Kapitel 6 Använda Kalender

I det här kapitlet beskrivs hur du använder de avancerade kalenderfunktionerna i E-post och kalender.

Introduktion till Kalender

Du kan använda Kalendern för att boka möten, sammanträden och uppgifter. Det här kapitlet beskriver funktionerna i en lokal kalender. De flesta funktioner i en Sun Java System Calendar Server är samma som i en lokal kalender. I Kapitel 9, Använda konton och mappar för Sun Java System Calendar Server finns mer information om skillnaderna mellan en lokal kalender och en Java System-kalenderserver-kalender.

Figur 6–1 visar ett typiskt Kalender-fönster.

Figur 6–1 Typiskt Kalender-fönster

Kalender-fönstret innehåller följande paneler:

Panel	Beskrivning
Schemaläggnings- panel	Schemaläggningspanelen är den största panelen i Kalender-fönstret. Schemaläggningspanelen visar schemat för de markerade datumen i den angivna vyn.
Datumpanel	Datumpanelen visar månadens alla datum som mörka siffror i Kalender-fönstrets övre högra hörn. Om datum för föregående och nästa månad ingår så visas de som ljusa siffror. Dagens datum markeras med en röd ruta. Dagar där ett möte är bokat visas med fet stil. Valda datum visas markerade.
Uppgiftspanel	Uppgiftspanelen visar uppgiftslistan i standarduppgiftsmappen i Kalender-fönstrets nedre högra hörn.

Visa kalendern

Du kan ändra vilken vy E-post och kalender använder för att visa schemat enligt följande:

Vy	Beskrivning
Visa -> Aktuell vy -> Dagsvy	Visar schemat för en dag. Som standard visas det dagliga schemat uppdelat i 30-minuterssegment i E-post och kalender. Tidssegmenten för arbetstid har ljus bakgrund, medan tidssegmenten för icke-arbetstid har mörk bakgrund. Endagsvyn är standardvy.
Visa -> Aktuell vy -> Arbetsveckovy	Visar schemat för en arbetsvecka. Den här vyn visar som standard schemat för måndag t o m fredag.
Visa -> Aktuell vy -> Veckovy	Visar schemat för en vecka.
Visa -> Aktuell vy -> Månadsvy	Visar schemat för en månad.

Navigera i Kalendern

Dagens schema visas automatiskt i E-post och kalender. Du kan navigera till ett annat datum och visa den dagens schema.

Så här går du till ett visst datum

Gör så här:

1. Välj Visa -> Gå till datum så att dialogfönstret Gå till datum visas.

2. Välj önskad månad i den nedrullningsbara listan med månader.

3. Välj önskat år med hjälp av rotationsrutan för år, eller skriv året i textfältet. E-post och kalender visar den angivna månadens datum i huvuddelen av dialogfönstret Gå till datum.

4. Välj önskat datum. E-post och kalender stänger dialogfönstret Gå till datum och visar sedan schemat för det markerade datumet.

Så här återgår du till dagens schema

Välj Visa -> Gå till i dag.

Skapa ett möte

Du kan använda Kalendern för att skapa ett heldagsmöte eller ett kortare möte. Du kan skapa ett enstaka möte eller en serie möten.

Så här skapar du ett enstaka möte

Gör så här:

1. Välj Arkiv -> Nytt -> Möte.

2. Ange detaljer om mötet i flikavsnittet Möte. Tabellen som följer beskriver elementen i flikavsnittet Möte:

   Element	Beskrivning
   Sammanfattning	Skriv en kort beskrivning av mötet.
   Plats	Skriv platsen för mötet.
   Starttid	Ange datum och starttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.
   Sluttid	Ange datum och sluttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.
   Globknappen	Du kan ange en tidpunkt i en annan tidszon genom att klicka på globknappen till höger om de nedrullningsbara kombinationsrutorna. Välj en tidszon genom att klicka på kartan i dialogfönstret Välj tidszon eller välj en tidszon i listrutan och klicka på OK.
   Heldags- evenemang	Välj det här alternativet om du vill skapa ett heldagsmöte.  Om du vill skapa ett kortare möte avmarkerar du det här alternativet.
   Textfältet Detaljer	Skriv detaljerad information om mötet.
   Klassifikation	Välj något av följande alternativ:  Allmän: Välj det här alternativet om du vill att alla andra användare i nätverket ska kunna se alla detaljer om det här mötet i ditt schema. Privat: Välj det här alternativet om du inte vill att andra användare i nätverket ska kunna se några detaljer om det här mötet i ditt schema. Konfidentiellt: Välj det här alternativet om du vill att andra användare i nätverket bara ska kunna se att det här mötet finns i ditt schema. De andra användarna kan inte se detaljerna om mötet.
   Visa tid som	Välj något av följande alternativ:  Ledig: Välj det här alternativet om du vill informera andra användare i nätverket om att du är ledig att delta i ett annat möte under den tid som anges för det här mötet. Upptagen: Välj det här alternativet om du vill informera andra användare i nätverket om att du inte är ledig att delta i ett annat möte under den tid som anges för det här mötet.
   Kategorier och textfält	Tilldela mötet en kategori genom att skriva kategorins namn. Om du vill tilldela mer än en kategori separerar du kategorierna med kommatecken.   Du kan också klicka på knappen Kategorier. Välj en kategori med dialogfönstret Redigera kategorier.

3. Du kan schemalägga en varning som påminner dig om mötet genom att klicka på fliken Påminnelse. Tabellen som följer beskriver elementen i flikavsnittet Påminnelse:

   Element	Beskrivning
   Grundläggande	Visar datum, starttid och sluttid för mötet.
   Visa ett meddelande	Välj någon av följande varningstyper från den nedrullningsbara listan:  Visa ett meddelande Spela upp ett ljud Kör ett program Skicka e-post
   Rotationsruta för tidsenheter	Ange antalet tidsenheter med rotationsrutan.
   minut	Välj någon av följande tidsenheter från den nedrullningsbara listan:  minut timme dag
   före	Välj något av följande alternativ från den nedrullningsbara listan:  före efter
   start på möte	Välj något av följande alternativ från den nedrullningsbara listan:  start på möte slut på möte
   Alternativ	När du klickar på knappen Alternativ visas dialogfönstret Alternativ för alarm. Mer information om dialogfönstret Alternativ för alarm finns i Dialogfönstret Alternativ för alarm.
   Alarmlista	Det här elementet visar en lista över alarm som är inställda för det markerade mötet.
   Lägg till	När du klickar på Lägg till läggs det angivna alarmet till i listan Påminnelser.
   Ta bort	När du klickar på Ta bort tas det markerade alarmet bort från listan Påminnelser.

   ---

   Obs! –

   I E-post och kalender används tidszoner från olika källor. Tidszonerna måste ställas in på samma värde i var och en av dessa källor för att påminnelserna ska fungera på rätt sätt. Mer information om inställning av tidszoner finns i Ange inställningar för Kalender och Uppgifter.

   ---

4. Om du vill spara mötet väljer du Arkiv -> Spara.

   Om du vill spara mötet och sedan stänga fönstret Möte väljer du Arkiv -> Spara och stäng.

   Om du vill spara ett möte i en fil väljer du Arkiv -> Spara som så att dialogfönstret Spara som visas. Skriv filnamnet och klicka på OK.

   Om du vill stänga dialogfönstret Möte utan att spara mötet väljer du Arkiv -> Stäng.

5. Du kan förhandsgranska detaljerna för mötet genom att välja Arkiv -> Förhandsgranska.

   Du kan skriva ut mötet genom att välja Arkiv -> Skriv ut.

Dialogfönstret Alternativ för alarm

Använd dialogfönstret Alternativ för alarm för att ange ytterligare alternativ för alarm. Tabellen som följer beskriver elementen i dialogfönstret Alternativ för alarm:

Element	Beskrivning
Upprepa larmet	Markera det här alternativet om du vill visa larmet mer än en gång.
extra gånger	I den här rotationsrutan anger du hur många gånger larmet ska upprepas.
var	I den här rotationsrutan anger du antalet tidsenheter mellan larmets upprepningar.
minuter	Välj någon av följande tidsenheter från den nedrullningsbara listan: minuter timmar dagar
textfält	Textfältets titel beror på typen av larm enligt följande: Visa ett meddelande Skriv meddelandet i textfältet Meddelande att visa. Spela upp ett ljud: Ange ljudfilens namn i den nedrullningsbara kombinationsrutan Spela ljud. Du kan också klicka på Bläddra och visa dialogfönstret Välj fil. Använd dialogfönstret för att ange vilken ljudfil du vill använda. Kör ett program: Skriv programmets namn i textfältet Kör program. Skriv programmets argument i textfältet Med dessa argument. Skicka e-post: Skriv de e-postadresser som du vill skicka påminnelser till i textfältet bredvid knappen Skicka till. Om du vill skicka påminnelser till mer än en adress separerar du adresserna med kommatecken. Du kan också klicka på knappen Skicka till. Välj adresser med dialogfönstret Välj kontakter från adressboken. Skriv meddelandet i textfältet Meddelande att skicka. Obs! – Funktionen Alarmupprepning stöds inte i den här versionen.

Så här skapar du ett heldagsmöte

Gör så här:

1. Välj Arkiv -> Nytt -> Heldagsmöte. Dialogfönstret Möte visas, med alternativet Heldagsevenemang markerat. Dialogfönstret Möte är snarlikt det fönster som visas när du väljer Arkiv -> Nytt -> Möte , förutom att starttid och sluttid inte visas.

2. Ange lämplig information i dialogfönstret Möte, som beskrivs i Så här skapar du ett enstaka möte.

3. Välj Arkiv -> Spara och stäng. E-post och kalender sparar heldagsmötet och stänger sedan dialogfönstret Möte.

Så här skapar du ett återkommande möte

Gör så här:

1. Skapa ett möte, som beskrivs i Så här skapar du ett enstaka möte.

2. Visa flikavsnittet Upprepning genom att klicka på fliken Upprepning i dialogfönstret Möte. Tabellen som följer beskriver elementen i flikavsnittet Upprepning:

   Element	Beskrivning
   Grundläggande	Visar datum, starttid och sluttid för mötet.
   Upprepnings- regel	Välj något av följande alternativ: Ingen upprepning: Välj det här alternativet om du bara vill boka ett möte. Enkel upprepning: Välj det här alternativet om du vill använda fördefinierade inställningar för att boka en serie möten. Anpassad upprepning: Om det här alternativet är markerat innehåller mötet upprepningar som inte kan redigeras i E-post och kalender.
   Var	I den här rotationsrutan anger du antalet tidsenheter mellan mötena i serien.
   dag	Välj någon av följande tidsenheter från den nedrullningsbara listan: dag vecka månad år
   för alltid	Ange när serien av möten ska sluta genom att välja något av följande alternativ från den nedrullningsbara listan: för alltid: Välj det här alternativet om du vill att serien av möten ska fortsätta under överskådlig tid. i: När du väljer det här alternativet visas rotationsrutan förekomster. Använd rotationsrutan för att ange antalet möten i serien. till: När du väljer det här alternativet visas den nedrullningsbara kombinationsrutan. Ange datum för det senaste mötet i serien med de nedrullningsbara kombinationsrutorna.
   Undantag	Använd den här nedrullningsbara kombinationsrutan för att ange de datum i serien när du inte vill boka ett möte.
   Lägg till	Lägg till det angivna datumet i listan med undantag genom att klicka på Lägg till.
   Ändra	Klicka på Ändra och gör angivna ändringar av det markerade datumet i listan med undantag.
   Ta bort	När du klickar på Ta bort tas det markerade datumet bort från listan med undantag.
   Förhands- granska	Avsnittet Förhandsgranska visar alla datum i den aktuella månaden. Det aktuella datumet visas med röd kontur. Datum där det finns ett möte bokat i den aktuella serien visas med fet stil. Figur 6–2 visar ett typiskt Förhandsgranska-avsnitt. Du kan visa föregående månad genom att klicka på vänsterpilen till vänster om månadens namn i avsnittet Förhandsgranska. Om du vill gå tillbaka flera månader klickar du flera gånger på vänsterpilen. Du kan visa nästa månad genom att klicka på högerpilen till höger om månadens namn i avsnittet Förhandsgranska. Om du vill gå framåt flera månader klickar du flera gånger på högerpilen.

3. Välj Arkiv -> Spara och stäng. E-post och kalender sparar en serie av möten och stänger sedan dialogfönstret Möte.

Figur 6–2 Typiskt förhandsgranskningsavsnitt

Ta bort ett möte

Du kan ta bort ett enstaka möte, en serie möten eller ett möte som ingår i en serie möten.

Så här tar du bort ett enstaka möte

Gör så här:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på det aktuella mötet i schemapanelen.

2. Välj Arkiv -> Ta bort.

3. Om ett bekräftelsefönster visas klickar du på Ja.

Så här tar du bort en serie av möten

Gör så här:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på ett möte från serien i schemapanelen.

2. Välj Arkiv -> Ta bort.

3. Om ett bekräftelsefönster visas klickar du på Ja.

Så här tar du bort ett möte i en serie av möten

Gör så här:

1. Visa -> Aktuell vy -> Dagsvy

2. Högerklicka på det möte du vill ta bort i schemapanelen.

3. Välj Ta bort denna förekomst på popupmenyn.

Skapa ett sammanträde

Du kan använda E-post och kalender för att skapa ett sammanträde, bjuda in deltagare till sammanträdet och boka nödvändiga resurser för sammanträdet.

Så här skapar du ett sammanträde

Gör så här:

1. Välj Arkiv -> Nytt -> Sammanträde. Dialogfönstret Möte är snarlikt det fönster som visas när du väljer Arkiv -> Nytt -> Möte, förutom att dialogfönstret innehåller ytterligare två flikar. Schemaläggning och Sammanträde.

2. Ange lämpliga detaljer på flikarna Möte, Påminnelse och Upprepning i fönstret Möte, som beskrivs i Så här skapar du ett enstaka möte och Så här skapar du ett återkommande möte.

3. Du kan ange fler detaljer om mötet genom att klicka på fliken Sammanträde och visa flikavsnittet Sammanträde.

4. Markera sammanträdets organisatör från den nedrullningsbara listan Organisatör.

   E-post och kalender anger automatiskt den aktuella användarens namn i textfältet Organisatör. Om du har flera E-post och kalender-konton väljer du rätt konto från den nedrullningsbara listan.

5. Sammanträdets deltagare visas i tabellformat. Tabellen med sammanträdets deltagare innehåller som standard följande kolumner från vänster till höger:

   Kolumn	Beskrivning
   Deltagare	E-post och kalender anger automatiskt den aktuella användarens namn som första post i deltagarlistan. Om du vill lägga till en deltagare i listan klickar du på texten Klicka här för att lägga till en deltagare under deltagarlistan. Skriv namnet eller e-postadressen för den person eller grupp som du vill bjuda in till sammanträdet, eller namnet på den resurs eller det rum du vill boka för sammanträdet. Om du vill skicka sammanträdesinformation till deltagaren måste du skriva deltagarens e-postadress i det här fältet.
   Typ	Klicka på fältet under kolumnrubriken Typ för att visa en nedrullningsbar lista. Välj någon av följande typer från den nedrullningsbara listan: Person Grupp Resurs Rum Okänd
   Roll	Aktivera en nedrullningsbar lista genom att klicka i fältet under kolumnhuvudet Roll. Välj någon av följande roller i den nedrullningsbara listan: Mötesordförande Nödvändig deltagare Valfri deltagare Icke-deltagare Okänd
   OSA	Klicka på fältet under kolumnrubriken OSA för att visa en nedrullningsbar lista. Ange om ett svar ska skickas till sammanträdets organisatör genom att välja något av följande alternativ från den nedrullningsbara listan: Ja Nej
   Status	Klicka på fältet under kolumnrubriken Status för att visa en nedrullningsbar lista. Välj något av följande statusalternativ i den nedrullningsbara listan: Behöver åtgärd Godtaget Avböjt Preliminärt Delegerat

   Lägg till den nya posten i deltagarlistan genom att trycka på Retur.

   Du kan ta bort en deltagare från listan genom att högerklicka på motsvarande post i deltagarlistan och sedan välja Ta bort på popupmenyn.

   Mer information om hur du ändrar den aktuella vyn och skapar anpassade vyer finns i Använda vyer .

6. Du kan skapa en ny post i tabellen genom att klicka på knappen Bjud in andra. E-post och kalender visar också dialogfönstret Välj kontakter från adressboken som du kan använda för att välja deltagare.

7. Visa flikavsnittet Schemaläggning genom att klicka på fliken Schemaläggning. Du kan använda flikavsnittet Schemaläggning för att identifiera en tidpunkt när alla deltagare har möjlighet att delta i sammanträdet, och när nödvändiga resurser för sammanträdet är tillgängliga. Tabellen som följer beskriver elementen i flikavsnittet Schemaläggning:

   Element	Beskrivning
   Deltagarlista	Visar listan med sammanträdets deltagare. Denna deltagarlista är samma som i flikavsnittet Sammanträde, förutom att kolumnerna Roll och OSA inte visas. Du kan anpassa innehållet i den här tabellen, som beskrivs i Använda vyer .
   Förklaring	Beskriver de färgkoder som används i schemat för att ange följande: Preliminär: Deltagaren har ett annat möte men har markerat tiden som ledig, så deltagaren hinner eventuellt delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Upptagen: Deltagaren har ett annat möte och kan inte delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Inte inne: Deltagaren är inte inne och kan inte delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Ingen information: Deltagaren har inte publicerat information om lediga och upptagna tider, så E-post och kalender kan inte avgöra om deltagaren kan delta i det här sammanträdet på den angivna tiden.
   Schema	Visar schemat för var och en av sammanträdets deltagare. Tidssegmenten för den markerade tidsperioden har ljus bakgrund, medan alla andra tidssegment har mörk bakgrund. Ledig och upptagen tid för alla deltagare indikeras med färgade fyrkanter.
   Bjud in andra	Du kan skapa en ny post i deltagarlistan genom att klicka på knappen Bjud in andra. E-post och kalender visar också dialogfönstret Välj kontakter från adressboken som du kan använda för att välja deltagare.
   Alternativ	Klicka på knappen Alternativ så visas en snabbmeny med följande menyobjekt: Visa endast arbetstimmar: Välj det här alternativet om du vill att schemat bara ska visa arbetstiden för varje dag. Avmarkera alternativet om du vill visa alla timmar för varje dag. Arbetstimmar definieras som timmarna mellan Dagen börjar och Dagen slutar. Visa utzoomade: Välj det här alternativet om du vill visa ett sammanfattat schema för flera dagar. Avmarkera alternativet om du vill visa ett detaljerat schema för varje dag. Uppdatera ledig/upptagen: Välj det här menyobjektet om du vill uppdatera information om lediga och upptagna tider i schemat för alla deltagare i deltagarlistan.
   Knappen <<	När du klickar på knappen << markeras den föregående tidsperioden i schemat som uppfyller kriterierna i Autovälj. E-post och kalender uppdaterar automatiskt värdena för Sammanträdets starttid och Sammanträdets sluttid.
   Autovälj	Klicka på knappen Autovälj så visas en snabbmeny med följande menyobjekt: Alla människor och resurser: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla angivna deltagare och alla angivna resurser är lediga. Alla människor och en resurs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla angivna deltagare och någon av de angivna resurserna är lediga. Folk som krävs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla nödvändiga deltagare är lediga. Folk som krävs och en resurs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla nödvändiga deltagare och någon av de angivna resurserna är lediga.
   Knappen >>	När du klickar på knappen >> markeras nästa tidsperiod i schemat som uppfyller kriterierna i Autovälj. E-post och kalender uppdaterar automatiskt värdena för Sammanträdets starttid och Sammanträdets sluttid.
   Sammanträdets starttid	Ange datum och starttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.
   Sammanträdets sluttid	Ange datum och sluttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.

8. Välj Arkiv -> Spara och stäng. E-post och kalender skapar sammanträdet och sedan får du en fråga om du vill skicka ut sammanträdesinformation.

9. Klicka på Ja om du vill skicka sammanträdesinformation till de angivna e-postadresserna.

   Klicka på Nej om du vill spara sammanträdesinformationen utan att skicka den till de angivna e-postadresserna. Du kan skicka sammanträdesinformationen vid en senare tidpunkt, som beskrivs i Skicka sammanträdesinformation.

Skicka sammanträdesinformation

Du skickar sammanträdesinformation genom att utföra följande steg:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på sammanträdet i schemapanelen.

2. Om du väljer Åtgärder -> Vidarebefordra som iCalendar så visas ett e-postfönster som är snarlikt fönstret Skriva ett meddelande i Inkorg. E-post och kalender infogar automatiskt text i textfältet Ämne och i meddelandets innehållsutrymme. E-post och kalender tar med sammanträdesinformation i meddelandetexten.

3. Skriv de e-postadresser dit du vill skicka sammanträdesinformation i fältet Till. Om du vill skicka information till mer än en adress separerar du adresserna med kommatecken.

   Mer information om elementen i meddelandefönstret finns i Så här skickar du ett meddelande.

4. Skicka sammanträdesinformationen till angivna e-postadresser genom att välja Arkiv -> Skicka.

5. Välj Arkiv -> Stäng så att fönstret Möte stängs.

Avboka ett sammanträde

Du kan avboka ett sammanträde, eller återkalla en inbjudan till ett sammanträde för enskilda deltagare.

Så här avbokar du ett sammanträde

Gör så här:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på sammanträdet i schemapanelen.

2. När du väljer Åtgärd -> Avboka möte visas en bekräftelseruta.

3. Avboka mötet genom att klicka på Ja. E-post och kalender skickar ett avbokningsmeddelande till de angivna e-postadresserna.

Så här återkallar du en inbjudan till ett möte

Gör så här:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på sammanträdet i schemapanelen.

2. Visa flikavsnittet Sammanträde genom att klicka på fliken Sammanträde.

3. Högerklicka på den deltagare vars inbjudan du vill återkalla och välj sedan Ta bort på popupmenyn. E-post och kalender tar bort deltagaren från deltagarlistan.

   Upprepa det här steget för varje ytterligare deltagare vars inbjudan du vill återkalla.

4. Välj Arkiv -> Spara och stäng. E-post och kalender frågar om du vill skicka den uppdaterade sammanträdesinformationen.

5. Klicka på Ja om du vill skicka den uppdaterade sammanträdesinformationen till de angivna e-postadresserna.

   • Ett meddelande med ämnet Avboka: Kalenderinformation skickas till de deltagare vars inbjudan återkallas.

   • Ett meddelande med ämnet Kalenderinformation skickas till de deltagare som finns kvar i deltagarlistan.

   Klicka på Nej om du vill spara den uppdaterade sammanträdesinformationen utan att skicka ett meddelande till de angivna e-postadresserna.

Svara på en mötesinbjudan

E-post och kalender skickar mötesinbjudningar till Inkorgen som bilagor i e-postmeddelanden. Du besvarar en inbjudan till ett sammanträde genom att utföra följande steg:

1. Öppna det e-postmeddelande där sammanträdesinbjudan är en bilaga.

2. Öppna sammanträdesinbjudan genom att visa meddelandets bilaga, som beskrivs i Så här visar du en bilaga i ett meddelande.

3. Välj något av följande alternativ:

   • Acceptera

   • Acceptera preliminärt

   • Neka

   Om du accepterar inbjudan lägger E-post och kalender till händelsen i din kalender när du stänger sammanträdesinbjudan.

4. Du kan ange att du vill skicka svaret till sammanträdets organisatör genom att markera alternativet OSA.

   Om du markerar alternativet OSA skickar E-post och kalender ett e-postmeddelande till sammanträdets organisatör med detaljerna i ditt svar när du stänger sammanträdesinbjudan.

   Om du inte markerar alternativet OSA skickar E-post och kalender inget svar till sammanträdets organisatör.

5. När du klickar på kalenderknappen visas en popupmeny som innehåller dina kalendermappar. Markera den kalender där du vill spara detaljerna för den här inbjudan.

6. Stäng sammanträdesinbjudan genom att klicka på OK.

7. Stäng e-postmeddelandet.

Uppdatera ett sammanträde utifrån inbjudningssvar

När en inbjuden deltagare svarar på din sammanträdesinbjudan får du ett e-postmeddelande med svaret som bilaga. Du uppdaterar sammanträdet baserat på svaret genom att utföra följande steg:

1. Öppna det e-postmeddelande där svaret är en bilaga.

2. Öppna svaret genom att visa meddelandets bilaga, som beskrivs i Så här visar du en bilaga i ett meddelande.

3. Stäng svaret genom att klicka på OK. E-post och kalender uppdaterar deltagarlistan, baserat på svarets innehåll.

4. Stäng e-postmeddelandet.

Uppdatera sammanträdesinformation

När du accepterar en sammanträdesinbjudan läggs sammanträdet till i din kalender. Du kanske behöver kontrollera om sammanträdesinformationen fortfarande är aktuell. Det gör du genom att utföra följande steg:

1. Öppna dialogfönstret Möte genom att dubbelklicka på sammanträdet i schemapanelen.

2. Skicka ett e-postmeddelande till sammanträdets organisatör genom att välja Åtgärder -> Uppdatera sammanträde. E-postmeddelandets ämne är Uppdatera: Kalenderinformation.

3. Organisatören avgör om de senaste detaljerna om sammanträdet ska skickas till dig.

   Endast organisatören kan ändra detaljerna för ett sammanträde. Ändringar som görs av sammanträdets deltagare ignoreras.

Publicera information om ledig och upptagen tid

Du kan publicera information om ledig och upptagen tid för ett konto, så att andra användare i nätverket kan studera schemat för det kontot när de vill organisera ett sammanträde.

Så här publicerar du information om ledig och upptagen tid

Du publicerar information om ledig och upptagen tid genom att utföra följande steg:

1. Välj Åtgärder -> Publicera ledig-/upptagen-information så att fönstret Kalenderinformation visas. Fönstret Kalenderinformation är ett e-postfönster som är snarlikt fönstret Skriva ett meddelande i Inkorg. E-post och kalender infogar automatiskt text i textfältet Ämne och i meddelandets innehållsutrymme. E-post och kalender tar med informationen om ledig och upptagen tid som en bilaga till e-postmeddelandet.

2. Skriv de e-postadresser dit du vill skicka informationen om ledig och upptagen tid i textfältet Till. Om du vill skicka information till mer än en adress separerar du adresserna med kommatecken.

   Du kan också klicka på knappen Till. Välj adresser i dialogfönstret Välj kontakter i adressboken.

   Mer information om elementen i fönstret Kalenderinformation finns i Så här skickar du ett meddelande.

3. Skicka informationen om ledig och upptagen tid till angivna e-postadresser genom att välja Arkiv -> Skicka.