Capitolo 10 Uso degli account di Microsoft Exchange

Questo capitolo descrive l'uso di Posta e calendario con gli account di Microsoft Exchange.

Introduzione all'uso di Exchange con Posta e calendario

Posta e calendario permette di utilizzare le informazioni di Exchange. Quando si utilizza Exchange da Posta e calendario, i dati vengono memorizzati sul server di Exchange, non sul sistema locale.

È possibile operare sui seguenti tipi di cartelle di Exchange:

• Calendario

• Contatti

• Indirizzo di posta elettronica

• Attività

In Posta e calendario, è possibile abilitare un solo account di Exchange alla volta. Per informazioni sulla configurazione di un account di Exchange in Posta e calendario, vedere il Capitolo 2, Operazioni di base.

Differenze funzionali tra le cartelle di Exchange e le cartelle locali

Quando si utilizza Exchange da Posta e calendario, alcune funzioni presentano un comportamento diverso, in particolare per quanto riguarda le cartelle di Exchange e quelle locali. La tabella seguente riassume le differenze funzionali:

Quando si esegue il login nell'account di Exchange e si fa clic sul GAL, non viene visualizzato nessun contatto. Questa funzione riduce il carico di lavoro del server di catalogo globale. Per visualizzare i contatti nel GAL, eseguire una ricerca. Per maggiori informazioni su come ricercare i contatti, vedere Ricerca dei contatti.

Login nell'account di Exchange

Quando si configura un account di Exchange in Posta e calendario, l'account viene aggiunto al riquadro delle cartelle.

All'avvio di Posta e calendario, viene richiesta la password per l'account. Se si inserisce la password corretta, l'account viene presentato nel riquadro delle cartelle ed è possibile visualizzare il contenuto delle cartelle.

Assegnazione di autorizzazioni a un delegato

Exchange dispone di una funzione che permette di autorizzare altri utenti ad accedere al proprio account. Quando si assegna tale autorizzazione a un altro utente, quest'ultimo diventa un delegato. Il delegato può essere abilitato a svolgere le seguenti operazioni per conto dell'utente originale:

• Leggere e inviare messaggi di posta elettronica per conto dell'utente originale.

• Visualizzare gli appuntamenti, crearne di nuovi e aggiornare gli appuntamenti esistenti.

• Visualizzare le attività, aggiungerne di nuove e aggiornare le attività esistenti.

• Visualizzare i contatti, aggiungerne di nuovi e aggiornare i contatti esistenti.

Se Microsoft Outlook non è stato utilizzato in precedenza con l'account di Exchange, le funzioni del delegato non operano correttamente in Posta e calendario. Scegliendo Strumenti -> Impostazioni e facendo clic su Delega per Exchange, compare il messaggio Impossibile leggere l'elenco dei delegati.

Se si prevede di migrare da Outlook a Posta e calendario e si desidera usare le funzioni di delega, è necessario specificare tutte le relative opzioni in Outlook prima della migrazione.

Se le funzioni di delega non sono disponibili, è possibile impostare le autorizzazioni per le cartelle a nome di un altro utente. L'utente designato potrà aprire le cartelle così impostate nel proprio riquadro delle cartelle. Per informazioni su come impostare le autorizzazioni di accesso per una cartella, vedere Impostare le autorizzazioni per una cartella. Per informazioni su come aprire la cartella di un altro utente, vedere Aprire la cartella di un altro utente.

Configurare un utente come delegato

Procedere come segue:

1. Scegliere Strumenti -> Impostazioni.

2. Fare clic su Delega per Exchange nel riquadro di sinistra.

3. Nella scheda Delega ad altri, fare clic su Aggiungi.

4. Inserire il nome dell'utente nel campo Delega a della finestra di dialogo Seleziona utente. In alternativa, per selezionare un utente da un GAL o da un elenco di contatti, fare clic sul pulsante Rubrica. Usare la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica per selezionare un utente.

5. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Seleziona utente per configurare l'utente come delegato.

6. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Impostazioni.

Specificare le autorizzazioni di accesso per un delegato

Procedere come segue:

1. Scegliere Strumenti -> Impostazioni.

2. Fare clic su Delega per Exchange nel riquadro di sinistra.

3. Nella scheda Delega ad altri, selezionare il delegato di cui si desidera modificare le autorizzazioni e fare clic su Modifica.

4. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni per nome_utente, selezionare le autorizzazioni da assegnare al delegato per le cartelle Calendario, Contatti, Posta in arrivo e Attività. Selezionare il ruolo per il delegato dalla casella di riepilogo posta accanto a ogni cartella. A ogni ruolo è associato un insieme di autorizzazioni. Se ad esempio si seleziona il ruolo Autore, il delegato può leggere il contenuto della cartella e aggiungervi nuovi elementi.

5. Selezionare l'opzione Il delegato può visualizzare gli elementi riservati per consentire al delegato di visualizzare gli appuntamenti, le riunioni e le attività la cui Classificazione è Privata.

6. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Autorizzazioni per nome_utente.

7. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Impostazioni.

Rimuovere un delegato

Procedere come segue:

1. Scegliere Strumenti -> Impostazioni.

2. Fare clic su Delega per Exchange nel riquadro di sinistra.

3. Nella scheda Delega ad altri, selezionare il delegato da rimuovere e fare clic su Rimuovi.

4. Fare clic su Sì nella finestra di conferma.

5. Fare clic su OK nella finestra di dialogo Impostazioni.

Visualizzare gli utenti di cui si è delegati

Procedere come segue:

1. Scegliere Strumenti -> Impostazioni.

2. Fare clic su Delega per Exchange nel riquadro di sinistra.

3. Fare clic sulla scheda In qualità di delegato. La tabella della scheda mostra l'elenco degli utenti di cui si è un delegato.

   Per inviare un messaggio di posta elettronica per conto di uno degli utenti elencati, selezionare la casella di controllo vicino al nome di quell'utente. Durante la composizione del messaggio, è possibile selezionare l'indirizzo di posta elettronica dell'utente dalla casella di riepilogo Da.

4. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni.

Impostare le autorizzazioni per una cartella

Procedere come segue:

1. Fare clic sulla cartella con il pulsante destro del mouse e scegliere Autorizzazioni dal menu a comparsa.

2. Usare la finestra di dialogo Autorizzazioni per nome_cartella per impostare le autorizzazioni di accesso. La tabella seguente descrive gli elementi della finestra di dialogo Autorizzazioni della cartella:

   Elemento	Descrizione
   Tabella utente	Per impostare le autorizzazioni per un utente, selezionare l'utente nella tabella e quindi selezionare le opzioni richieste nel gruppo Autorizzazioni. Per aggiungere un utente alla tabella, fare clic su Aggiungi. Inserire il nome dell'utente nella finestra di dialogo Aggiungi utente e fare clic su OK. In alternativa, per selezionare un utente da un GAL o da un elenco di contatti, fare clic sul pulsante Rubrica. Usare la finestra di dialogo Seleziona contatti dalla rubrica per selezionare un utente. Per eliminare un utente dalla tabella, selezionare l'utente nella tabella e fare clic su Rimuovi.
   Ruolo	Selezionare il ruolo da assegnare all'utente nella casella di riepilogo. A ogni ruolo è associato un insieme di autorizzazioni. Se ad esempio si seleziona il ruolo Revisore, vengono selezionate automaticamente le seguenti opzioni: Leggi elementi Cartella visibile L'opzione Nessuno nel gruppo Modifica elementi L'opzione Nessuno nel gruppo Elimina elementi Dopo aver selezionato un ruolo per l'utente è possibile modificare le relative autorizzazioni. Quando si modificano le autorizzazioni, il valore nella casella di riepilogo cambia di conseguenza. Se le autorizzazioni selezionate non sono ammesse per il ruolo, il valore nella casella di riepilogo viene impostato su Personalizzato.
   Crea elementi	Selezionare questa opzione per autorizzare l'utente ad aggiungere elementi alla cartella.
   Proprietario cartella	Selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a eseguire le stesse attività del proprietario della cartella.
   Leggi elementi	Selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a leggere il contenuto della cartella.
   Contatto cartella	Selezionare questa opzione per far sì che l'utente riceva una copia dei messaggi relativi alla cartella. Ad esempio, è possibile impostare il server di Exchange in modo che invii un messaggio a tutti i contatti di una cartella in caso di modifica di quella cartella.
   Crea sottocartelle	Selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a creare nuove cartelle all'interno della cartella in oggetto.
   Cartella visibile	Selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a visualizzare la cartella nel proprio riquadro delle cartelle mediante l'iscrizione all'account del proprietario.
   Modifica elementi	Usare questo gruppo per specificare le autorizzazioni da assegnare all'utente in caso di modifica di elementi della cartella.   Nessuno: selezionare questa opzione se non si desidera autorizzare l'utente a modificare gli elementi della cartella. I propri: selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a modificare gli elementi da lui creati nella cartella. Tutti: selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a modificare gli elementi della cartella.
   Elimina elementi	Usare questo gruppo per specificare le autorizzazioni da assegnare all'utente in caso di eliminazione di elementi dalla cartella.  Nessuno: selezionare questa opzione se non si desidera autorizzare l'utente a eliminare elementi dalla cartella. I propri: selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a eliminare gli elementi da lui creati nella cartella. Tutti: selezionare questa opzione per autorizzare l'utente a eliminare elementi dalla cartella.

3. Fare clic su OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.

Messaggi di assenza

Un messaggio di assenza è un messaggio di posta elettronica che il server di Exchange invia automaticamente a tutti i mittenti dei messaggi pervenuti durante l'assenza del destinatario. Il messaggio di assenza viene inviato una sola volta a ogni mittente.

Specificare le opzioni per i messaggi di assenza

Procedere come segue:

1. Scegliere Strumenti -> Impostazioni.

2. Fare clic su Fuori ufficio nel riquadro di sinistra.

3. Per specificare che non si è disponibili, selezionare l'opzione Attualmente sono fuori ufficio.

   Per specificare che si è disponibili, selezionare l'opzione Attualmente sono in ufficio.

4. Digitare il messaggio di assenza nell'area di testo Messaggio per lo stato fuori ufficio.

5. Fare clic su OK.

Selezionando l'opzione Attualmente sono fuori ufficio, al login successivo nell'account di Exchange viene visualizzata la finestra di dialogo Assistente del fuori ufficio. Questa finestra offre la possibilità di modificare il proprio stato da indisponibile a disponibile. Per cambiare lo stato, fare clic sul pulsante Sì, cambia stato. Per lasciare invariato lo stato, fare clic sul pulsante No, non cambiare stato.