，然後選擇「動作」->「移至資料夾」。

2. 請使用「將郵件移至」對話方塊中的樹狀目錄，選取要移動郵件的資料夾。

   如果要建立新的資料夾，請按一下「新增」按鈕。 此時便會顯示「建立新資料夾」對話方塊。 如需更多資訊，請參閱新增資料夾 。

3. 按一下「確定」。

或者，您可以從資料夾剪下某一封郵件，然後將郵件貼到其他資料夾，如下所示：

1. 選取要移動的郵件。

2. 然後選擇「編輯」->「剪下」。

3. 選取移動郵件的目標資料夾。

4. 選擇「編輯」->「貼上」。

或者，請顯示資料夾窗格，然後將郵件拖曳到資料夾窗格中的資料夾內。

將郵件複製到資料夾

執行下列步驟：

1. 選取要複製的郵件，然後選擇「動作」->「複製到資料夾」。

2. 請使用「將郵件複製到」對話方塊中的樹狀目錄，選取要複製郵件的資料夾。

   如果要建立新的資料夾，請按一下「新增」按鈕。 此時便會顯示「建立新資料夾」對話方塊。 如需更多資訊，請參閱新增資料夾 。

3. 按一下「確定」。

或者，您可以複製郵件，然後將郵件貼到其他資料夾，如下所示：

1. 選取要複製的郵件。

2. 然後選擇「編輯」->「複製」。

3. 選取要複製郵件的目標資料夾，

4. 選擇「編輯」->「貼上」。

搜尋郵件

Evolution 可以讓您搜尋郵件。 您可以搜尋個別郵件中的文字。 您可以使用搜尋列，對資料夾中的所有郵件進行簡單地搜尋。 例如：您可以搜尋包含特定文字字串的郵件。

您可以執行使用較複雜搜尋條件的進階搜尋。 例如：您可以搜尋含有附件、已加上標幟，或是在特定日期收到的郵件。 您也可以儲存您的搜尋，稍後再從「搜尋」功能表使用這些搜尋。 有關如何執行進階搜尋以及如何儲存搜尋的詳細資訊，請參閱使用進階搜尋。

搜尋郵件

執行下列步驟：

1. 開啟要搜尋的郵件。

   或者，請檢查是否已顯示預覽窗格，然後選取要搜尋的郵件。

2. 選擇「編輯」->「搜尋郵件」。

3. 在「在郵件內尋找」對話方塊的「尋找」文字方塊中，輸入您要搜尋的文字。 如果要讓搜尋區分大小寫，請選取「區分字母大小寫」選項。

4. 按一下「尋找」。 郵件中相符的項目即會反白顯示。 相符的總數會顯示於「在郵件內尋找」對話方塊。

5. 如果要關閉「在郵件內尋找」對話方塊，請按一下「關閉」。

搜尋資料夾中所有的郵件

執行下列步驟：

1. 顯示含有要搜尋郵件的資料夾。

2. 從搜尋列的下拉式清單中，選取要搜尋的郵件元件。

3. 在搜尋列上的文字方塊中，輸入要搜尋的文字。

4. 按一下「立即搜尋」按鈕。 或者，請選擇「搜尋」->「立即搜尋」。 郵件清單中便會顯示符合搜尋條件的郵件。

   如果要儲存搜尋，請選擇「搜尋」->「儲存搜尋」。 此時便會顯示「儲存搜尋」對話方塊。 在「規則名稱」文字方塊中輸入搜尋名稱，然後按一下「確定」。

   如果要清除搜尋條件並顯示資料夾中所有的郵件，請選擇「搜尋」->「清除」。 或者，請按一下搜尋列上的「清除」按鈕。