Boka möten i andra kalendrar

När du har letat efter lediga tider i kalendrarna och har behörighet att infoga möten i andra kalendrar, kan du boka ett gruppmöte.

Använd Gruppmötesredigeraren för att infoga, ändra eller ta bort gruppmöten i din och andras kalendrar. Om du inte har infogningsbehörighet i andra kalendrar kan du använda Gruppmötesredigeraren för att skicka meddelanden om gruppmöten till andra användare.

Boka ett gruppmöte

1. Välj Jämför kalender på Bläddra-menyn.

2. Klicka på en eller flera poster i bläddringslistan.

   I rutnätet visas kalendrarna ovanpå varandra. Uppbokad tid visas med mörk skugga och ledig tid visas utan skugga.

3. Klicka på en tid som inte är skuggad i rutnätet.

4. Klicka på Bokningar.

   Gruppmötesredigeraren visas med ifyllda fält för datum, tid och e-post.

5. Skriv (eller redigera) gruppmötets starttid i fältet Starta.

6. Skriv (eller redigera) gruppmötets sluttid i fältet Slut.

7. Skriv en beskrivning av mötet i fältet Ärende, t ex plats och syfte.

8. Klicka på Mer.

9. Välj repetitionsintervall och längden på gruppmötet.

10. Klicka på Infoga om du vill lägga till gruppmötet i den valda kalendern.

    Om du inte har behörighet att infoga i alla kalendrar kan du skicka e-post för att meddela de övriga deltagarna om gruppmötet. Se "Skicka påminnelser till en grupp med hjälp av Kalendern".

11. Klicka på Avbryt för att avsluta gruppbokningen.

Skicka påminnelser till en grupp med hjälp av Kalendern

När du har bokat ett gruppmöte (datum, start- och sluttider, beskrivning, upprepningsintervall) kan du skicka en påminnelse till gruppen. Gör följande när gruppmötet är aktivt i Gruppmötesredigeraren:

1. Klicka på Mer och visa fler alternativ.

2. Klicka på E-post.

   I kalendern visas ett meddelandefönster som innehåller en mötesbilaga. Mötesbilagan är föradresserad till de markerade användarna och fylls automatiskt i med datum och start- och sluttider för mötet.

3. Klicka på Sänd i meddelandefönstret.

   Påminnelsen skickas till de markerade användarna.

   Mottagarna får ett meddelande med en kalenderformaterad påminnelse och kan då dra meddelandet från e-postfönstret och släppa det i sina kalendrar för att automatiskt boka det förformaterade mötet.

Skapa ett mötesmeddelande med hjälp av ett program för e-post

1. Starta Postverktyget (eller ditt vanliga e-postprogram).

2. Öppna ett meddelandefönster eller skapa ett tomt meddelande.

3. Lägg till ett avsnitt i meddelandet som innehåller exakt följande format. Ersätt <tabb> med ett tabbtecken, <tom rad> med en tom rad och ersätt den kursiverade formatinformationen med faktiska data.

   <tab>** Calendar Appointment **

   <blank line>

   <tabb>Date:<tabb>mm/dd/åååå

   <tabb>Start:<tabb>tt:mm am

   <tabb>End:<tabb>tt:mm pm

   <tabb>What:<tabb>beskrivning, rad 1
   

   <tab><tab>beskrivning, rad 2
   

   Exempel:

   	** Calendar Appointment **

   	Date:	11/22/94

   	Start:	10:00:00 am

   	End:	11:00 am

   	What:	Staff meeting

   	Monet conference room

4. Lägg till mer text i meddelandet om det behövs.

5. Adressera meddelandet till mottagaren och ange meddelandets ärende.

6. Skicka meddelandet.

   Information om hur du använder Postverktyget finns i Kapitel 8.

Dra ett möte från ett annat program till Kalendern

Du kan dra en mötesikon från Postverktyget eller filhanteraren och vissa andra program till Kalendern för att göra bokningen.

Från Postverktyget

1. Klicka på rubriken som innehåller det formaterade mötet i listan Meddelanderubrik i Postverktyget.

2. Dra rubriken till Kalendern och släpp den där.

   Pekaren ändras till en ikon som motsvarar filen du flyttar.

   Mötet bokas och ett meddelande som talar om att mötet bokats visas i meddelandeområdet.

3. Visa en kalenderöversikt som innehåller dagen som du bokat mötet till.

4. Dubbelklicka på dagen för att öppna Mötesredigeraren.

   Bekräfta att mötet är bokat rätt dag och tid.

   Mer information om hur du använder Postverktyget finns i Kapitel 8.

Från filhanteraren

Om du har en fil som innehåller ett formaterat möte gör du följande:

1. Öppna ett filhanterarfönster och flytta till en mapp som innehåller en fil med ett formaterat möte.

2. Se till att både det formaterade mötet och kalendern är synliga på skärmen och dra sedan den formaterade mötesfilen till Kalendern och släpp den där.

   Mötet bokas i Kalendern.

3. Dubbelklicka på dagen för att öppna Mötesredigeraren.

   Bekräfta att mötet är bokat rätt dag och tid.

   Mer information om filhanteraren finns i Kapitel 5.

Dra ett möte från Kalendern till ett annat program

Från Kalendern kan du dra en mötesikon till Postverktyget för att skicka det till någon annan, eller till filhanteraren för att spara det i filsystemet.

Till Postverktyget

1. Använd Mötesredigeraren för att skapa ett möte.

2. Starta Postverktyget och välj Nytt meddelande på Skapa meddelande-menyn.

   Se till att både Mötesredigeraren och meddelandefönstret syns på skärmen.

3. Dra ikonen Bokning från Mötesredigeraren och släpp den på listan med bilagor i Postverktyget.

   Pekaren ändras till en bokningsikon som motsvarar filen du flyttar.

   Mötet visas som en textfil i listan med bilagor.

4. Skapa och adressera meddelandet och skicka det sedan.

   Mer information om hur du använder Postverktyget finns i Kapitel 8.

Till filhanteraren

1. Använd Mötesredigeraren för att skapa ett möte.

2. Öppna ett filhanterarfönster och flytta till en öppen mapp där du vill spara mötet i en fil.

3. Se till att både filhanterarfönstret och Mötesredigeraren i Kalendern visas på skärmen, dra ikonen Bokning från Mötesredigeraren till filhanterarfönstret och släpp den där.

   Mötet sparas i en textfil i den mapp där du släppte bokningsikonen.

   Mer information om filhanteraren finns i Kapitel 5.