Användarhandbok för Java Desktop System E-post och kalender

Kapitel 4 Använda e-post

I det här kapitlet beskrivs hur du använder E-post och kalender när du vill skriva, skicka och ta emot e-postmeddelanden.

Introduktion till att använda e-post

Du använder E-post och kalender när du vill skriva, skicka och ta emot e-postmeddelanden. E-postmeddelanden lagras i e-postmappar. Standardplatsen för inkommande meddelanden är till exempel mappen Inkorg. Andra standardmappar för e-post är till exempel Utkast, Utkorg och Skickat.

När du visar en e-postmapp i E-post och kalender visas ett e-postfönster. I e-postfönstret finns menyobjekt, verktygsradknappar och paneler som du kan använda när du arbetar med dina e-postmeddelanden. I Figur 4–1 visas ett typiskt e-postfönster.

Figur 4–1 Typiskt e-postfönster

Typiskt e-postfönster. Bildtexter: Mappanel, meddelandepanel, förhandsgranskningspanel.

E-postfönster innehåller en mappanel. Mappanelen visar de mappar i vilka du kan spara meddelanden. Om du vill visa eller dölja mappanelen väljer du Visa -> Mapprad.

E-postfönster innehåller också en meddelandepanel och en förhandsgranskningspanel. I övre delen av fönstret finns meddelandepanelen, där en lista över meddelandena i mappen visas. I den nedre delen av fönstret finns förhandsgranskningspanelen, som visar en förhandsgranskning av det meddelande som för tillfället är markerat. Om du vill visa eller dölja förhandsgranskningspanelen väljer du Visa -> Förhandsgranskningspanel .

I Figur 4–2 visas en typisk meddelandepanel och förhandsgranskningspanel.

Figur 4–2 Typisk meddelandepanel och förhandsgranskningspanel

E-postfönster med meddelandepanel och förhandsgranskningspanel. Bildtexter: 1, 2, 3, 4, 5, 6.

I följande tabell beskrivs de gränssnittskomponenter i meddelandepanelen som syns i Figur 4–2:

Tal 

Beskrivning 

Sökrad. Du kan använda sökraden när du gör en enkel sökning av alla meddelanden i en mapp. Du kan till exempel söka efter ett meddelande som innehåller en viss textsträng. 

Kolumnrubriker. I meddelandepanelen ordnas meddelandena som en tabell. Raderna i tabellen innehåller rubrikinformation om meddelandena. Kolumnerna anger olika typer av information för meddelandena, exempelvis avsändare och ämne. Meddelandepanelen visar som standard följande kolumner, från vänster till höger: 

  • Status

  • Bilaga

  • Viktigt

  • Från

  • Ämne

  • Datum

Meddelandets rubrikinformation visas i olika format i meddelandelistan beroende på meddelandets status. Figur 4–2 visar de olika formaten i meddelandelistan. Följande tabell innehåller beskrivningar av de format som används för att visa meddelandenas rubrikinformation:

Tal 

Format  

Beskrivning 

Fet  

Det här meddelandet har inte lästs. 

Ingen formatering  

Det här meddelandet har lästs. 

Röd färg  

Det här meddelandet är markerat som viktigt. 

Markerad  

Det här meddelandet är markerat för tillfället. 

Du kan använda e-postfönster för att utföra alla e-postrelaterade uppgifter, till exempel läsa, skriva och skicka meddelanden. I E-post och kalender kan du ordna meddelanden i mappar. Mer information om ikonerna i meddelandepanelen finns i Bilaga B, Meddelandeikoner.

Mer information om de avancerade e-postfunktionerna i E-post och kalender finns i Kapitel 5, Använda avancerade e-postfunktioner.

Ta emot meddelanden

Om du vill ta emot meddelanden väljer du Åtgärder -> Skicka/Ta emot. Nya meddelanden visas i din Inkorg. Om du har fått nya meddelanden visas rubriken för din Inkorg i fetstil. Antalet nya meddelanden visas bredvid Inkorgens rubrik.

Visa meddelanden

Du kan spara och skriva ut meddelanden. Du kan också ändra hur meddelandena visas.

Så här öppnar du ett meddelande

Dubbelklicka på meddelandet i meddelandelistan. Du kan även markera det meddelande som du vill öppna i meddelandelistan och sedan välja Arkiv -> Öppna meddelande.

Så här sparar du ett meddelande

Om du vill spara ett meddelande som en fil öppnar du meddelandet och väljer sedan Arkiv -> Spara som. Skriv in ett namn på filen i dialogfönstret Spara meddelande som och klicka sedan på OK.

Så här skriver du ut ett meddelande

Om du vill skriva ut ett meddelande öppnar du meddelandet och väljer Arkiv -> Skriv ut. Markera de alternativ som du vill använda i dialogfönstret Skriv ut meddelande och klicka sedan på Skriv ut.

Om du vill förhandsgranska meddelandet väljer du Arkiv -> Förhandsgranska.

Så här visar du en bilaga i ett meddelande

En bilaga är en fil som är bifogad ett meddelande. Om du vill skicka en fil till någon kan du bifoga filen i meddelandet. Om ett meddelande innehåller bilagor visas en knapp för varje bilaga längst ned i meddelandet. Om systemet kan identifiera bilagans filtyp visas filtypens ikon på knappen.

Du kan utföra följande åtgärder på bilagor:

Åtgärd 

Instruktioner  

Visa meddelandets bilaga 

Klicka på ikonen för högerpilen på vänster sida av knappen. Du kan även klicka på nedåtpilen på höger sida om knappen och sedan välja Visa inuti på popupmenyn.

Om bilagan redan visas i meddelandet döljer du bilagan genom att klicka på nedåtpilen till vänster om knappen. Du kan även klicka på nedåtpilen till höger om knappen och sedan välja Dölj på popupmenyn.

Spara bilagan  

Klicka på nedåtpilen till höger om knappen och välj sedan Spara bilaga på popupmenyn. Dialogfönstret Spara bilaga visas. Använd dialogfönstret Spara bilaga för att spara bilagan.

Öppna bilagan i ett program 

Om systemet kan identifiera bilagans filtyp kan du öppna bilagan i ett program. Om du vill öppna bilagan klickar du på nedåtpilen på höger sida om knappen och väljer sedan Öppna i programnamn på popupmenyn.

Skicka meddelanden

Du kan skicka nya meddelanden, svara på meddelanden som du tar emot och vidarebefordra meddelande som du tar emot. Du kan ange de adresser till vilka du vill skicka meddelanden i följande fält i meddelandefönstret:

Till

Ange de adresser till vilka du vill skicka meddelandet i det här fältet.

Kopia

Att kopiera ett meddelande betyder att det skickas en kopia av det till en annan adress. Skriv in de adresser till vilka du vill skicka en kopia av meddelandet i det här fältet. Du visar fältet Kopia genom att välja Vy -> Kopiefältet i meddelandefönstret.

Blindkopia

Skriv in de adresser till vilka du vill skicka en blindkopia av meddelandet i det här fältet. När du skickar en blindkopia av ett meddelande visas inte de adresser som finns på raden för blindkopia i det levererade meddelandet. Du visar fältet Blindkopia genom att välja Vy -> Blindkopiefältet i meddelandefönstret.

Du kan också använda knapparna Till, Kopia och Blindkopia för att välja kontakter som meddelandet ska skickas till.

Så här skickar du ett meddelande

Så här skriver och skickar du ett nytt meddelande:

  1. Välj Arkiv -> Nytt -> E-postmeddelande. Du kan även välja Åtgärder -> Skriv ett nytt meddelande.

  2. Använd fönstret Skriva ett meddelande för att skriva meddelandet. I följande tabell beskrivs elementen i fönstret Skriva ett meddelande:

    Element 

    Beskrivning  

    Från

    Om du har fler än ett e-postkonto kan du använda den här dolda listan om du vill markera vilken e-postadress som ska anges i meddelandets Från-fält.

    Signatur

    Om du vill lägga till en signatur i meddelandet använder du den här nedrullningsbara listan för att välja signatur. Du kan välja en signatur som genereras automatiskt från uppgifterna om ditt e-postkonto. Du kan även skapa egna signaturer.  

    Mer information om signaturer finns i Ange redigerarinställningar.

    Till

    Ange den e-postadress till vilken du vill skicka meddelandet. Om du vill skicka meddelandet till fler än en adress skiljer du adresserna åt med komman. 

    Information om hur du lägger till kontakter från kontaktlistan i fältet Till finns i Så här väljer du vilka kontakter som ett meddelande ska skickas till.

    Ämne

    Skriv in en kort sammanfattning av meddelandets ämne i den här textrutan.  

    Innehåll  

    Skriv in meddelandets text i området under fältet Ämne och verktygsraden för formatering.

    Du kan formatera meddelanden som du skickar. Mer information finns i Skapa meddelanden.

  3. Du kan bifoga en fil till meddelandet. Så här bifogar du en fil till ett meddelande:

    1. I fönstret Skriva ett meddelande väljer du Infoga -> Bilaga. Dialogfönstret Bifoga fil(er) visas.

    2. Använd dialogfönstret för att välja den fil som du vill bifoga. När du har valt en fil klickar du på OK. Bilagan visas som en ikon i en bilagepanel i fönstret Skriva ett meddelande.

  4. När du vill skicka meddelandet väljer du Arkiv -> Skicka.

Så här svarar du på ett meddelande

Gör så här:

  1. Öppna den mapp som innehåller det meddelande som du vill svara på. Välj det meddelande som du vill svara på i meddelandelistan.

    Du kan också öppna det meddelande som du vill svara på.

  2. Skicka ett svar till meddelandets avsändare genom att välja Åtgärder -> Svara avsändaren.

    Om du vill svara avsändaren och alla som fått en kopia av meddelandet, väljer du Åtgärder -> Svar till alla.

    Du kan svara på ett meddelande från en e-postlista så att ditt svar endast skickas till e-postlistan men inte till avsändaren eller personer som fått kopior av meddelandet. Om du vill göra detta väljer du Åtgärder -> Svara till lista.

    Det visas ett nytt meddelandefönster. Beroende på dina inställningar kan det nya meddelandet innehålla originalmeddelandet.

  3. Skriv in meddelandets text i området under fältet Ämne och verktygsraden för formatering.

  4. När du vill skicka meddelandet väljer du Arkiv -> Skicka.

Så här vidarebefordrar du ett meddelande

Du kan vidarebefordra ett meddelande till andra adresser. Du kan vidarebefordra meddelanden på flera sätt. Dessa beskrivs i följande tabell:

Vidarebefordra som 

Beskrivning  

En bilaga  

Bifogar det vidarebefordrade meddelandet som en fil i det nya meddelandet. 

Inuti  

Infogar det vidarebefordrade meddelandet i det nya meddelandets text. Detta är praktiskt om du vill citera något från det ursprungliga meddelandet. 

Citerad  

Infogar det vidarebefordrade meddelandet i det nya meddelandets brödtext och infogar tecken, till exempel tecknet större än (>), före varje rad i det vidarebefordrade meddelandet. Detta är praktiskt om du vill citera från det ursprungliga meddelandet och vill att det ska gå att skilja enkelt från det nya meddelandet. 

Omdirigera  

Vidarebefordrar meddelandet och bevarar dess rubrikinformation. Föreställ dig till exempel att du tar emot ett meddelande från Fredrik Corneliusson som du sedan omdirigerar till Andreas Nilsson. När Andreas Nilsson öppnar meddelandet visas Fredrik Corneliusson som avsändare. 

Detta är praktiskt om du får ett meddelande som egentligen borde ha skickats till någon annan, till exempel om du arbetar med kundtjänst och får ett meddelande som är avsett för försäljningsavdelningen. 

Så här vidarebefordrar du ett meddelande:

  1. Öppna den mapp som innehåller det meddelande som du vill vidarebefordra. Välj det meddelande som du vill vidarebefordra i meddelandelistan.

    Du kan också öppna det meddelande som du vill vidarebefordra.

  2. Välj Åtgärder -> Vidarebefordra meddelande. Det visas ett nytt meddelandefönster.

    Du kan också använda menyn Åtgärder -> Vidarebefordra för att vidarebefordra meddelandet på ett annat sätt. I följande tabell beskrivs hur du vidarebefordrar ett meddelande på olika sätt:

    För att vidarebefordra ett meddelande som ...  

    Så väljer du... 

    En bilaga 

    Åtgärder -> Vidarebefordra -> Bifogad

    Inuti 

    Åtgärder -> Vidarebefordra -> Inuti

    Citerad 

    Åtgärder -> Vidarebefordra -> Citerad

    Omdirigera 

    Åtgärder -> Vidarebefordra -> Omdirigera

  3. Ange den e-postadress till vilken du vill vidarebefordra meddelandet i fältet Till. Om du vill vidarebefordra meddelandet till fler än en adress skiljer du adresserna åt med komman.

    Mer information om hur du lägger till kontakter i fältet Till finns i Så här väljer du vilka kontakter som ett meddelande ska skickas till.

  4. Om du vill lägga till mer text i meddelandet skriver du in texten i området under fältet Ämne och verktygsraden för formatering.

  5. När du vill skicka meddelandet väljer du Arkiv -> Skicka.

Du kan ange ett vidarebefordringssätt som används som standard. Mer information finns i Ange redigerarinställningar.

Så här väljer du vilka kontakter som ett meddelande ska skickas till

Du kan lägga till kontakter från kontaktmappen i meddelandefälten Till, Kopia och Blindkopia.

Om du vill lägga till kontakter i ett meddelande gör du så här:

  1. Om du vill lägga till kontakter klickar du på någon av knapparna Till, Kopia eller Blindkopia i meddelandet. Dialogfönstret Välj kontakter från adressboken visas.

  2. Använd dialogfönstret Välj kontakter från adressboken för att lägga till kontakter i meddelanden. I följande tabell beskrivs elementen i dialogfönstret Välj kontakter från adressboken:

    Element 

    Beskrivning  

    Mapp

    Välj en kontaktmapp som du vill välja kontakter från genom att klicka på mappväljarknappen. 

    Information om hur du anger en standardmapp för kontakter finns i Ange mappinställningar.

    Kategori

    Välj den kategori som kontakten tillhör från den dolda listan. Listan med kontakter i nedre delen av dialogfönstret visar alla kontakter i denna kategori.  

    Om du vill visa kontakter i alla kategorier markerar du Alla kategorier.

    Textrutan Namn  

    Ange namnet på kontakten som du söker och klicka sedan på knappen Sök om du vill söka efter kontakten i listan med kontakter.

    Kontaktlista  

    Visar en lista med kontakterna och kontaktlistorna i den aktuella mappen. Listans innehåll beror på följande faktorer: 

    • Mappen som du markerar.

    • Kategorin som du markerar.

    • Om du söker efter namn.

    • Om du lägger till kontakter till fältet Till, Kopia eller Blindkopia.

    Till

    Om du vill lägga till en kontakt i fältet Till i meddelandet ska du markera kontakten i listan och sedan klicka på knappen Till.

    Kopia

    Om du vill lägga till en kontakt i fältet Kopia i meddelandet ska du markera kontakten i listan och sedan klicka på knappen Kopia.

    Blindkopia

    Om du vill lägga till en kontakt i fältet Blindkopia i meddelandet ska du markera kontakten i listan och sedan klicka på knappen Blindkopia.

  3. Klicka på OK för att lägga till kontakterna i fälten Till, Kopia och Blindkopia i meddelandet och stänga dialogfönstret.

Skapa meddelanden

Du kan klippa ut, kopiera och klistra in innehållet i de meddelanden du skriver. Du kan söka efter text och ersätta texten. Du kan stavningskontrollera dina meddelanden. Du kan även spara utkast av dina meddelanden.

Redigera innehållet i ett meddelande

Du kan redigera meddelandets innehåll när du arbetar i fönstret för meddelanderedigering. Du kan redigera meddelandets innehåll enligt nedan:

Använda Ångra

Om du vill ångra den senaste redigeringsåtgärden väljer du Redigera-> Ångra.

Om du senare bestämmer att du inte vill ångra åtgärden, väljer du Redigera -> Gör om.

Så här stavningskontrollerar du ett meddelande

Om du vill stavningskontrollera ett meddelande väljer du Redigera -> Stavningskontrollera dokument.

När stavningskontrollen påträffar ett felstavat ord visas dialogfönstret Stavningskontroll med en lista över förslag som ska ersätta det felstavade ordet. Du kan utföra följande åtgärder i dialogfönstret Stavningskontroll:

I E-post och kalender stavningskontrolleras dina meddelanden för det språk som du har aktiverat i E-post och kalender-inställningarna. Om du vill använda ett annat språk för stavningskontrollen, väljer du Redigera -> Aktuella språk och markerar sedan det språk som du vill använda.

Mer information om hur du ändrar standardspråk för stavningskontroll finns i Ange redigerarinställningar.

Så här sparar du ett utkast till ett meddelande

Om du vill spara ett meddelande som du inte vill skicka ännu kan du spara det som ett utkast. Om du vill spara ett utkast av ett meddelande som du skriver, väljer du Arkiv -> Spara utkast. Meddelandet sparas i din lokala Utkast-mapp.

Om du vill fortsätta skriva på ett utkast öppnar du meddelandet i mappen Utkast och skriver färdigt det.

Om du vill skicka ett utkast öppnar du meddelandet i den lokala Utkast-mappen. Skriv klart meddelandet i redigeringsfönstret och välj sedan Arkiv -> Skicka.

Ta bort meddelanden

När du tar bort ett meddelande inträffar följande händelser:

Om du behöver hämta ett meddelande från Papperskorgen kan du återskapa det. När du återskapar ett meddelande återställs det till den mapp varifrån du tog bort det.

Du kan tömma en mapp om du vill att meddelanden som du tagit bort från mappen ska tas bort permanent.

Du kan tömma Papperskorgen om du vill att innehållet i Papperskorgen ska tas bort permanent. Det betyder att när du tömmer Papperskorgen tömmer du också alla mappar.

Så här tar du bort ett meddelande

Markera det meddelande du vill ta bort i meddelandelistan och välj sedan Redigera -> Ta bort.

Så här återskapar du ett meddelande

Markera det meddelande du vill återskapa i mappen Papperskorg och välj sedan Redigera -> Återskapa.

Så här tömmer du en mapp

Om du vill ta bort meddelandena i en mapp permanent öppnar du mappen och väljer Åtgärder -> Tömma.

Så här tömmer du papperskorgen

Välj Åtgärder -> Töm papperskorgen.

Hantera meddelanden

I följande avsnitt beskrivs hur du kan navigera bland och markera dina meddelanden.

Navigera i meddelanden

Du kan navigera bland meddelandena i meddelandelistan på flera sätt. I Tabell 4–1 beskrivs hur du navigerar bland meddelandena i meddelandelistan.

Tabell 4–1 Navigera bland meddelanden

Uppgift 

Åtgärd 

Gå till det första meddelandet. 

Tryck på Home.

Gå till det sista meddelandet. 

Tryck på End.

Gå en sida upp i meddelandelistan. 

Tryck på Page Up-tangenten.

Gå en sida ned i meddelandelistan.  

Tryck på Page Down-tangenten.

Gå till nästa meddelande. 

Välj Åtgärder -> Gå till -> Nästa meddelande.

Gå till nästa olästa meddelande. 

Välj Åtgärder -> Gå till -> Nästa olästa meddelande.

Gå till nästa meddelande som är markerat som viktigt.  

Välj Åtgärder -> Gå till -> Nästa viktiga meddelande.

Gå till det första meddelandet i nästa tråd.  

Välj Åtgärder -> Gå till -> Nästa tråd.

Gå till föregående meddelande.  

Välj Åtgärder -> Gå till -> Föregående meddelande.

Gå till föregående olästa meddelande. 

Välj Åtgärder -> Gå till -> Föregående olästa meddelande.

Gå till det föregående meddelandet som har markerats som viktigt.  

Välj Åtgärder -> Gå till -> Föregående viktiga meddelande.

Markera meddelanden

Du kan markera meddelanden i en meddelandelista på flera sätt. I Tabell 4–2 beskrivs hur du markerar meddelanden i en meddelandelista.

Tabell 4–2 Markera meddelanden i en meddelandelista

Uppgift  

Åtgärd 

Markera ett meddelande 

Klicka på meddelandet. 

Markera en grupp med sammanhängande meddelanden 

Tryck på och håll ned Skift. Klicka på det första meddelandet i gruppen och sedan på det sista.

Markera flera meddelanden  

Tryck på och håll ned Control. Klicka på de meddelanden som du vill markera.

Markera alla meddelanden i en mapp 

Välj Redigera -> Markera alla.

Invertera markeringen av meddelanden 

Välj Redigera -> Omvänd markering. De meddelanden som är markerade avmarkeras, och de som inte är markerade markeras.


Obs! –

Klicka inte på ikonen i statuskolumnen för att markera ett meddelande.


Använda e-postmappar

Du kan spara dina meddelanden i mappar. Som standard finns följande mappar för meddelanden i E-post och kalender:

Mapp 

Beskrivning  

Utkast

Standardmappen för utkast. När du skriver ett meddelande och sedan väljer Arkiv -> Spara utkast sparas meddelandet i den här mappen. När du är klar med meddelandet och skickar det tas det bort från den här mappen.

Inkorg

Standardmappen för inkommande meddelanden.  

Utkorg

Innehåller meddelanden som du har skickat, men som E-post och kalender inte har skickat ännu eftersom du inte har anslutit till e-postservern.

Skickat

Standardmappen för meddelanden som du har skickat. 

Papperskorg

Innehåller meddelanden som du har tagit bort. 

Om du vill ordna dina meddelanden kan du skapa mappar och flytta eller kopiera meddelanden från din Inkorg till de andra mapparna.

Så här flyttar du ett meddelande till en mapp

Gör så här:

  1. Markera det meddelande som du vill flytta och välj sedan Åtgärder -> Flytta till mapp.

  2. Använd trädet i dialogfönstret Flytta meddelande(n) till för att välja den mapp som du vill flytta meddelandet till.

    Skapa en ny mapp genom att klicka på knappen Ny. Dialogfönstret Skapa ny mapp visas. Mer information finns i Så här skapar du en ny mapp.

  3. Klicka på OK.

Du kan också visa mappanelen och sedan dra meddelandet till mappen på panelen.

Så här kopierar du ett meddelande till en mapp

Gör så här:

  1. Markera det meddelande som du vill kopiera och välj sedan Åtgärder -> Kopiera till mapp.

  2. Använd trädet i dialogfönstret Kopiera meddelande(n) till för att välja den mapp som du vill kopiera meddelandet till.

    Skapa en ny mapp genom att klicka på knappen Ny. Dialogfönstret Skapa ny mapp visas. Mer information finns i Så här skapar du en ny mapp.

  3. Klicka på OK.

Söka igenom meddelanden

I E-post och kalender kan du söka efter meddelanden. Du kan söka efter text i enskilda meddelanden. Du kan använda sökraden när du gör en enkel sökning av alla meddelanden i en mapp. Du kan till exempel söka efter ett meddelande som innehåller en viss textsträng.

Du kan utföra avancerade sökningar med mer komplexa sökkriterier. Du kan till exempel söka efter meddelanden som innehåller en bilaga, är flaggade och som du fick på en viss dag. Du kan även spara dina sökningar och använda dem senare via Sök-menyn. Mer information om hur du gör avancerade sökningar och sparar sökningar finns i Använda avancerade sökningar.

Så här söker du efter ett meddelande

Gör så här:

  1. Öppna det meddelande som du vill söka igenom.

    Du kan även kontrollera att förhandsgranskningspanelen visas och markera meddelandet som du vill söka i.

  2. Välj Redigera -> Sök meddelande.

  3. Skriv texten som du vill söka efter i textrutan Sök i dialogrutan Sök i meddelande. Om du vill att sökningen ska vara skiftlägeskänslig markerar du alternativet Skiftlägeskänslig.

  4. Klicka på Sök. Matchningarna markeras i meddelandet. Det totala antalet matchningar visas i dialogfönstret Sök i meddelande.

  5. När du vill stänga dialogfönstret Sök i meddelande klickar du på Stäng.

Så här söker du i alla meddelanden i en mapp

Gör så här:

  1. Visa den mapp som innehåller de meddelanden som du vill söka igenom.

  2. Markera i den dolda listan i sökraden den meddelandekomponent som sökningen ska göras i.

  3. Skriv texten som du vill söka efter i textrutan på sökraden.

  4. Klicka på knappen Sök nu. Du kan även välja Sök -> Sök nu. De meddelanden som matchar sökvillkoren visas i meddelandelistan.

    Om du vill spara sökningen väljer du Sök -> Spara sökning. Dialogfönstret Spara sökning visas. Ange ett namn för sökningen i textrutan Regelnamn och klicka sedan på OK.

    Om du vill tömma sökvillkoren och visa alla meddelanden i mappen väljer du Sök -> Töm. Du kan även klicka på knappen Töm i sökraden.