Guide de l'utilisateur de Messagerie et calendrier pour Java Desktop System

Chapitre 9 Utilisation des comptes et dossiers Sun Java System Calendar Server

Ce chapitre décrit comment utiliser Sun Java System Calendar Server pour les comptes et dossiers Messagerie et calendrier.

Présentation de Sun Java System Calendar Server

Le connecteur Java System Calendar Server permet d'utiliser Messagerie et calendrier en tant que client de Java System Calendar Server. Vous pouvez accéder à un ou plusieurs comptes sur Calendar Server, envoyer et recevoir des invitations à des réunions et partager l'accès au calendrier avec d'autres membres de votre entreprise. Le serveur est conçu pour fonctionner avec des serveurs d'annuaires LDAP et des serveurs de courrier POP ou IMAP, configurables séparément.

Les comptes Calendar Server sont différents des comptes de messagerie et des comptes de serveur d'annuaire, et possèdent leur propre section dans la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution. Les comptes et dossiers Calendar Server se distinguent des comptes et dossiers de Messagerie et calendrier à deux niveaux :

Les comptes Calendar Server contiennent toujours au moins trois dossiers : Calendrier personnel, Tâches personnelles et Invitations personnelles. Il est impossible de supprimer ces trois dossiers. Pour supprimer d'autres dossiers que vous avez créés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
Calendar Server ne prend pas en charge plus d'un niveau de dossiers imbriqués. Chacun des dossiers que vous créez ou que vous ouvrez se trouve au même niveau que les autres et chaque dossier créé contient automatiquement trois sous-dossiers : Calendrier, Tâches et Invitations.
Comme les comptes de courrier individuels, chaque compte Calendar Server s'affiche comme dossier de premier niveau dans le volet de dossiers. Les raccourcis ne sont pas créés automatiquement. Pour les créer, vous devez faire glisser le ou les dossiers correspondants vers la barre des raccourcis. Pour afficher le volet des dossiers, sélectionnez Affichage -> Barre de dossiers dans la fenêtre principale de Messagerie et calendrier.
Chaque dossier Calendar Server a deux types de propriétaires : le propriétaire principal et le propriétaire normal. Si vous créez un dossier, vous en êtes le propriétaire principal et disposez de toutes les autorisations d'accès à ce dossier. Vous pouvez également ajouter d'autres personnes à la liste des propriétaires de ce dossier et définir différents niveaux d'accès pour les autres propriétaires. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la rubrique Définition d'autorisations d'accès aux dossiers.

Utilisation de comptes Calendar Server

Cette section vous explique comment créer, éditer et supprimer un compte Calendar Server.

Création d'un compte Calendar Server

Pour plus d'informations sur la création d'un compte Calendar Server , consultez le Ajout d'un compte Java System Calendar Server.

Édition d'un compte Calendar Server

Procédez comme suit :

Choisissez Outils -> Paramétrage pour afficher la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution.
Cliquez sur Comptes Sun Java System dans le volet de gauche. Messagerie et calendrier affiche dans le volet de droite un tableau répertoriant les comptes que vous avez créés.
Sélectionnez le compte que vous souhaitez éditer.
Cliquez sur le bouton Éditer pour afficher la boîte de dialogue Options du compte nom. Pour plus d'informations sur le contenu de la boîte de dialogue Options du compte nom, reportez-vous à la section Ajout d'un compte Java System Calendar Server.
Modifiez les détails du compte Calendar Server dans la boîte de dialogue Options du compte nom.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Options du compte nom.
Cliquez sur OK pour fermer l'alerte Informations vous indiquant que vous devez redémarrer Messagerie et calendrier afin que les modifications soient prises en compte par le système.
Redémarrez Messagerie et calendrier.

Suppression d'un compte Calendar Server

Procédez comme suit :

Choisissez Outils -> Paramétrage pour afficher la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution.
Cliquez sur le bouton Comptes Sun Java System situé dans le volet de gauche. Messagerie et calendrier affiche dans le volet de droite une table des comptes que vous avez créés.
Sélectionnez le compte que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer. Un message de demande de confirmation s'affiche.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer le compte sélectionné.
Cliquez sur OK pour fermer l'alerte Informations vous indiquant que vous devez redémarrer Messagerie et calendrier afin que les modifications soient prises en compte par le système.
Redémarrez Messagerie et calendrier.

Utilisation du dossier Calendrier personnel

Un calendrier stocké sur Java System Calendar Server fonctionne de la même manière qu'un calendrier stocké localement, comme décrit dans le Chapitre 6, Utilisation du calendrier. Il existe toutefois des différences, qui sont décrites dans cette section.

Chaque événement d'un calendrier Java System Calendar Server est une réunion incluant une planification et des données d'invitation, ainsi que des données de temps, de récurrence et de rappel.
En dehors des points ci-dessous, la fonction de rappel fonctionne de manière similaire pour les calendriers stockés sur Java System Calendar Server et pour les calendriers locaux :
- Pour des raisons de sécurité, vous pouvez envoyer des messages électroniques de rappel pour les réunions Java System Calendar Server, mais pas pour les calendriers locaux.
- Java System Calendar Server stocke au maximum un rappel par réunion, alors que les réunions stockées localement peuvent faire l'objet d'un rappel par type.
- Si vous créez un rappel et modifiez l'heure d'une réunion stockée sur Java System Calendar Server, ce rappel ne s'ajuste pas automatiquement. Vous devez supprimer l'ancien rappel puis en créer un nouveau.
Lorsque vous utilisez le calendrier Java System Calendar Server pour créer une réunion, les participants possédant un compte Java System Calendar Server reçoivent leur invitation dans leur dossier Invitations personnelles. Si vous entrez une adresse électronique qui n'est pas associée à un compte sur Java System Calendar Server, le participant correspondant reçoit une notification de l'événement par courrier électronique.
Lorsque vous modifiez ou supprimez un rendez-vous faisant partie d'une série ou une série entière de rendez-vous dans un calendrier Java System Calendar Server, Messagerie et calendrier affiche la boîte de dialogue Question lors de l'enregistrement des modifications. Sélectionnez l'une des options ci-dessous dans la boîte de dialogue Question, puis cliquez sur OK :
- Uniquement ce cas : sélectionnez cette option pour supprimer le rendez-vous sélectionné.
- Ce cas et les cas futurs : sélectionnez cette option pour supprimer le rendez-vous sélectionné et tous les futurs rendez-vous de la série.
- Tous les cas : sélectionnez cette option pour supprimer tous les rendez-vous de la série.

Information Libre/Occupé et serveur d'annuaire

Evolution offre la possibilité de publier l'information Libre/Occupé relative à un compte. Cela permet aux utilisateurs du réseau de consulter la planification de ce compte lorsqu'ils souhaitent organiser une réunion.

Pour bénéficier de l'information Libre/Occupé et d'autres fonctions de Calendar Server, utilisez autant que possible le serveur d'annuaire Sun Java System. Vous pouvez également copier les cartes du serveur d'annuaires dans votre carnet d'adresses local. Les cartes de contacts transmises par le serveur possèdent un attribut spécial indiquant qu'elles disposent de calendriers sur le serveur Calendar Server. Les cartes que vous créez peuvent sembler identiques à des cartes provenant du serveur, mais elles fonctionnent uniquement par adresse électronique et ne sont ni identifiées, ni intégrées au système Calendar Server.

Utilisation du dossier Tâches personnelles

Les dossiers de tâches stockés sur les serveurs Calendar Server semblent identiques à ceux stockés localement, comme décrit dans le Chapitre 7, Utilisation des tâches.

Utilisation du dossier Invitations personnelles

Lorsque quelqu'un crée une réunion dans son calendrier Calendar Server et vous ajoute à la liste des participants, une nouvelle invitation apparaît dans votre dossier Invitations personnelles. Les dossiers Invitations sont structurés comme suit : la partie supérieure du dossier contient une liste d'invitations et la partie inférieure les détails concernant l'élément sélectionné.

Les invitations sont répertoriées sous forme de table. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des colonnes de la table des invitations :

Colonne	Description
Commence	Indique que la réunion est sur le point de commencer.
Résumé	Fournit une brève description de la réunion.
Organisateur	Indique l'organisateur de la réunion.
État	Indique l'état courant des invitations aux réunions. Si l'invitation est récente, l'état est Requiert une action. Pour répondre à l'invitation, cliquez sur le champ situé sous l'en-tête de colonne État. Une liste déroulante est activée. Sélectionnez l'une des valeurs d'état dans la liste déroulante : Accepté ; Refusé ; Provisoire ; Cet état reste affiché jusqu'à ce que le serveur se synchronise, ce qui peut prendre une minute. Cela étant fait, l'invitation disparaît de votre dossier Invitations personnelles. Si vous acceptez l'invitation, l'événement s'affiche dans votre calendrier.

Pour plus d'informations sur la modification de l'affichage actif, son enregistrement et la création d'affichages personnalisés, reportez-vous à la section Utilisation des vues .

Gestion des abonnements

Si vous avez les autorisations d'accès requises, vous pouvez vous abonner à des calendriers appartenant à d'autres utilisateurs. Si vous ne disposez pas de l'autorisation de lecture pour un calendrier donné, vous pouvez voir qu'il existe et vous y abonner, mais non en lire le contenu.

Affichage de tous les calendriers

Pour afficher tous les dossiers de calendrier stockés sur Calendar Server, y compris ceux ne vous appartenant pas, cliquez avec le bouton droit sur un des dossiers Calendar Server. Dans le menu contextuel, choisissez Gérer les abonnements pour ouvrir la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.

La liste des calendriers disponibles se présente sous la forme d'une table. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des colonnes de la table des calendriers :

Colonne	Description
Abonné	Indique si vous êtes abonné au calendrier.
ID du calendrier	Fournit un identificateur unique pour le calendrier.
Propriétaire	Indique le propriétaire du calendrier.
Description	Fournit une brève description du calendrier.

Pour de plus amples informations sur la modification de la vue active, son enregistrement et la création de vues personnalisées, reportez-vous à la section Utilisation des vues .

Cliquez sur Annuler pour quitter la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.

Affichage d'un sous-ensemble de calendriers

Par défaut, tous les calendriers figurent dans une liste. Pour afficher un sous-ensemble de calendriers, procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier Calendar Server, puis choisissez Gérer les abonnements dans le menu contextuel pour ouvrir la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.
Sélectionnez l'un des critères de recherche dans la liste déroulante :
- Tout champ contient ;
- L'ID du calendrier contient ;
- Le propriétaire contient ;
- La description contient.
Entrez le texte recherché dans la zone de texte.
Cliquez sur le bouton Rechercher maintenant. Messagerie et calendrier ne répertorie que les calendriers correspondant aux critères de recherche.

Pour effacer les critères de recherche, cliquez sur le bouton Effacer.
Cliquez sur Annuler pour quitter la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.

Abonnement à un calendrier

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier Calendar Server, puis choisissez Gérer les abonnements dans le menu contextuel pour ouvrir la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.
Sélectionnez le calendrier auquel vous souhaitez vous abonner.
Cliquez sur le bouton S'abonner.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.

Messagerie et calendrier affiche le calendrier sélectionné en tant que sous-dossier du dossier Calendar Server spécifié.

Désabonnement d'un calendrier

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier Calendar Server, puis choisissez Gérer les abonnements dans le menu contextuel pour ouvrir la fenêtre Abonnements aux calendriers à distance.
Sélectionnez le calendrier duquel vous souhaitez vous désabonner.
Cliquez sur le bouton Se désabonner.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Abonnements aux calendriers à distance.

Messagerie et calendrier supprime le calendrier sélectionné du dossier Calendar Server spécifié.

Définition d'autorisations d'accès aux dossiers

Les autorisations d'accès permettent de contrôler les personnes autorisées à visualiser ou modifier chaque dossier de calendrier.

Les propriétaires principaux des calendriers disposent d'un accès total à leurs propres calendriers. Ils ne font donc l'objet d'aucune vérification de contrôle d'accès de la part de Calendar Server. Evolution offre aux propriétaires principaux la possibilité de désigner d'autres propriétaires pour leurs calendriers. Ceux-ci peuvent agir au nom du propriétaire principal et planifier, supprimer, modifier, accepter ou décliner les événements ou les tâches du calendrier concerné.

Ordre d'apparition des règles de contrôle d'accès

L'ordre dans lequel les règles de contrôle d'accès apparaissent dans la liste est important, car le serveur suit la première règle qui accorde ou refuse un accès et ignore tous les conflits générés.

Il est donc important que les règles les plus spécifiques soient les premières et que les règles plus générales n'apparaissent qu'ensuite. Exemple : supposons que la première règle du calendrier jane.ashe:sports accorde le droit de lecture à tous les utilisateurs et que Calendar Server trouve ensuite une deuxième règle qui refuse le droit de lecture à angela.liu pour ce calendrier. Calendar Server accorde le droit de lecture à angela.liu pour ce calendrier et ignore la deuxième règle en raison du conflit ainsi généré.

Pour vous assurer que le droit d'accès d'un utilisateur particulier tel que angela.liu est respecté, placez la règle concernant cet utilisateur avant les entrées plus générales (par exemple celles qui s'appliquent à tous les utilisateurs d'un calendrier).

Affichage des autorisations d'accès à un dossier

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel de manière à afficher la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.

Les règles de contrôle d'accès apparaissent sous la forme d'une liste dans l'onglet Autorisations. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de l'onglet Autorisations :

Nom	Description
Nom	Nom de la personne ou du groupe auquel les autorisations d'accès ont été accordées.
Disponibilité	Sélectionnez cette option pour permettre à la personne désignée de voir que le dossier existe.
Inviter	Sélectionnez cette option pour permettre à la personne nommée de vous inviter aux réunions.
Lire	Sélectionnez cette option pour permettre à la personne nommée de lire le contenu du dossier.
Supprimer ;	Sélectionnez cette option pour permettre à la personne nommée de supprimer le contenu du dossier.
Modifier	Sélectionnez cette option pour permettre à la personne nommée de modifier le contenu du dossier.
Ajouter	Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle entrée à la liste des autorisations.
Éditer	Cliquez sur ce bouton pour éditer une entrée de la liste des autorisations.
Supprimer	Cliquez sur ce bouton pour supprimer une entrée de la liste des autorisations.
OK	Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Annuler	Cliquez sur ce bouton pour fermer la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier sans enregistrer les modifications.

Pour afficher la liste des propriétaires de ce dossier, cliquez sur l'onglet Propriétaires. Le tableau ci-dessous décrit les éléments de cet onglet :

Nom	Description
Utilisateur	Affiche la liste des propriétaires du dossier.
Ajouter	Cliquez sur ce bouton pour ajouter un utilisateur à la liste Utilisateur.
Supprimer	Cliquez sur ce bouton pour supprimer l'utilisateur sélectionné de la liste Utilisateur.
OK	Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Annuler	Cliquez sur ce bouton pour fermer la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier sans enregistrer les modifications.

Attribution d'autorisations d'accès à un utilisateur

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel pour afficher la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Cliquez sur Ajouter pour afficher la boîte de dialogue Ajouter une autorisation.
Entrez le nom de l'utilisateur dans la zone de texte Utilisateur.
Sélectionnez une partie ou l'ensemble des autorisations requises :
- Disponibilité
- Inviter
- Lire
- Supprimer ;
- Modifier
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Ajouter une autorisation.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.

Ajout d'un utilisateur à la liste de propriétaires

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel pour afficher la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Cliquez sur l'onglet Propriétaires pour afficher la section du même nom.
Cliquez sur Ajouter de manière à afficher la boîte de dialogue Ajouter un propriétaire.
Entrez le nom de l'utilisateur dans la zone de texte Entrer le nom d'utilisateur.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Ajouter un propriétaire.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.

Vous pouvez attribuer différents niveaux d'accès aux propriétaires. À moins que vous n'en décidiez autrement, les propriétaires peuvent visualiser et éditer les tâches et événements publics, privés et confidentiels de ce dossier.

Suppression des autorisations d'accès d'un utilisateur

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel pour afficher la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Sélectionnez l'utilisateur dans l'onglet Autorisations.
Désélectionnez une partie ou l'ensemble des autorisations requises :
- Disponibilité
- Inviter
- Lire
- Supprimer ;
- Modifier
Vous pouvez également cliquer sur Supprimer pour retirer l'utilisateur de la liste.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.

Suppression d'un utilisateur de la liste des propriétaires

Procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel pour afficher la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.
Cliquez sur l'onglet Propriétaires pour afficher la section du même nom.
Sélectionnez l'utilisateur dans la liste.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'utilisateur sélectionné de la liste des utilisateurs.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et quitter la boîte de dialogue Autorisations pour le dossier.