對郵件訊息進行處理

當您讀取郵件程式之後，可以回覆、搜尋、移除和（可能）復原移除部份的訊息。

如果要回覆訊息

1. 選取您要回覆的訊息。

2. 決定回覆的類型：

   • 如果要回覆給發文者，請從「寫信」功能表選擇「回覆」。

     「寫信」視窗會顯示，並已填好收件人的郵件程式位址和訊息標題。

   • 若要回覆給發文者和所有的收件人，請從「寫信」功能表選擇「全部回覆」。

     「寫信」視窗會顯示，並已填好收件人的郵件程式位址和訊息標題。

   • 若要回覆給發文者或所有的收件人，並且要含括一份訊息，請從「寫信」功能表選擇「回覆，含括訊息」或「全部回覆，含括訊息」。

     「寫信」視窗會顯示，其中包含訊息文字，並已填好收件人的郵件程式位址和標題。回覆中未包含附件。

3. 鍵入回覆內容，然後按一下「發送」。

   有關其餘的資訊, 請參閱 如果要傳信、撰寫和發送郵件訊息。

轉寄訊息

1. 選取您要轉寄的訊息。

2. 從「寫信」功能表選擇「轉信」，或按一下工具列上的「轉信」按鈕。

   要轉寄的訊息文字會和附件（如果有的話）一起顯示在新的訊息中。

   如果不要轉寄附件，請選擇「轉信，沒有附件」。

3. 在「收件人」或「副本抄送」欄位中鍵入訊息收件人的「郵件」，或使用「收件人」或「副本抄送」按鈕功能表以存取您設定的別名。

4. 增加其它必要的文字，然後按一下「發送」。

   詳細的資訊，請參閱 如果要傳信、撰寫和發送郵件訊息。

如果要編輯進來的訊息

1. 選取您要變更的訊息。

2. 從「寫信」功能表選擇「轉信」。

3. 將訊息定位址到您自己。

4. 在「寫信」視窗中編輯訊息，然後發送。

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   注意 –

   您可以另外建立一個信箱以放置這些編輯過的訊息，以免「收件箱」包含過多訊息。

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將進來或出去的訊息儲存成文字

1. 選取收到的訊息，然後從「訊息」功能表選擇「儲存為文字檔」，如果是「寫信」視窗中的外送訊息，請從「檔案」功能表的「儲存為」子功能表中選擇「文字」。

2. 在出現的「檔案選擇」對話框中鍵入檔案的名稱和位置，然後按一下「儲存」。

   如果指定的檔案已經存在，系統會詢問您是要重寫檔案或取消操作。

如果要將訊息附加在文字檔上

1. 選取收到的訊息，然後從「訊息」功能表選擇「儲存為文字檔」，如果是「寫信」視窗中的外送訊息，請從「檔案」功能表的「儲存為」子功能表中選擇「文字」。

   「郵件」會顯示一個檔案選擇對話框。

2. 鍵入現存檔案的檔名和位置，然後按一下「附加」。

   「郵件」會將郵件訊息的文字附加到檔案。

如果要刪除郵件訊息

若要從「訊息標頭清單」刪除訊息：

1. 選取要刪除的訊息。

   您可以透過拖曳方式選取多個訊息。按住 Shift 鍵，在「訊息標頭清單」中上下移動並按一下滑鼠按鈕，即可選取多個訊息。按 Control 鍵，再按一下滑鼠按鈕，則可從清單中逐一選取非連續的訊息。

2. 從「訊息」功能表選擇「刪除」，或按一下「工具列」中的「刪除」按鈕。

   訊息會從清單中刪除。

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   注意 –

   即使訊息已經刪除，在您利用「信箱」功能表中的「銷毀已刪除的訊息」執行徹底刪除之前，都可以將已刪除的訊息復原。請參閱下一節的說明。

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如果要取消刪除郵件訊息

執行下列任一操作，可取消刪除郵件訊息：

• 要回復剛剛刪除的訊息，請從「訊息」功能表選擇「取消刪除上一個」。

• 若要回復稍早移除的訊息，請從「訊息」功能表選擇「從列表中取消刪除」，然後從已刪除訊息的清單中選取一或多個訊息，再按一下「取消刪除」按鈕。

若要永遠刪除清單中的訊息，請從「信箱」功能表選擇「銷毀已刪除的訊息」。

如果要在關閉信箱時銷毀刪除的訊息

您可以設定選項，在關閉信箱時銷毀已刪除的訊息。如此，只要一關閉信箱，便無法回復已刪除的訊息。

1. 從「選項」功能表選擇「基本」。

   「基本選項」對話框會顯示。

2. 選取「銷毀已刪除的訊息」底下的“關閉信箱時”。

   若要刪除每當您關閉信箱時便會出現，詢問是否要銷毀已刪除的訊息之確認通知，請取消選取“顯示確認通知”。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

搜尋信箱中的郵件訊息

您可以按照自己定義的搜尋準則，搜尋信箱中的郵件訊息。「搜尋」對話框的「基本」視窗中包含下列的基本搜尋準則：收件人（To）、發文者（From）、標題（Subject）、副本收件人（Cc），以及包括標頭在內的訊息文字（整個訊息）。

在「搜尋」對話框的「進階」視窗中，利用關鍵字和引數建立搜尋程序檔，可以定義更準確的訊息搜尋準則。

以下幾個表列出可用於搜尋程序檔的關鍵字，共分為下列幾大類：

• 標頭 – 關鍵字為非註解標頭或訊息的部份文字 (表 8–1)

• 日期 – 關鍵字為指示訊息發送 (表 8–2)

• 狀態 – 關鍵字為描述訊息的狀態 (表 8–3)

• 運算子 – 關鍵字將其它關鍵字合併成一個搜尋標準 (表 8–4)

標上星號（*）的關鍵字表示「搜尋」對話框「進階」視窗中的功能表不提供使用，但您可以透過手動方式鍵入關鍵字。

表 8–2 列出和描述日期關鍵字。

日期格式為年-月-日（例如 1996-Apr-02）。

表 8–3 列出和描述「狀態」關鍵字。

表 8–4 列出和描述搜尋運算子。

not

搜尋程序檔是不分大小寫的。

以下是一些範例：

若要搜尋在四月份由 john 發送的訊息，而且標題行中標明 “urgent” 或 “important”的訊息：

from john and (subject urgent or subject important) and during
april

若要搜尋 bill 所發送，不含給 tigerteam 的副本，且尚未讀取的訊息：

from bill and ~(cc tigerteam) and unread

若要搜尋定位址到 bill 或給 bill的副本，訊息中包含 “monthly report”，包括標頭和附件在內的訊息：

(to bill or cc bill) and text “monthly report”

如果要尋找信箱中的郵件訊息

1. 從「訊息」功能表選擇「搜尋」。

   「搜尋」對話框會顯示。

   圖 8–3 郵件程式的搜尋對話框

   
   

2. 在適當的欄位中鍵入您要搜尋的文字。

   您可以搜尋與「收件人」、「寄件人」、「主題」或「副本」中的一個或多個項目相符的內容。如果在多個欄位中鍵入條件，「郵件」會搜尋與所有條件相符的訊息。

   「郵件」會將每個欄位中的輸入視為一個條件，即使欄位中有多個字串是以空格或逗號隔開。舉例來說，如果在「收件人」欄位鍵入 wood smith，「郵件」會搜尋定位址到 wood smith 的訊息，而非定位址到 wood 或 smith 的訊息。

   這些欄位是不分大小寫的。

3. 按一下「向下搜尋」或「向上搜尋」，找尋信箱中下一個或前一個符合的訊息。若要找尋所有相符的訊息，請按一下「全部選取」。

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   注意 –

   若要移除「搜尋」對話框中各個欄位內的所有文字，請按一下「清除」。

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建立進階搜尋程序檔

1. 從「搜尋類型」功能表選擇「進階」。

   「進階搜尋」對話框會顯示。

   

2. 在文字區內鍵入程序檔。

   從功能表中選擇關鍵字以便建立程序檔。

   這些關鍵字是不分大小寫的。

檢視的使用方法

有時候您可能只想顯示信箱中符合一或多個搜尋條件的訊息，例如某個人所寄出或收到的訊息。這時您只要定義條件並將訊息儲存為檢視即可。

建立檢視

1. 從「訊息」功能表選擇「搜尋」。

   「郵件」的「搜尋」對話框會顯示。

2. 指定搜尋條件。

3. 按一下「儲存為視區」。

   「郵件」的「儲存為視區」對話框會顯示。

4. 在「請輸入視區名稱」欄位中鍵入名稱。

   請勿使用 All 或 New 作為檢視名稱，因為「預設視區」底下已經有這兩個名稱。您可以使用能夠反映搜尋條件的名稱。

5. 按一下「確定」。

   「郵件」會建立一個新的檢視，並將它放入「視區」對話框中的「自訂查看」清單。要查看該清單，請按一下「搜尋」對話框中的「顯示視區」，或從「信箱」功能表選擇「顯示視區」。

如果要顯示、刪除或更新檢視

1. 從「信箱」功能表選擇「顯示視區」。

   如果「搜尋」對話框已開啟，也可以按一下對話框內的「顯示視區」。

   「視區」對話框會顯示。

   

   並列出：

   • 內定視區：整個信箱（All）和您尚未讀取（New）的訊息統計

   • 自訂查看：您所建立檢視的訊息統計。「郵件」會在主視窗的標頭列顯示載入的檢視名稱。

2. 若要顯示視區，請在清單中的視區連按兩下，或選取視區後再按「載入」。

   符合該視區搜尋條件的訊息會顯示在信箱中。

3. （選擇性的）如果要更新視區，請按一下「更新」。

   「郵件」會修改信箱所有視區的訊息個數。

4. （選擇性的）如果要刪除視區，請選取視區並按一下「刪除」。

5. 按一下「關閉」以關閉對話框。

如果要編輯視區

1. 在「自訂查看」清單中選取一個視區。

2. 按一下「編輯」。

   「搜尋」對話框會顯示，欄位中會填入該視區的搜尋條件。

3. 編輯各個欄位。

   如果「郵件」無法在「基本」視窗中顯示搜尋條件，則會在「進階」視窗的文字區內載入搜尋程序檔，供您編輯。

4. 按一下「儲存為視區」。

   「郵件」會在「請輸入視區名稱」欄位中顯示視區名稱。

5. 按一下「確定」，以相同的名稱儲存視區。

   或者鍵入新的視區名稱，再按一下「確定」以儲存。

重新安排自訂視區底下的清單順序

在「自訂查看」底下選取一個視區。按一下上移或向下箭頭按鈕，在清單中往上或往下移動視區。