Guide de l'utilisateur de Messagerie et calendrier pour Java Desktop System

Création d'une réunion

Vous pouvez utiliser Messagerie et calendrier pour créer une réunion, y convier des tiers et réserver les ressources nécessaires à cette réunion.

Création d'une réunion

Procédez comme suit :

Choisissez Fichier -> Nouveau -> Réunion. La fenêtre Rendez-vous s'affiche. Elle est pratiquement identique à celle qui s'affiche lorsque vous choisissez Fichier -> Nouveau -> Rendez-vous , mais contient deux onglets supplémentaires : Planification et Réunion.
Entrez les détails appropriés dans les onglets Rendez-vous, Rappel et Récurrence de la fenêtre Rendez-vous, comme décrit dans les rubriques Création d'un rendez-vous autonome et Création d'un rendez-vous récurrent.
Pour entrer des détails supplémentaires sur la réunion, cliquez sur l'onglet Réunion. Une section portant le même nom s'affiche.
Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste déroulante Organisateur.

Messagerie et calendrier entre automatiquement le nom de l'utilisateur actuel dans la zone de texte Organisateur. Si vous possédez plusieurs comptes Messagerie et calendrier, sélectionnez celui qui vous convient dans la liste déroulante.

Une liste des participants à la réunion s'affiche sous la forme d'une table comportant par défaut les colonnes suivantes (de gauche à droite) :

Colonne	Description
Participant	`Messagerie et calendrier` place automatiquement l'utilisateur actuel en première position dans la liste des participants. Pour ajouter un autre participant à la liste, cliquez sur le texte Cliquez ici pour ajouter un participant sous la liste des participants. Entrez le nom ou l'adresse électronique de la personne ou du groupe que vous souhaitez convier à la réunion ou le nom de la ressource ou de la salle que vous souhaitez réserver pour celle-ci. Si vous souhaitez envoyer les informations concernant la réunion aux participants, vous devez entrer leur adresse électronique dans ce champ.
Type	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Type pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des types suivants : Individuel ; Groupe Ressource ; Salle ; Inconnu.
Rôle	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Rôle pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y un des rôles suivants : Président ; Participant attendu ; Participant optionnel ; Non participant ; Inconnu.
Réponse S.V.P.	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne Réponse S.V.P. pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y une des options suivantes pour indiquer si une réponse doit être envoyée à l'organisateur de la réunion : Oui ; Non.
État	Cliquez dans le champ situé sous l'en-tête de la colonne État pour afficher une liste déroulante. Sélectionnez-y une des options d'état suivante : Nécessite une action ; Accepté ; Refusé ; Provisoire ; Délégué.

Appuyez sur la touche Retour pour ajouter la nouvelle entrée à la liste des participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée de la liste des participants, puis choisissez Supprimer dans le menu contextuel.

Pour plus d'informations sur la modification de l'affichage actif, son enregistrement et la création d'affichages personnalisés, reportez-vous à la section Utilisation des vues .

Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table. Messagerie et calendrier affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.

Cliquez sur l'onglet Planification pour ouvrir la section correspondante, dans laquelle vous pouvez identifier une période durant laquelle tous les participants peuvent participer à la réunion et déterminer si les ressources nécessaires à la réunion sont disponibles. Vous trouverez , dans le tableau ci-dessous, une description des éléments de la section Planification :

Nom	Description
Liste des participants	Affiche la liste des participants de la réunion. Cette liste est pratiquement identique à celle de l'onglet Réunion, mais ne contient pas les colonnes Rôle et Réponse S.V.P.. Vous pouvez personnaliser le contenu de cette table, comme décrit dans la rubrique Utilisation des vues .
Légende	Décrit les codes de couleur utilisés dans la planification pour indiquer les éléments suivants : Provisoire : le participant a un autre rendez-vous mais a marqué cette heure comme étant libre ; il est donc susceptible de pouvoir assister à la réunion à l'heure indiquée. Occupé : le participant a un autre rendez-vous et ne peut pas assister à cette réunion à l'heure indiquée. Absent du bureau : le participant est absent du bureau et ne peut pas assister à cette réunion à l'heure indiquée. Aucune information : le participant n'ayant pas fourni d'informations concernant sa disponibilité, `Messagerie et calendrier` ne peut pas déterminer s'il peut assister à la réunion à l'heure indiquée.
Programmation	Affiche la planification de chaque participant à la réunion. Les segments horaires pour l'heure actuellement sélectionnée ont un arrière-plan clair, alors que les autres segments horaires ont un arrière-plan sombre. Les heure libres ou occupées de chaque participant sont indiquées par des carrés de couleur.
Inviter d'autres personnes	Cliquez sur le bouton Inviter d'autres personnes pour créer une nouvelle entrée dans la table des participants. `Messagerie et calendrier` affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les contacts dans le carnet d'adresses, que vous pouvez utiliser pour sélectionner des participants.
Options	Cliquez sur le bouton Options pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants : Afficher seulement les heures de travail : cochez cette option pour modifier la planification de manière à n'afficher, pour chaque journée, que les heures de travail. Décochez cette option pour afficher toutes les heures de chaque journée. Les heures de travail sont les heures comprises entre le début de la journée et la fin de la journée. Afficher zoomé arrière : cochez cette option pour modifier la planification de manière à en afficher un résumé pour plusieurs jours. Décochez cette option pour afficher une planification détaillée de chaque journée. Mettre à jour Libre/Occupé : choisissez cet élément de menu pour mettre à jour, pour chacun des participants de la liste, les informations concernant leur disponibilité.
Bouton <<	Cliquez sur le bouton << pour mettre en surbrillance la période précédente répondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. `Messagerie et calendrier` met automatiquement à jour l'heure de début de la réunion et l'heure de fin de la réunion.
Choix automatique	Cliquez sur le bouton Choix automatique pour afficher un menu contextuel contenant les éléments de menus suivants : Toutes les personnes et ressources : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes et toutes les ressources indiquées sont disponibles. Toutes les personnes et une ressource : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes et une des ressources indiquées sont disponibles. Personnes attendues : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes attendues sont disponibles. Personnes attendues et une ressource : choisissez cet élément de menu pour mettre en surbrillance une période à laquelle toutes les personnes attendues et une des ressources indiquées sont disponibles.
Bouton >>	Cliquez sur le bouton >> pour mettre en surbrillance dans la prévision la prochaine période correspondant aux critères de Choix automatique sélectionnés. `Messagerie et calendrier` met automatiquement à jour l'heure de début de réunion et l'heure de fin de réunion.
Heure de début de la réunion	Définissez la date et l'heure de début de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables.
Heure de fin de la réunion	Définissez la date et l'heure de fin de la réunion dans les zones de listes déroulantes modifiables.

Choisissez Fichier -> Enregistrer et fermer. Messagerie et calendrier crée la réunion et vous demande si vous souhaitez envoyer des informations sur cette réunion.
Cliquez sur Oui pour envoyer les informations concernant la réunion aux adresses électroniques indiquées.

Cliquez sur Non pour enregistrer les informations concernant la réunion sans les envoyer aux adresses électroniques indiquées. Vous pouvez les envoyer ultérieurement, comme décrit dans la rubrique Envoi d'informations relatives à une réunion.