请执行以下步骤:
选择“文件”->“新建”->“会议”。出现的“约会”窗口类似于在选择了“文件”-> “新建”-> “约会”后出现的窗口,只是多了两个选项卡:“日程安排”和“会议”。
要输入有关会议的详细资料,请单击“会议”选项卡,以显示“会议”选项卡部分。
从“组织者”下拉列表中选择会议组织者。
电子邮件和日历
会在“组织者”文本框中自动输入当前用户名称。如果您保留了多个电子邮件和日历
帐户,请从下拉列表中选择合适的帐户。
与会者会在以表格形式列出。缺省情况下,与会者表格从左到右包含以下各列:
按回车键向与会者列表中添加新条目。
要从名单中删除与会者,可右击与会者列表中的该条目,然后从弹出菜单中选择“删除”。
有关如何更改当前视图、保存当前视图或创建自定义视图的信息,请参阅使用视图。
单击“邀请其他人”按钮,在表中创建新条目。电子邮件和日历
也会显示“从通讯录选择联系人”对话框,您可以从中选择与会者。
单击“日程安排”选项卡,显示“日程安排”选项卡式部分。可以使用“日程安排”选项卡式部分标明所有与会者都有空参加会议的时段,以及必要的资源可供会议使用的时段。下表介绍了“日程安排”选项卡式部分中的各个元素:
元素 |
说明 |
---|---|
与会者列表 |
显示与会者列表。此与会者列表与“会议”选项卡式部分中的相同,只是不显示“角色”列和“RSVP”列。可以按使用视图所述自定义此表的内容。 |
图例 |
|
调度 |
给每位与会者显示日程安排。当前选定时段的颜色为浅色,其他时间为深色。每个约会者的空闲或忙碌时间都用彩色方框表示。 |
邀请其他人 |
单击“邀请其他人”按钮可在与会者列表中创建一个新条目。 |
选项 |
|
“<<”按钮 |
单击“<<”按钮会在日程安排中突出显示上一个符合选定“自动挑选”条件的时间段。 |
自动挑选 |
单击“自动挑选”按钮会显示一个弹出式菜单,其中包含以下菜单项:
|
“>>”按钮 |
单击“>>”按钮会在日程安排中突出显示下一个符合选定“自动挑选”条件的时间段。 |
会议开始时间 |
使用这些下拉组合框指定会议开始日期和时间。 |
会议结束时间 |
使用这些下拉组合框指定会议结束日期和时间。 |
选择“文件”->“保存并关闭”。电子邮件和日历
会创建会议并询问您是否发送会议信息。
单击“是”向指定邮件地址发送会议信息。
单击“否”保存会议信息,但不向指定邮件地址发送信息。可以按发送会议信息所述在以后发送会议信息。