本章介绍如何在电子邮件和日历
中使用 Microsoft Exchange
帐户。
您可以在电子邮件和日历
中处理 Exchange
信息。在电子邮件和日历
中使用 Exchange
时,您的数据存储在 Exchange
服务器上,而不是存储在本地系统上。
您可以在电子邮件和日历
中使用以下类型的 Exchange
文件夹:
日历
联系人
电子邮件
任务
您在电子邮件和日历
中每次只能启用一个 Exchange
帐户。有关如何在电子邮件和日历
中配置 Exchange
帐户的信息,请参阅第 2 章,入门。
在电子邮件和日历
中使用 Exchange
时,某些功能会有所不同,尤其是对 Exchange
文件夹和本地文件夹而言。下表对功能差异进行了总结:
功能 |
Exchange 文件夹 |
本地文件夹 |
---|---|---|
从电子邮件保存约会或联系人 |
项目保存在相应的 |
项目不保存在本地文件夹中。 |
同步个人数字助理 (Personal Digital Assistant , PDA) 与 |
项目即与 |
项目不与本地文件夹同步。 |
约会提醒和会议提醒 |
只有启动 |
无需启动 |
登录您的 Exchange
帐户,然后单击 GAL 时,GAL 中不显示联系人。这减少了全局编录服务器的工作量。要在 GAL 中查看联系人,请执行搜索操作。有关如何搜索联系人的更多信息,参见搜索联系人。
在电子邮件和日历
中配置 Exchange
帐户时,该帐户会添加到您的文件夹窗格中。
启动电子邮件和日历
时,会提示您输入帐户口令。如果口令输入正确,帐户会显示在文件夹窗格中,然后您可以显示文件夹内容。
Exchange
有一项功能,该功能令您可以给予其他用户访问您的 Exchange
帐户的权限。向另一用户分配此权限时,该用户就成为一个代理 (delegate)。可以让代理代表您执行下列任务:
代表您阅读和发送电子邮件。
查看您的约会、添加新约会和更新现有约会。
查看您的任务、添加新任务和更新现有任务。
查看您的联系人、添加新联系人和更新现有联系人。
如果您尚未在 Microsoft Outlook
中使用您的 Exchange
帐户,则代理功能在电子邮件和日历
中无法正常运行。当您选择“工具”-> “设置”,然后单击“Exchange 代理”时,会显示消息“读取代理列表时出错”。
如果计划从 Outlook
迁移到电子邮件和日历
,而且要使用代理功能,则迁移前必须在 Outlook
中指定所有代理选项。
如果代理功能对您不可用,您可以为另一用户设置对文件夹的权限。然后该用户就可以在自己的文件夹窗格中打开您的文件夹了。有关如何设置文件夹访问权限的信息,请参阅设置文件夹的访问权限。有关如何打开其他用户的文件夹的信息,请参阅打开其他用户的文件夹。
请执行以下步骤:
选择“工具”->“设置”。
单击左窗格中的 Exchange 代理。
在“委托给其他用户”选项卡式部分,单击“添加”。
在“选择用户”对话框的“委托给”字段中输入用户名称。或者,要从 GAL 或联系人列表中选择一个用户,请单击“通讯录”按钮。使用“从通讯录选择联系人”对话框来选择用户。
单击“选择用户”对话框的“确定”将该用户指定为代理。
单击“设置”对话框上的“确定”。
请执行以下步骤:
选择“工具”->“设置”。
单击左窗格中的 Exchange 代理。
在“委托给其他用户”选项卡式部分,选择要修改其权限的代理,然后单击“编辑”。
在“用户名的权限”对话框中,选择代理对“日历”、“联系人”、“收件箱”和“任务”文件夹的权限。从每个文件夹旁边的下拉列表中选择代理角色。每个角色都与一系列权限相关联。例如,如果选择“作者”角色,则代理可以读取文件夹内容,也可以向文件夹添加项目。
选择“代理可以查看专用项目”选项使代理能够查看“分类”为“专用”的约会、会议和任务。
单击“用户名的权限”对话框的“确定”。
单击“设置”对话框上的“确定”。
请执行以下步骤:
选择“工具”->“设置”。
单击左窗格中的 Exchange 代理。
在“委托给其他用户”选项卡式部分,选择要删除的代理,然后单击“删除”。
在确认对话框中单击“是”。
单击“设置”对话框上的“确定”。
请执行以下步骤:
选择“工具”->“设置”。
单击左窗格中的 Exchange 代理。
单击“充当代理”选项卡。选项卡部分的表格中显示了您代理的用户列表。
如果您要代表用户发送电子邮件,请选中该用户名称旁边的复选框。编写邮件时,您可以从“发件人”下拉列表中选择该用户的电子邮件地址。
单击“关闭”以关闭“设置”对话框。
请执行以下步骤:
右键单击文件夹,然后在弹出式菜单中选择“权限”。
使用“folder-name 的权限”对话框设置访问权限。下表介绍了“文件夹权限”对话框中的元素:
单击“确定”保存更改并关闭对话框。
外出邮件 (out-of-office messag) 是当您无法回复时,Exchange
服务器给每个向您发送邮件的人自动发送的邮件。您的外出邮件只向每个发送邮件给您的人发送一次。
请执行以下步骤:
选择“工具”->“设置”。
单击左窗格中的“外出”。
要指定您不在,请选择“我目前外出”选项。
要指定您在,请选择“我目前在办公室”选项。
在“外出邮件”文本区域中键入您的外出邮件。
单击“确定”。
如果选择“我目前外出”选项,则您下次登录 Exchange
帐户时,会显示一个“外出助手”对话框。该对话框询问您是否要将状态从不在办公室更改为在办公室。要将状态更改为在办公室,请单击“是,更改状态”按钮。要保留状态不变,请单击“不,不要更改状态”按钮。