Chapitre 10 Utilisation de comptes Microsoft Exchange

Les informations contenues dans ce chapitre décrivent l'utilisation de Messagerie et calendrier en combinaison avec des comptes Microsoft Exchange.

Présentation de l'utilisation d'Exchange avec Messagerie et calendrier

Vous pouvez activer la prise en charge d'informations Exchange par Messagerie et calendrier. Si vous utilisez Exchange depuis Messagerie et calendrier, vos données sont stockées sur le serveur Exchange et non pas sur votre système local.

Les types de dossiers Exchange pris en charge depuis Messagerie et calendrier sont les suivants :

• Agenda

• Contacts

• E-mail

• Tâches

Vous ne pouvez activer qu'un compte Exchange à la fois dans Messagerie et calendrier. Pour plus d'informations sur la configuration d'un compte Exchange dans Messagerie et calendrier, consultez la section Chapitre 2, Démarrage.

Si vous utilisez Exchange depuis Messagerie et calendrier, certaines fonctions s'utilisent différemment, notamment en ce qui concerne les dossiers Exchange et les dossiers locaux. Le tableau ci-dessous récapitule les principales différences :

Lorsque vous vous connectez à votre compte Exchange, la liste d'adresses globale ne contient aucun contact. Cela réduit la charge de travail du serveur de catalogues globaux. Pour afficher les contacts dans la liste d'adresses globale, effectuez une recherche. Pour plus d'informations sur la recherche de contacts, reportez-vous à la section Recherche d'un contact.

Connexion au compte Exchange

Les comptes Exchange que vous configurez dans Messagerie et calendrier s'ajoutent au volet de dossiers.

Au démarrage de Messagerie et calendrier, vous êtes invité à entrer le mot de passe pour le compte. Si ce mot de passe est correct, le compte s'affiche dans le volet de dossiers, et vous pouvez afficher le contenu des dossiers.

Délégation des autorisations

Microsoft Exchange possède une fonction permettant d'octroyer, à d'autres utilisateurs, l'accès à votre compte Exchange. Lorsque vous octroyez cette autorisation à un autre utilisateur, ce dernier devient un délégué. Vous pouvez autoriser ce délegué à réaliser les tâches suivantes en votre nom :

• Lecture de vos e-mails et envoi de messages en votre nom.

• Visualisation de vos rendez-vous, ajout de rendez-vous supplémentaires et mise à jour de rendez-vous existants.

• Visualisation, ajout et mise à jour de tâches.

• Visualisation, ajout et mise à jour de contacts.

Si vous n'avez pas auparavant utilisé Microsoft Outlook avec votre compte Exchange, l'efficacité des fonctions de délégation de Messagerie et calendrier n'est pas garantie. Si vous choisissez Outils -> Paramétrage, puis cliquez sur Délégation pour Exchange, le message Erreur de lecture de la liste de délégués s'affiche.

Si vous prévoyez de passer d'Outlook à Messagerie et calendrier, et souhaitez utiliser les fonctions de délégation, vous devez spécifier toutes les options de délégation d'Outlook avant de migrer.

Si vous n'avez pas accès aux fonctions de délégation, vous pouvez définir des autorisations pour un autre utilisateur sur les dossiers. Cet utilisateur peut alors ouvrir le dossier dans son propre volet de dossiers. Pour plus d'informations sur la définition des droits d'accès à un dossier, reportez-vous à la section Définition des droits d'accès à un dossier. Pour plus d'informations sur l'ouverture d'un dossier appartenant à un autre utilisateur, consultez la section Ouverture du dossier d'un autre utilisateur.

Définition d'un utilisateur comme délégué

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Paramétrage.

2. Cliquez sur Délégation pour Exchange dans le volet gauche.

3. Dans l'onglet Délégation à d'autres, cliquez sur Ajouter.

4. Dans le champ Déléguer à de la boîte de dialogue Sélectionner l'utilisateur, entrez le nom de l'utilisateur. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Carnet d'adresses et sélectionner un utilisateur dans la liste d'adresses globale ou dans la liste des contacts. Utilisez la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses pour sélectionner un utilisateur.

5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner l'utilisateur, cliquez sur OK pour définir l'utilisateur comme délégué.

6. Dans la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution, cliquez sur OK.

Spécification des droits d'accès d'un délégué

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Paramétrage.

2. Cliquez sur Délégation pour Exchange dans le volet gauche.

3. Dans l'onglet Délégation à d'autres, sélectionnez le délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Édition.

4. Dans la boîte de dialogue Autorisations pour nom_utilisateur, sélectionnez les droits d'accès du délégué aux dossiers Calendrier, Contacts, Boîte à lettres et Tâches. Dans la liste déroulante en regard de chaque dossier, sélectionnez le rôle du délégué. Un ensemble d'autorisations est associé à chaque rôle. Si vous sélectionnez le rôle Auteur par exemple, le délégué peut lire le contenu du dossier et y ajouter des éléments.

5. L'option Le délégué peut afficher des éléments privés permet au délégué de visualiser les rendez-vous et les tâches dont la classification est privée.

6. Dans la boîte de dialogue Autorisations pour nom_utilisateur, cliquez sur OK.

7. Dans la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution, cliquez sur OK.

Suppression d'un délégué

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Paramétrage.

2. Cliquez sur Délégation pour Exchange dans le volet gauche.

3. Dans l'onglet Délégation à d'autres, sélectionnez le délégué à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

4. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui.

5. Dans la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution, cliquez sur OK.

Affichage des utilisateurs dont vous êtes le délégué

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Paramétrage.

2. Cliquez sur Délégation pour Exchange dans le volet gauche.

3. Cliquez sur l'onglet Désigné comme délégué. Le tableau de l'onglet affiche la liste des utilisateurs dont vous êtes le délégué.

   Cochez la case en regard de l'un de ces utilisateurs pour envoyer des e-mails en son nom. Lorsque vous rédigez un message, vous pouvez sélectionnez l'adresse e-mail de l'utilisateur depuis la liste déroulante Depuis.

4. Pour fermer la boîte de dialogue Paramètres d'Evolution, cliquez sur Fermer.

Définition des droits d'accès à un dossier

Procédez comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et choisissez Autorisations dans le menu contextuel.

2. Dans la boîte de dialogue Autorisations pour nom_dossier, définissez les droits d'accès. Vous trouverez, dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de la boîte de dialogue Autorisations pour ce dossier :

   Nom	Description
   Tableau des utilisateurs	Pour définir les droits d'accès d'un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur dans le tableau, puis les options nécessaires dans le groupe Autorisations. Pour ajouter l'utilisateur au tableau, cliquez sur Ajouter. Entrez son nom dans la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Carnet d'adresses et sélectionner un utilisateur dans la liste d'adresses globale ou dans la liste des contacts. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, sélectionnez un utilisateur. Pour supprimer un utilisateur du tableau, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.
   Rôle	Dans la liste déroulante, sélectionnez le rôle de l'utilisateur. Un ensemble d'autorisations est associé à chaque rôle. Si vous sélectionnez le rôle Réviseur par exemple, les options ci-dessous sont automatiquement sélectionnées : Lire les éléments Dossier visible L'option Aucun du groupe Éditer des éléments L'option Aucun du groupe Supprimer des éléments Vous pouvez modifier les autorisations après avoir sélectionné un rôle pour l'utilisateur. Lorsque vous procédez à cette opération, la valeur dans la liste déroulante bascule vers le rôle approprié. Si les autorisations que vous sélectionnez ne correspondent à aucun rôle, la valeur dans la liste déroulante devient Personnalisée.
   Créer des éléments	Permet d'autoriser l'utilisateur à ajouter des éléments au dossier.
   Propriétaire du dossier	Permet d'autoriser l'utilisateur à réaliser les mêmes tâches que le propriétaire du dossier.
   Lire les éléments	Permet d'autoriser l'utilisateur à lire les éléments du dossier.
   Contact du dossier	Sélectionnez cette option si vous souhaitez que l'utilisateur reçoive une copie des messages associés au dossier. Le dossier peut par exemple envoyer un message à tous les contacts y figurant, lorsqu'un utilisateur effectue une modification dans ce dossier.
   Créer des sous-dossiers	Permet d'autoriser l'utilisateur à créer des dossiers à l'intérieur du dossier.
   Dossier visible	Permet d'autoriser l'utilisateur à afficher le dossier dans son volet de dossiers, lorsqu'il s'abonne à votre compte.
   Éditer des éléments	Ce groupe permet de spécifier les autorisations de l'utilisateur en matière d'édition des éléments du dossier.   Aucun : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas autoriser l'utilisateur à modifier les éléments du dossier. Devenir propriétaire : sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à modifier les éléments qu'il a créés dans le dossier. Tout : sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à modifier l'un des éléments quelconques du dossier.
   Supprimer des éléments	Ce groupe permet de spécifier les autorisations de l'utilisateur en matière de suppression d'éléments dans le dossier.  Aucun : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas autoriser l'utilisateur à supprimer les éléments du dossier. Devenir propriétaire : sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à supprimer les éléments qu'il a créés dans le dossier. Tout : sélectionnez cette option si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à supprimer l'un des éléments quelconques du dossier.

3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et fermer la boîte de dialogue.

Messages d'absence du bureau

Un message d'absence du bureau est un e-mail que le serveur Exchange envoie automatiquement à toutes les personnes vous ayant envoyé un message, lorsque vous ne pouvez pas leur répondre. Ce message indiquant que vous êtes absent du bureau est envoyé une fois seulement à chaque personne qui vous envoie un message.

Spécification des options du message d'absence du bureau

Procédez comme suit :

1. Choisissez Outils -> Paramétrage.

2. Cliquez sur Absent du bureau dans le volet de dossiers.

3. Pour indiquer que vous n'êtes pas disponible, sélectionnez Je suis actuellement absent du bureau.

   Pour indiquer que vous êtes à nouveau disponible, sélectionnez Je suis actuellement au bureau.

4. Dans la zone de texte Message «  Absent du bureau », tapez le message indiquant que vous êtes absent du bureau.

5. Cliquez sur OK.

Si vous sélectionnez Je suis actuellement absent du bureau, une boîte de dialogue Assistant Absent du bureau s'affiche lors de votre prochaine connexion à votre compte Exchange. Vous devez spécifier si vous souhaitez basculer votre statut de non disponible à disponible. Pour passer votre statut à disponible, cliquez sur Oui, modifier le statut. Pour conserver le statut actuel, cliquez sur Non, ne pas modifier le statut.