Capítulo 7 Uso de las tareas

En este capítulo se explica cómo trabajar con las tareas de Correo electrónico y calendario.

Introducción a las tareas

Tareas permite crear tareas, visualizar las existentes, ordenarlas en listas o cambiar su estado.

La Figura 7–1 muestra una típica ventana de Tareas.

Figura 7–1 Ventana típica de Tareas

En la ventana de Tareas, éstas se organizan mediante una tabla cuyas filas muestran la información sobre las tareas y las columnas representan los campos de información, como el estado, el resumen, etc... De izquierda a derecha, la ventana Tareas muestra las siguientes columnas como valor predeterminado:

• Tipo

  El tipo de tarea se indica mediante un icono. En la siguiente tabla se muestran los iconos según el tipo de tarea:

  Icono	Descripción
  	La tarea no está asignada.
  	La tarea está asignada.

• Finalizada

  El estado de la tarea se indica mediante un icono. En la siguiente tabla se muestran los iconos del estado de una tarea:

  Icono	Descripción
  	La tarea no se ha completado.
  	La tarea se ha completado.

• Resumen

  El Resumen consiste en una descripción breve de la tarea.

Para obtener más información sobre cómo cambiar o guardar la vista actual, o sobre cómo crear vistas personalizadas, consulte Uso de las vistas .

Las tareas se muestran con diferentes formatos en la ventana Tareas, según sea su estado. En la siguiente tabla se muestran los formatos de las tareas:

Creación de una tarea

Para crear una tarea:

1. Seleccione Archivo -> Nuevo -> Tarea.

2. Escriba la información de la tarea en la pestaña Básico en la ventana Tarea. A continuación se describen los elementos de la ficha Básicos:

   Elemento	Descripción
   Resumen	Contiene la descripción de la tarea.
   Fecha de vencimiento	Estas casillas desplegables combinadas sirven para indicar la fecha y hora en las que se debe haber realizado la tarea.
   Fecha de inicio	Estas casillas desplegables combinadas sirven para indicar la fecha y hora en las que se debe haber iniciado la tarea.
   Botón Globo terráqueo	Para especificar una zona horaria diferente, haga clic en el botón del globo terráqueo situado junto a las casillas de fecha y hora. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccione una zona horaria. Haga clic en el mapa para seleccionar la zona horaria o selecciónela en la lista desplegable. A continuación, haga clic en Aceptar.
   Descripción	Escriba la descripción de la tarea.
   Clasificación	Seleccione una de las opciones siguientes: Público: esta opción habilita a los otros usuarios de la red local a ver los detalles de la tarea. Privado: esta opción impide a los otros usuarios de la red local a ver cualquier detalle de la tarea. Confidencial: esta opción permite a los otros usuarios de la red local ver la tarea, pero no podrán ver los detalles.
   Categorías y cuadro de texto	Escriba la categoría y el nombre que se asigna a esta tarea. Se puede asignar más de una categoría, separadas con comas.   También, haga clic en Categorías. El diálogo Editar categorías permite seleccionar una categoría.

3. Si desea introducir más detalles sobre la tarea, haga clic en la ficha Detalles. A continuación se describen los elementos de la ficha Detalles:

   Elemento	Descripción
   Estado	Seleccione una de las siguientes opciones de estado de la lista desplegable. Sin comenzar En proceso Terminado Cancelado
   Prioridad	Seleccione una de las siguientes opciones de prioridad de la lista desplegable. Sin definir Baja Normal Alta
   % Terminado	El porcentaje se puede indicar con el cuadro deslizante o introduciéndolo directamente en el cuadro de texto.   En función del valor que se haya especificado, Correo electrónico y calendario actualiza los elementos siguientes: 100: Selecciona Terminado en la lista desplegable Estado. Inserta la fecha y hora actual en las casillas de combinación desplegables Fecha de terminación. 1–99 inclusive: Selecciona En proceso en la lista desplegable Estado. Inserta Ninguno en la primera casilla de Fecha de terminación. Borra el contenido de la segunda casilla de Fecha de terminación. 0: Selecciona Sin comenzar en la lista desplegable Estado. Inserta Ninguno en la primera casilla de Fecha de terminación. Borra el contenido de la segunda casilla de Fecha de terminación.
   Fecha de terminación	Seleccione la fecha en la primera casilla y la hora en la segunda, correspondientes a cuándo se finalizó la tarea.  En función del valor que se haya especificado, Correo electrónico y calendario actualiza los elementos siguientes: fecha: Selecciona Terminado en la lista desplegable Estado. Inserta 100 en el cuadro de texto % Terminado. Inserta la fecha seleccionada en la primera casilla de Fecha de terminación. Inserta la hora actual en la segunda casilla de Fecha de terminación. Ahora: Selecciona Terminado en la lista desplegable Estado. Inserta 100 en el cuadro de texto % Terminado. Inserta la fecha actual en la primera casilla de Fecha de terminación. Inserta la hora actual en la segunda casilla de Fecha de terminación. Hoy: Selecciona Terminado en la lista desplegable Estado. Inserta 100 en el cuadro de texto % Terminado. Inserta la fecha actual en la primera casilla de Fecha de terminación. El contenido de la segunda casilla de Fecha de terminación permanece sin cambios. Ninguno: Si el estado de la tarea es Sin comenzar, no se modifica ningún elemento Si el estado de la tarea es En proceso, Correo electrónico y calendario inserta 50 en el cuadro de texto % Terminado. Si el estado de la tarea es Terminado, Correo electrónico y calendario actualiza los elementos siguientes: Selecciona Sin comenzar en la lista desplegable Estado. Inserta 0 en el cuadro de texto % Terminado. Inserta Ninguno en la primera casilla de Fecha de terminación. Borra el contenido de la segunda casilla de Fecha de terminación.
   URL	Escriba el URL asociado con la tarea, si lo hay. Haga clic en el botón de conectar para abrir el URL especificado en el navegador predeterminado.

4. Para guardar la tarea, seleccione Archivo -> Guardar.

   Para guardar la tarea y cerrar la ventana Tarea, seleccione Archivo -> Guardar y cerrar.

   Para guardar los detalles de la tarea en un archivo, seleccione Archivo -> Guardar como para mostrar la ventana Guardar como. Escriba el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

   Para cerrar la ventana Tarea sin guardar la tarea, seleccione Archivo -> Cerrar.

5. Para ver de los detalles de la tarea antes de imprimirla, seleccione Archivo -> Previsualizar la impresión.

   Para imprimir los detalles de la tarea, seleccione Archivo -> Imprimir.

Asignación de una tarea

Sólo se pueden asignar las tareas desde una carpeta local. No puede asignar una tarea de una carpeta del Servidor de agendas de Sun Java System.

Para asignar una tarea:

1. Haga doble clic en la ventana Tareas para abrir una ventana Tarea con las secciones descritas en Creación de una tarea.

2. Seleccione Acciones -> Asignar tarea para mostrar la ficha Asignación.

3. Seleccione el organizador de la tarea en la lista desplegable Organizador.

4. Las asignaciones a las tareas se listan en formato de tabla. Esta tabla se puede personalizar, agregando o suprimiendo columnas, como se describe en Uso de las vistas . Como valor predeterminado, la tabla de asignaciones de tareas contiene las columnas que se describen a continuación:

   Columna	Descripción
   Participantes	Correo electrónico y calendario inserta automáticamente el nombre del usuario actual como primer participante. Para agregar otro participante, haga clic en el texto Pulse aquí para añadir un contacto situado bajo la lista. Escriba el nombre de la persona, grupo, recurso o sala a la que desea asignar la tarea. Para poder enviar la información sobre la tarea a la persona asignada, escriba la dirección electrónica correspondiente en este campo.
   Tipo	Haga clic en el campo bajo la cabecera de columna Tipo para activar una lista desplegable. Seleccione uno de los siguientes tipos de la lista desplegable. Individual Grupo Recurso Sala Desconocido
   Papel	Haga clic en el campo bajo la cabecera de columna Papel para activar una lista desplegable. Seleccione uno de los siguientes roles de la lista desplegable. Presidente Participante requerido Participante opcional No participan Desconocido
   RVSP	Haga clic en el campo bajo la cabecera de columna RVSP para activar una lista desplegable. Seleccione Sí o No en la lista desplegable para enviar o no una respuesta al organizador de la reunión.
   Estado	Haga clic en el campo bajo la cabecera de columna Estado para activar una lista desplegable. Seleccione una de las siguientes opciones de estado de la lista desplegable. Necesita acción Aceptado Rechazado Tentativa Delegado

5. Haga clic en el botón Invitar a otros para crear una nueva entrada en la tabla de asignaciones. Correo electrónico y calendario también muestra el cuadro de diálogo Seleccionar contactos de la libreta de direcciones, que puede utilizar para seleccionar los participantes.

6. Seleccione Archivo -> Guardar y cerrar. Correo electrónico y calendario crea las asignaciones de las tareas y después pregunta si debe enviar la información al respecto.

7. Haga clic en Sí para enviar la información actualizada de la información sobre la asignación a las direcciones electrónicas especificadas.

   Haga clic en No para guardar la información sobre la asignación de tareas sin enviarla a las direcciones especificadas. Esta información se puede enviar más tarde, como se describe en Envío de información sobre una tarea.

Envío de información sobre una tarea

Para enviar la información sobre una tarea:

1. Haga doble clic en la tarea en la ventana Tareas para abrir una ventana Tarea.

2. Seleccione Acciones -> Reenviar como iCalendar para mostrar una ventana de información sobre la tarea, análoga a la que se encuentra en el Buzón de entrada, Nuevo mensaje. Correo electrónico y calendario inserta automáticamente el texto en el cuadro de texto Asunto y en el área de texto. Correo electrónico y calendario incluye la información de tarea como datos adjuntos en el mensaje.

3. Introduzca las direcciones de correo electrónico a las cuales se desee enviar la información sobre la tarea, en el campo A. Si se desea enviar la información a más de una dirección, sepárelas con una coma. También puede hacer clic en el botón Enviar a. El diálogo Seleccionar contactos de libreta de direcciones permite seleccionar las direcciones.

   Para obtener más información acerca de los elementos en la ventana Información de tarea, consulte Para enviar un mensaje nuevo.

4. Seleccione Archivo -> Enviar; la información sobre la tarea se envía a las direcciones de correo electrónico especificadas.

5. Seleccione Archivo -> Cerrar para cerrar la ventana Tarea.

Marcación de una tarea como terminada

Para marcar como terminada una tarea:

1. Seleccione la tarea en la ventana Tareas.

2. Seleccione Editar -> Marcar como terminado.

Supresión de tareas

Se pueden borrar tareas de forma individual o borrar todas las tareas marcadas como completadas.

Para borrar una única tarea

Siga estos pasos:

1. Seleccione las tareas en al ventana Tareas.

2. Seleccione Editar -> Borrar, se abrirá una alerta de confirmación.

3. Haga clic en Sí para borrar las tareas seleccionadas.

Cómo borrar todas las tareas marcadas como terminadas

Siga estos pasos:

1. Seleccione Acciones -> Purgar, se abrirá una alerta de confirmación.

2. Haga clic en en Sí para borrar todas las tareas seleccionadas.