E-Mail und Kalender
bietet Ihnen die Möglichkeit, Besprechungen einzuplanen, andere Benutzer zu Besprechungen einzuladen und die benötigten Ressourcen zu reservieren.
Führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Datei -> Neu -> Besprechung. Das daraufhin erscheinende Fenster Termin unterscheidet sich von dem Fenster, das Sie mit Datei -> Neu -> Termin aufrufen, lediglich durch zwei zusätzliche Register: Planung und Besprechung.
Geben Sie, wie unter So erstellen Sie einen Einzeltermin und So erstellen Sie einen sich wiederholenden Termin beschrieben, die erforderlichen Informationen in die Register Termin, Erinnerung und Wiederholung des Fensters Termin ein.
Falls Sie weitere Informationen zur Besprechung eingeben möchten, rufen Sie die Registerkarte Besprechung auf, indem Sie auf das Register Besprechung klicken.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Organisator den Organisator der Besprechung aus.
E-Mail und Kalender
trägt automatisch den Namen des aktuellen Benutzers in das Textfeld Organisator ein. Wenn Sie mehrere E-Mail und Kalender
-Konten pflegen, wählen Sie in der Dropdown-Liste das richtige Konto aus.
Die Besprechungsteilnehmer werden tabellarisch aufgeführt. Die Tabelle der Besprechungsteilnehmer umfasst standardmäßig die folgenden Spalten (von links nach rechts):
Drücken Sie die Eingabetaste, um den neuen Eintrag in die Teilnehmerliste zu übertragen.
Zum Löschen eines Teilnehmers aus der Liste klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Teilnehmerliste und wählen dann im Kontextmenü den Befehl Löschen.
Informationen zum Ändern oder Speichern der aktuellen Ansicht oder zum Erzeugen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie unter Verwenden von Ansichten .
Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Tabelleneintrag zu erstellen. E-Mail und Kalender
zeigt auch das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen an, das Ihnen die Möglichkeit zur Auswahl von Teilnehmern bietet.
Klicken Sie auf das Register Planung, um die Registerkarte Planung anzuzeigen. Die Registerkarte Planung dient zum Ermitteln eines Zeitpunkts, zu dem alle Teilnehmer und alle für die Besprechung erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. In der folgenden Tabelle sind die Elemente der Registerkarte Planung beschrieben:
Element |
Beschreibung |
---|---|
Teilnehmerliste |
Zeigt die Liste der Besprechungsteilnehmer an. Diese Teilnehmerliste unterscheidet sich von derjenigen auf der Registerkarte Besprechung lediglich dadurch, dass hier die Spalten Position und UAwg fehlen. Sie können den Inhalt dieser Tabelle, wie in Verwenden von Ansichten beschrieben, anpassen. |
Legende |
Erklärt die im Zeitplan verwendeten Farbkodierungen mit den folgenden Bedeutungen:
|
Zeitplan |
Zeigt den Zeitplan aller Besprechungsteilnehmer an. Die Abschnitte des aktuell ausgewählten Zeitraums sind hell und alle anderen Abschnitte dunkel hinterlegt. Die Zeiträume, in welchen die einzelnen Teilnehmer verfügbar oder beschäftigt sind, sind durch farbige Quadrate gekennzeichnet. |
Andere einladen |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Eintrag für die Teilnehmerliste zu erstellen. |
Optionen |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um das Kontextmenü mit den folgenden Menüelementen zu öffnen:
|
Schaltfläche << |
Indem Sie auf die Schaltfläche << klicken, wird der vorige Zeitraum, der die angegebenen Kriterien für die Funktion Auto-Auswählen erfüllt, im Zeitplan hervorgehoben. |
Auto-Auswählen |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Auto-Auswählen, um das Kontextmenü mit den folgenden Menüelementen zu öffnen:
|
Die Schaltlfäche >> |
Klicken Sie auf die Schaltfläche >>, um den Zeitraum im Zeitplan hervorzuheben, der die ausgewählten Auto-Auswählen-Kriterien erfüllt. |
Anfangszeit der Besprechung |
Geben Sie mithilfe dieser Kombinationsfelder das Anfangsdatum und die Anfangsuhrzeit für die Besprechung ein. |
Endzeit der Besprechung |
Geben Sie mithilfe dieser Kombinationsfelder das Enddatum und die Enduhrzeit für die Besprechung ein. |
Wählen Sie Datei -> Speichern und schließen. E-Mail und Kalender
erstellt die Besprechung, und Sie werden gefragt, ob Sie die Besprechungsdaten versenden möchten.
Klicken Sie auf Ja, um die Besprechungsdaten an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden.
Klicken Sie auf Nein, um die Besprechungsdaten zu speichern, ohne sie an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden. Sie können die Besprechungsdaten, wie unter Versenden von Besprechungsdaten erläutert, zu einem späteren Zeitpunkt versenden.