第 8 章 「郵件」的使用方法

「郵件」是一個發送、接收和管理「郵件」（email）訊息的應用程式。該程式已完全整合到桌上管理系統，因此您可在「郵件」和其它的應用程式之間拖曳及定位訊息和檔案。

• 啟動「郵件」

• 登入您的 IMAP 收件箱

• 「郵件」主視窗的使用方法

• 查看郵件訊息

• 對郵件訊息進行處理

• 發送郵件訊息

• 編輯並格式化外送訊息

• 信箱的建立和使用

• 列印郵件訊息

• 附件的使用方法

• 自訂「郵件」

• 「檔案選擇」對話框的使用方法

本章的說明內容，是假設您對基本的桌上管理系統技巧和鍵盤使用已經很熟悉。

詳細的資訊，請參閱 第 1 章, 基本技巧和附錄 A, 桌上管理系統的鍵盤捷徑。「郵件」中的許多作業都可透過拖曳及定位的方式完成。

啟動「郵件」

按一下前方面板中的「郵件」控制。

圖 8–1 「郵件」圖示顯示收到新的郵件、讀取郵件和未收到郵件

當您第一次在系統上啟動「郵件」時，會找尋「郵件」設定中的區性或遠端「Internet 訊息存取通信協定」（IMAP）信箱。

• 如果設定未指出您的信箱類型，「郵件」會提示您加以指定。

• 如果設定指出您的信箱是局部性的，「郵件」會開啟「收件箱」（通常位於目錄 /var/mail/ username）。

• 如果設定指出信箱是遠端的，「郵件」會開啟「郵件程式登入」對話框，讓您登入 IMAP 伺服器。

當「郵件」啟動之後，會顯示信箱，並列出訊息標頭和選定的訊息的檢視。

登入您的 IMAP 收件箱

「登入」對話框顯示後，請執行下列操作：

1. 在「IMAP 伺服器」欄位中鍵入伺服器的名稱。

   您在此欄位鍵入的名稱會變成預設值。當您下一次登入時，「郵件」會在「IMAP 伺服器」欄位中顯示該名稱。

   若想變更這個預設值，請參閱 如果要變更預設的信箱目錄。

2. 在「登入」欄位中鍵入您的登入名稱。

3. 在「密碼」欄位中鍵入密碼。

4. 決定是否要讓「郵件」載入訊息時，一併載入附件內容。

   如果要讓「郵件」在尋回訊息時，同時載入訊息文字和附件內容，請選取「尋回附件」底下的「總是」。

   如果希望「郵件」尋回訊息時，只載入訊息文字而不載入附件內容，請選取「尋回附件」底下的「開啟時」。當您連按兩下附件圖示時，「郵件」便會尋回附件的內容。

5. 按一下「登入」。

   您的「IMAP 收件箱」會開啟。

「郵件」主視窗的使用方法

有關「郵件」的主視窗，請參閱 圖 8–2。

圖 8–2 「郵件」的主視窗

主視窗包含下列幾個部份：

查看郵件訊息

當您啟動「郵件」並開始收集「郵件」訊息時，可以讀取或排序這些訊息。

如果要讀取郵件訊息

1. 從「信箱」功能表中選擇「檢查新郵件」，尋回發送到您的信箱的所有新訊息。

2. 在「訊息標頭清單」中按一下，以選擇要查看的訊息。

   訊息文字會顯示在訊息查看區。

   使用工具列上的「下一個」和「前一個」按鈕或「察看」功能表上的選項，繼續選取和讀取訊息查看區內的訊息。

   若要在不同的視窗開啟訊息以便讀取：

選取訊息，並從「訊息」功能表選擇「開啟」。您可在這個視窗中使用「編輯」和「附件」功能表。

即使您從「訊息標頭清單」中選取另一個訊息，原來的訊息仍會留在另一個視窗，因此您可以同時查看這兩個訊息。

如果要變更進來訊息的字元集

有時候，發送「郵件」訊息的機器所使用的編碼會與您的機器預設編碼不同。若要讀取訊息，必須變更您的機器的字元集，以便符合訊息的編碼（例如US-ASCII）。

1. 在「訊息標頭清單」中選取訊息。

2. 從「察看」功能表選擇「變更字元集」，或按鍵盤加速鍵 Control+Y。

   「郵件」會在頁腳中的「工具列」圖示底下顯示字元集的名稱（例如 US-ASCII）。

3. 再選一次「變更字元集」功能表項目或再按一次 Control+Y 循環顯示選項，直到出現正確的項目為止。

   選取「預設字元集」，以機器的預設編碼顯示訊息。

   「郵件」會將訊息文字切換成您選取的字元集，但不改變它的標頭或附件。

為郵件訊息排序

您可以使用「察看」功能表上的選項，安排訊息的先後順序。

訊息標頭會按新的順序重新排列，並顯示在信箱內。

對郵件訊息進行處理

當您讀取郵件程式之後，可以回覆、搜尋、移除和（可能）復原移除部份的訊息。

如果要回覆訊息

1. 選取您要回覆的訊息。

2. 決定回覆的類型：

   • 如果要回覆給發文者，請從「寫信」功能表選擇「回覆」。

     「寫信」視窗會顯示，並已填好收件人的郵件程式位址和訊息標題。

   • 若要回覆給發文者和所有的收件人，請從「寫信」功能表選擇「全部回覆」。

     「寫信」視窗會顯示，並已填好收件人的郵件程式位址和訊息標題。

   • 若要回覆給發文者或所有的收件人，並且要含括一份訊息，請從「寫信」功能表選擇「回覆，含括訊息」或「全部回覆，含括訊息」。

     「寫信」視窗會顯示，其中包含訊息文字，並已填好收件人的郵件程式位址和標題。回覆中未包含附件。

3. 鍵入回覆內容，然後按一下「發送」。

   有關其餘的資訊, 請參閱 如果要傳信、撰寫和發送郵件訊息。

轉寄訊息

1. 選取您要轉寄的訊息。

2. 從「寫信」功能表選擇「轉信」，或按一下工具列上的「轉信」按鈕。

   要轉寄的訊息文字會和附件（如果有的話）一起顯示在新的訊息中。

   如果不要轉寄附件，請選擇「轉信，沒有附件」。

3. 在「收件人」或「副本抄送」欄位中鍵入訊息收件人的「郵件」，或使用「收件人」或「副本抄送」按鈕功能表以存取您設定的別名。

4. 增加其它必要的文字，然後按一下「發送」。

   詳細的資訊，請參閱 如果要傳信、撰寫和發送郵件訊息。

如果要編輯進來的訊息

1. 選取您要變更的訊息。

2. 從「寫信」功能表選擇「轉信」。

3. 將訊息定位址到您自己。

4. 在「寫信」視窗中編輯訊息，然後發送。

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   注意 –

   您可以另外建立一個信箱以放置這些編輯過的訊息，以免「收件箱」包含過多訊息。

   ---

將進來或出去的訊息儲存成文字

1. 選取收到的訊息，然後從「訊息」功能表選擇「儲存為文字檔」，如果是「寫信」視窗中的外送訊息，請從「檔案」功能表的「儲存為」子功能表中選擇「文字」。

2. 在出現的「檔案選擇」對話框中鍵入檔案的名稱和位置，然後按一下「儲存」。

   如果指定的檔案已經存在，系統會詢問您是要重寫檔案或取消操作。

如果要將訊息附加在文字檔上

1. 選取收到的訊息，然後從「訊息」功能表選擇「儲存為文字檔」，如果是「寫信」視窗中的外送訊息，請從「檔案」功能表的「儲存為」子功能表中選擇「文字」。

   「郵件」會顯示一個檔案選擇對話框。

2. 鍵入現存檔案的檔名和位置，然後按一下「附加」。

   「郵件」會將郵件訊息的文字附加到檔案。

如果要刪除郵件訊息

若要從「訊息標頭清單」刪除訊息：

1. 選取要刪除的訊息。

   您可以透過拖曳方式選取多個訊息。按住 Shift 鍵，在「訊息標頭清單」中上下移動並按一下滑鼠按鈕，即可選取多個訊息。按 Control 鍵，再按一下滑鼠按鈕，則可從清單中逐一選取非連續的訊息。

2. 從「訊息」功能表選擇「刪除」，或按一下「工具列」中的「刪除」按鈕。

   訊息會從清單中刪除。

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   注意 –

   即使訊息已經刪除，在您利用「信箱」功能表中的「銷毀已刪除的訊息」執行徹底刪除之前，都可以將已刪除的訊息復原。請參閱下一節的說明。

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如果要取消刪除郵件訊息

執行下列任一操作，可取消刪除郵件訊息：

• 要回復剛剛刪除的訊息，請從「訊息」功能表選擇「取消刪除上一個」。

• 若要回復稍早移除的訊息，請從「訊息」功能表選擇「從列表中取消刪除」，然後從已刪除訊息的清單中選取一或多個訊息，再按一下「取消刪除」按鈕。

若要永遠刪除清單中的訊息，請從「信箱」功能表選擇「銷毀已刪除的訊息」。

如果要在關閉信箱時銷毀刪除的訊息

您可以設定選項，在關閉信箱時銷毀已刪除的訊息。如此，只要一關閉信箱，便無法回復已刪除的訊息。

1. 從「選項」功能表選擇「基本」。

   「基本選項」對話框會顯示。

2. 選取「銷毀已刪除的訊息」底下的“關閉信箱時”。

   若要刪除每當您關閉信箱時便會出現，詢問是否要銷毀已刪除的訊息之確認通知，請取消選取“顯示確認通知”。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

搜尋信箱中的郵件訊息

您可以按照自己定義的搜尋準則，搜尋信箱中的郵件訊息。「搜尋」對話框的「基本」視窗中包含下列的基本搜尋準則：收件人（To）、發文者（From）、標題（Subject）、副本收件人（Cc），以及包括標頭在內的訊息文字（整個訊息）。

在「搜尋」對話框的「進階」視窗中，利用關鍵字和引數建立搜尋程序檔，可以定義更準確的訊息搜尋準則。

以下幾個表列出可用於搜尋程序檔的關鍵字，共分為下列幾大類：

• 標頭 – 關鍵字為非註解標頭或訊息的部份文字 (表 8–1)

• 日期 – 關鍵字為指示訊息發送 (表 8–2)

• 狀態 – 關鍵字為描述訊息的狀態 (表 8–3)

• 運算子 – 關鍵字將其它關鍵字合併成一個搜尋標準 (表 8–4)

標上星號（*）的關鍵字表示「搜尋」對話框「進階」視窗中的功能表不提供使用，但您可以透過手動方式鍵入關鍵字。

表 8–2 列出和描述日期關鍵字。

日期格式為年-月-日（例如 1996-Apr-02）。

表 8–3 列出和描述「狀態」關鍵字。

表 8–4 列出和描述搜尋運算子。

not

搜尋程序檔是不分大小寫的。

以下是一些範例：

若要搜尋在四月份由 john 發送的訊息，而且標題行中標明 “urgent” 或 “important”的訊息：

from john and (subject urgent or subject important) and during
april

若要搜尋 bill 所發送，不含給 tigerteam 的副本，且尚未讀取的訊息：

from bill and ~(cc tigerteam) and unread

若要搜尋定位址到 bill 或給 bill的副本，訊息中包含 “monthly report”，包括標頭和附件在內的訊息：

(to bill or cc bill) and text “monthly report”

如果要尋找信箱中的郵件訊息

1. 從「訊息」功能表選擇「搜尋」。

   「搜尋」對話框會顯示。

   圖 8–3 郵件程式的搜尋對話框

   
   

2. 在適當的欄位中鍵入您要搜尋的文字。

   您可以搜尋與「收件人」、「寄件人」、「主題」或「副本」中的一個或多個項目相符的內容。如果在多個欄位中鍵入條件，「郵件」會搜尋與所有條件相符的訊息。

   「郵件」會將每個欄位中的輸入視為一個條件，即使欄位中有多個字串是以空格或逗號隔開。舉例來說，如果在「收件人」欄位鍵入 wood smith，「郵件」會搜尋定位址到 wood smith 的訊息，而非定位址到 wood 或 smith 的訊息。

   這些欄位是不分大小寫的。

3. 按一下「向下搜尋」或「向上搜尋」，找尋信箱中下一個或前一個符合的訊息。若要找尋所有相符的訊息，請按一下「全部選取」。

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   注意 –

   若要移除「搜尋」對話框中各個欄位內的所有文字，請按一下「清除」。

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建立進階搜尋程序檔

1. 從「搜尋類型」功能表選擇「進階」。

   「進階搜尋」對話框會顯示。

   

2. 在文字區內鍵入程序檔。

   從功能表中選擇關鍵字以便建立程序檔。

   這些關鍵字是不分大小寫的。

檢視的使用方法

有時候您可能只想顯示信箱中符合一或多個搜尋條件的訊息，例如某個人所寄出或收到的訊息。這時您只要定義條件並將訊息儲存為檢視即可。

建立檢視

1. 從「訊息」功能表選擇「搜尋」。

   「郵件」的「搜尋」對話框會顯示。

2. 指定搜尋條件。

3. 按一下「儲存為視區」。

   「郵件」的「儲存為視區」對話框會顯示。

4. 在「請輸入視區名稱」欄位中鍵入名稱。

   請勿使用 All 或 New 作為檢視名稱，因為「預設視區」底下已經有這兩個名稱。您可以使用能夠反映搜尋條件的名稱。

5. 按一下「確定」。

   「郵件」會建立一個新的檢視，並將它放入「視區」對話框中的「自訂查看」清單。要查看該清單，請按一下「搜尋」對話框中的「顯示視區」，或從「信箱」功能表選擇「顯示視區」。

如果要顯示、刪除或更新檢視

1. 從「信箱」功能表選擇「顯示視區」。

   如果「搜尋」對話框已開啟，也可以按一下對話框內的「顯示視區」。

   「視區」對話框會顯示。

   

   並列出：

   • 內定視區：整個信箱（All）和您尚未讀取（New）的訊息統計

   • 自訂查看：您所建立檢視的訊息統計。「郵件」會在主視窗的標頭列顯示載入的檢視名稱。

2. 若要顯示視區，請在清單中的視區連按兩下，或選取視區後再按「載入」。

   符合該視區搜尋條件的訊息會顯示在信箱中。

3. （選擇性的）如果要更新視區，請按一下「更新」。

   「郵件」會修改信箱所有視區的訊息個數。

4. （選擇性的）如果要刪除視區，請選取視區並按一下「刪除」。

5. 按一下「關閉」以關閉對話框。

如果要編輯視區

1. 在「自訂查看」清單中選取一個視區。

2. 按一下「編輯」。

   「搜尋」對話框會顯示，欄位中會填入該視區的搜尋條件。

3. 編輯各個欄位。

   如果「郵件」無法在「基本」視窗中顯示搜尋條件，則會在「進階」視窗的文字區內載入搜尋程序檔，供您編輯。

4. 按一下「儲存為視區」。

   「郵件」會在「請輸入視區名稱」欄位中顯示視區名稱。

5. 按一下「確定」，以相同的名稱儲存視區。

   或者鍵入新的視區名稱，再按一下「確定」以儲存。

重新安排自訂視區底下的清單順序

在「自訂查看」底下選取一個視區。按一下上移或向下箭頭按鈕，在清單中往上或往下移動視區。

發送郵件訊息

「郵件」位址是指接收「郵件」訊息的個人位址。當您要將訊息送給其他的郵件程式使用者時，也會用到位址。郵件程式位址的格式是 username@hostname。 您的系統管理者會使用這個格式設定郵件程式位址。

這一節將提供您指定位址、撰寫和發送訊息給其他使用者的相關資訊。

別名的使用方法

別名是指一或多個使用者名稱（或使用者位址）的私人名稱。建立您常發送郵件的使用者位址分配表，並指定一個名稱，以後要發送訊息時，只要在「收件人」或「副本抄送」欄位選取別名即可，不必再鍵入每個位址（請參閱 圖 16–1）。

您指定的別名名稱可以是一組使用者的說明，或只是一個容易記憶的名稱。這些別名也會以「個人別名」卡片，出現在「位址管理者」中（請參閱 別名卡片）。

如果要建立、修改或刪除別名

1. 從主視窗的「選項」功能表、「寫信」視窗中的「格式」功能表，或「寫信」視窗中的「收件人」或「副本抄送」按鈕功能表選擇「別名」。

   「別名選項」對話框會顯示。

2. 在「別名」欄位中鍵入別名名稱。

3. 在「地址」欄位中鍵入組成別名的使用者位址。

   每個位址都應使用 username@hostname格式，並以逗號、空格或其一隔開。

4. 按一下「新增」將「別名」和「地址」欄位中的資訊增加捲動清單。

5. （選擇性的）如果要變更別名，請選取並編輯「別名」或「地址」欄位，然後按一下「變更」。

6. （選擇性的）如果要刪除別名，請選取並按一下「刪除」。

7. 按一下「確定」或「應用」，讓設定值生效。

您也可以利用「位址管理者」處理別名（請參閱 如果要建立個人別名卡）。

如果要傳信、撰寫和發送郵件訊息

只要有收件人的「郵件」位址，就能發送訊息。

如果您是第一次使用「郵件」，而且知道您自己的「郵件」位址，可以透過下列程序將測試訊息發送給自己。

1. 如果「郵件」尚未啟動，請按一下「前方面板」中的「郵件」控制。

   「收件箱」會顯示。

2. 從「寫信」功能表選擇「新訊息」。

   （新訊息）「寫信」視窗會顯示。

   圖 8–4 「郵件」寫信視窗

   
   

3. 在「To」欄位鍵入收件人的郵件程式位址，然後按 Return 鍵。

   您可以將訊息定位址到一或多個人，或定位址到別名。

   如果有一或多個「郵件」位址中包含空格，請以逗號隔開，否則請以逗號或空格隔開。

   如果您已建立別名，可使用「To」按鈕功能表存取這些別名。

   有關別名的資訊，請參閱 別名的使用方法。

4. （選擇性的）在「Subject」欄位鍵入訊息的標題或標頭，然後按 Return 鍵。

5. （選擇性的）在「Cc」欄位鍵入此訊息的副本收件人的郵件程式位址，如果您已建立別名，可使用「Cc」按鈕功能表存取您設定的別名。

6. 指定位址後，請按 Return 鍵，移到文字區開始撰寫訊息。

   如果要插入文字檔，請參閱 如果要將文字檔含括在郵件訊息中。另請參閱 利用樣板撰寫與 利用草稿撰寫。

   若想瞭解如何編輯訊息文字，請參閱 文字的編輯或 文字的格式化。

   您可以從「檔案」功能表的「另存新檔」子功能表，或「寫信」視窗底部的「儲存為」按鈕功能表選擇「文字」，隨時儲存您所撰寫的訊息。

7. （選擇性的）如果您取消選取「簽名選項」對話框中的“在每個訊息中含括簽名”，請從「寫信」功能表選擇「含括簽名」，將您的簽名放在文字區內。

   詳細的資訊，請參閱 簽名的使用方法。

8. （選擇性的）若要依「寫信」視窗的寬度設定文字的格式，請選取文字，並從「寫信格式」功能表選擇「自動換行」。

9. （選擇性的）如有必要，可將檔案以附件形式增加訊息中。

   要知道如何做，請參閱 如果要增加附件。

10. （選擇性的）從「寫信檔案」功能表選擇「儲存外送郵件」，將訊息儲存到存放外送訊息的檔案（根據預設值為 HomeDirectory /Mail/sent.mail)。

    如果要變更預設的檔案名稱，請從「選項」功能表選擇「基本」，然後編輯“儲存一份外送郵件於”欄位。

11. 按一下「發送」按鈕、從「寫信檔案」功能表選擇「送出」或按 F3。

    「寫信」視窗會關閉，並發送訊息。

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    注意 –

    按一下「關閉」可結束「寫信」視窗並放棄您的訊息。關閉「寫信」視窗之前，請務必儲存稍後還需用到的文字。

    ---

變更外送訊息的字元集

如果接收您的郵件程式訊息的機器所使用的編碼與您的機器的編碼不同，可將您的訊息文字切換成收件人的編碼。

1. 在「寫信」視窗鍵入訊息之後，請從「格式」功能表選擇「變更字元集」或按鍵盤加速鍵 Control+Y。

   「郵件」會在「寫信」視窗的頁腳顯示字元集名稱（例如 ISO-2022-JP）。

2. 再選一次「變更字元集」功能表項目或再按一次 Control+Y 循環顯示選項，直到出現正確的項目為止。

   選取「預設字元集」，表示您的訊息會以機器的預設編碼發送。

   「寫信」視窗中顯示的訊息不會改變，不過當您按一下「送出」時，「郵件」會以選定的字元集發送訊息。

   ---

   注意 –

   「郵件」只會切換外送訊息的文字，而不會切換它的標頭或附件。

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利用樣板撰寫

您可以將訊息存成樣板以便重複使用，例如將每個月都得發送的狀態報告存成樣板。狀態報告樣板可以包含位址、標題和訊息內文的標頭。您可以使用該樣板填寫內容，然後將它當作每月狀態報告以郵件程式的方式發送。

如果要建立樣板

1. 從「郵件選項」對話框的「選項」功能表中選擇「樣板」。

   「樣板」對話框會顯示。

2. 按一下「新樣板」按鈕。

   「寫信」視窗會顯示。

3. 鍵入標頭和樣板內文。

4. 從視窗底部的「儲存為」按鈕功能表，或「檔案」功能表的「另存新檔」子功能表中選擇「樣板」。

   「郵件」的「儲存為樣板」對話框會顯示。

5. 在文字欄位中鍵入樣板名稱，然後按一下「儲存」。

   樣板會儲存在預設目錄 HomeDirectory /MailTemplates 中；名稱和路徑會顯示在「樣板」捲動清單。

   您可以將附件儲存為樣板的一部份，就像將附件複製到樣板裡一樣。當附件含括在樣板之後才編輯或移動附件來，並不會影響樣板中的附件。

如果要使用樣板

1. 從主視窗的「寫信」功能表選擇「新訊息，請使用樣板」，然後從子功能表選擇您要使用的樣板。

   「寫信」視窗會開啟並載入樣板。

   ---

   注意 –

   如果「寫信」視窗已經開啟，可以從該視窗中「格式」功能表的「使用樣板」子功能表選擇樣板的名稱，將它載入。

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2. 必要時請編輯標頭和內文，然後像平常一樣發送訊息。

   其餘詳細資訊, 請參閱 編輯並格式化外送訊息。

利用草稿撰寫

當您撰寫訊息時，有時候可能想儲存為草稿，等到稍後繼續完成，再當作訊息發送。草稿只能使用一次。當您在「寫信」視窗中完成草稿並按一下「發送」時，「郵件」便會將草稿從檔案系統中移除。

如果要建立草稿

1. 從「寫信」功能表選擇「新訊息」。

   「寫信」視窗會顯示。

2. 像平常一樣撰寫訊息。

3. 從視窗底部的「儲存為」按鈕，或「檔案」功能表的「另存新檔」子功能表選擇「草稿訊息」。

   「郵件」的「儲存為草稿」對話框會顯示。

4. 在「草稿名稱」底下鍵入檔案名稱。

5. 按一下「儲存」。

   「郵件」會將草稿儲存在預設信箱 HomeDirectory /MailDrafts 中。

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   注意 –

   您也可以從「儲存為」按鈕選擇「文字」，只將訊息內文存成文字。

   ---

如果要使用草稿

1. 從「寫信」功能表選擇「繼續撰寫草稿」，然後從子功能表選擇您要繼續撰寫的草稿。

   「寫信」視窗會開啟並載入草稿。

   ---

   注意 –

   如果「寫信」視窗已開啟，您可以從「格式」功能表的「使用草稿」子功能表選擇草稿名稱，將它載入。

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2. 繼續編輯，然後像平常一樣發送訊息。

   當您按一下「傳送」之後，「郵件」會發出訊息，並詢問您是否要在訊息發送時將該草稿從檔案系統中移除。

如果要移除草稿

如果您將訊息儲存為草稿，但不要寄出，請執行下列步驟。

1. 從「寫信」功能表的「繼續撰寫草稿」中選擇草稿。

   「新訊息」對話框會顯示，其中會包含草稿訊息。

2. 將訊息收件人改成您自己，然後按一下「傳送」。

   「新訊息」對話框會關閉。

3. 當訊息送達您的「收件箱」時，請將它移除。

如果您的工作站在「郵件」執行時當機您可能會發現DeadLetter1、DeadLetter2 等草稿。您可以移除 $HOME /MailDrafts 資料夾中對應的檔案移除這些草稿。

如果要將多個訊息含括在一個新的訊息中

1. 從「訊息標頭清單」選取要含括在新訊息中的郵件程式訊息。

   按住 Shift 鍵，在「訊息標頭清單」中上下移動並按一下滑鼠按鈕，即可選取多個訊息。按 Control 鍵，再按一下滑鼠按鈕，則可從清單中逐一選取非連續的訊息。

2. 從「寫信」功能表選擇「轉信」。

3. 像平常一樣撰寫和發送訊息。

如果要將文字檔含括在郵件訊息中

您可以從「檔案管理者」拖曳文字檔，將它定位在「寫信」視窗，或執行下列步驟：

1. 從「寫信」功能表選擇「新訊息」。

   「寫信」視窗會顯示。

2. 從「寫信」視窗的「檔案」功能表選擇「含括」。

3. 選取要含括在郵件程式訊息中的文字檔。

4. 按一下「含括」。

   檔案會含括在訊息的文字區。

5. 像平常一樣撰寫和發送訊息。

簽名的使用方法

簽名是指可以含括在您發送的每一個郵件程式訊息中的文字。例如，典型的簽名可包含您的名字、職稱和公司名稱等等：

John Person 
Marketing Manager 
ABC Products, Inc. 
Email: john.person@mymachine
Phone: (100) 555-1234

您可以選擇將簽名含括在每個郵件程式訊息中，或含括在個別的訊息中。

如果要建立簽名

1. 從主視窗的「選項」功能表，或「寫信」視窗的「格式」功能表中選擇「簽名」。

   「簽名選項」對話框會顯示。

2. 在「簽名文字」窗格中鍵入簽名文字。

3. 按一下「確定」或「應用」。

   您的簽名會儲存在預設檔案 HomeDirectory /.signature 中。 若要變更預設位置，請在「將簽名儲存到路徑/檔案中」欄位中鍵入新的路徑。

如果要將簽名含括在所有訊息中

1. 從主視窗的「選項」功能表，或「寫信」視窗的「格式」功能表中選擇「簽名」。

   「簽名選項」對話框會顯示。

2. 選取“在每個訊息中含括簽名”選項。

3. 按一下「確定」或「應用」。

只在特定訊息中含括簽名

1. 從主視窗的「選項」功能表，或「寫信」視窗的「格式」功能表中選擇「簽名」。

   「簽名選項」對話框會顯示。

2. 取消選取“在每個訊息中含括簽名”選項。

3. 按一下「確定」或「應用」。

4. 在「寫信」視窗中要含括簽名的訊息，請從「格式」功能表中選擇「載入簽名」。

如果要建立自動回覆（自動回信訊息）

如果您預計有一段時間不會使用郵件，例如渡假時，則可以設定自動回覆以提醒郵件發文者您不在辦公室。

1. 從「選項」功能表中選擇「自動回信訊息」。

   「自動回信訊息選項」對話框會顯示。

2. 選取「自動回信」旁邊的「開啟」。

3. 在「開始日期」底下鍵入希望自動回信開始的日期。

   預設值是今天的日期。

4. 鍵入結束日期。

   您的自動回信訊息會從「開始日期」的 12:01 a.m. 或稍後生效，並於「結束日期」的 12:01 a.m. 結束。如果開始日期和結束日期是同一天，則回信通告程式會在「結束日期」的午夜結束。

5. （選擇性的）在“重複回信給發文者的間隔”底下設定您送給發文者的自動回覆間隔。

   預設值是七天，這表示不論發文者在您外出的期間發送多少訊息，在七天內只會收到一封自動回覆。

6. 鍵入自動回信訊息的主題和文字。

   這個欄位的預設值是“不在辦公室”。如果您在訊息中使用變數 $SUBJECT ，則自動回信訊息中會引用進來的郵件的標題。 例如：

   I am on vacation, and will read your message regarding “ $SUBJECT” when I return.

7. 按一下「確定」或「應用」。

   當自動回信訊息啟動後，「郵件」會在「收件箱」和其它信箱標頭列上的信箱名稱增加 [Vacation]，直到自動回信訊息關閉為止。

   ---

   注意 –

   要在「結束日期」之前停止發送自動回信訊息，請選取「自動回信」旁邊的「關閉」，然後按一下「確定」或「應用」。

   ---

以 MIME 或 Sun Mail Tool 格式發送郵件訊息

「郵件」會以 MIME 格式（正式名稱為 RFC 1521 或 RFC-MIME 的一種標準）發送訊息。如果郵件程式的收件人在您發送的訊息中看到=20 或 =09 之類的碼，表示他們的郵件應用程式與 MIME 不相容。

請郵件程式的收件人使用與 MIME 相容的郵件應用程式，即可解決這個問題。如果不可行，請改用 Sun Mail Tool 格式發送郵件程式。 不過，大部份與 MIME 相容的郵件讀取程式都不認識這種專用格式。

如果要以 MIME 或 Sun Mail Tool 格式發送郵件訊息

1. 從「撰寫檔案」功能表選擇「傳送為」。

2. 從子功能表選擇「Internet MIME」或「Sun Mail Tool」。

   您的訊息會以選定的格式發送。

如果未指定格式，則會使用預設值 Internet MIME。若要變更此預設值：

1. 從「選項」功能表選擇「進階」。

   「進階選項」對話框會顯示。

2. 取消選取“以 MIME 格式送出郵件”選項。

3. 按一下「確定」。

編輯並格式化外送訊息

您在撰寫外送訊息時，可以使用「郵件」編輯和設定文字的格式，同時檢查拼寫。

文字的編輯

您可以使用「寫信」視窗中的「編輯」功能表選項，變更您所撰寫的訊息文字。

有關編輯功能的其餘資訊, 請參閱 第 10 章, 「文字編輯程式」的使用方法 。

文字的格式化

您可以使用「寫信」視窗中的兩個「格式」功能表選項，變更撰寫訊息的格式。

有關編輯功能的其餘資訊, 請參閱 第 10 章, 「文字編輯程式」的使用方法 。

如果要尋找或變更文字

1. 從「撰寫編輯」功能表選擇「尋找/更改」。

   「尋找/更改」對話框會顯示。

   圖 8–5 「郵件」的尋找/變更對話框

   
   

2. 在「尋找」欄位中鍵入（或複製及黏貼）您要找尋的文字。

3. （選擇性的）若要將找到的文字自動變更為代替文字，請在「變更為」欄位中鍵入代替文字。

4. 選取適當的選項：

   • 按一下「尋找」以找尋和選取文字。

   • 按一下「變更」以變更找到的第一個項目。

   • 按一下「全部變更」以變更找到的所有項目。

5. 按一下「關閉」以關閉對話框。

如果要做拼寫檢查

您可以使用「郵件」中的拼寫檢查程式，確認和更正撰寫訊息中的拼寫。

1. 從「寫信」視窗的「編輯」功能表選擇「拼字檢查」。

   「拼字檢查」對話框會顯示，並在「文字」底下列出第一個可能拼錯的字。正確拼法的建議則會顯示在捲動清單中。有關詳細資訊, 請參閱 更正拼錯的字。。

   ---

   注意 –

   拼字檢查程式是大小寫字體有別的。

   ---

2. 按一下「關閉」以結束「拼字檢查」對話框。

信箱的建立和使用

您可以將某些郵件訊息歸檔以便保存。根據預設值，您收到的所有訊息都會放在信箱（收件箱）內。將所有的郵件訊息都放在收件箱可能不太有效率，您可以設定其它的信箱存放不同類別的訊息。

信箱可以幫助您整理郵件。您可以按專案、使用者、郵件程式清單或其它系統建立信箱。您必須將這些信箱放在預設的信箱目錄 HomeDirectory /Mail 中。

想知道如何變更預設信箱目錄，請參閱 如果要變更預設的信箱目錄。

建立信箱

1. 從「信箱」功能表選擇「新信箱」。

   「檔案選擇」對話框會顯示。

2. 指定信箱的名稱和位置。

   詳細的資料，請參閱 「檔案選擇」對話框的使用方法。

3. 按一下「新信箱」。

   新的信箱會在預設的信箱目錄 HomeDirectory /Mail 中建立並開啟。

   若想知道如何變更此目錄，請參閱 如果要變更預設的信箱目錄。

如果要改變信箱的名稱

1. 從「信箱」功能表選擇「改變郵箱名稱」。

   「檔案選擇」對話框會顯示。

2. 選取或鍵入要重新命名的信箱之名稱和位置，然後按一下「改變郵箱名稱」。

   「改變郵箱名稱」對話框會顯示。

3. 在「新信箱名稱」欄位中鍵入信箱的名稱。

4. 按一下「改變郵箱名稱」。

如果要開啟信箱

1. 從「信箱」功能表選擇「開啟信箱」。

2. 在子功能表中選擇下列任一項目：

   • 開啟收件箱 – 您接收郵件程式的預設信箱

   • 傳送郵件 – 包含外送訊息的檔案（根據預設值為 HomeDirectory /Mail/sent.mail）。 只有在外送訊息存在這個檔案中時，這個項目才有作用。

   • 選取信箱 – 您在「檔案選擇」對話框指定的信箱

   • 開啟其它的信箱 – 預設信箱目錄中的其中一個信箱

   • 先前在此「郵件」階段作業中，您開啟、移動或複製訊息的信箱

關閉信箱

若要關閉信箱：

從「信箱」功能表或「視窗」功能表選擇「關閉」，或按 Alt+F4。

最後一個開啟的信箱關閉後，「郵件」就會結束。

將訊息歸檔到其它的信箱

您可以透過手動方式將進來的訊息移動或複製到特定信箱，以便歸檔。

如果要以手動方式將訊息歸檔到其它信箱

選取您要歸檔的訊息，然後執行下列任一操作：

• 從「移動」功能表（或「訊息」功能表的「複製到」子功能表）選擇「選取信箱」，然後在「檔案選擇」對話框選取所要的信箱。

• 從「移動」功能表（或「訊息」功能表的「複製到」子功能表）選擇「其它信箱」，然後指出所要的信箱。

• 拖曳及定位訊息到其它信箱。

  詳細的資訊，請參閱 如果要拖曳及定位訊息到其它信箱。

為了方便起見，您也可以：

• 將您經常歸檔訊息的信箱增加「移動」功能表（以及「訊息」功能表的「複製到」子功能表）。

  有關將信箱增加您的「移動」功能表的其餘資訊, 請參考 自訂開啟、移動及複製到功能表。

• 設定「移動」功能表，以顯示最近開啟的信箱。

  有關詳細資訊, 請參考 如果要變更顯示在移動功能表和複製到信箱子功能表中的信箱數量。

如果要拖曳及定位訊息到其它信箱

1. 確定「郵件」已在桌上管理系統上開啟，而且「訊息標頭清單」已顯示。

2. 開啟要放置您移動訊息的信箱，並確定可以看見「訊息標頭清單」。

3. 選取要移動的訊息。

4. 拖曳訊息並將它定位在適當的信箱「訊息標頭清單」上。

   訊息會移到目標信箱的最後面。

   您也可以拖曳及定位訊息到「檔案管理者」中目標信箱的檔案圖示。透過此種方法，「郵件」會將一份訊息放在目標信箱而不會將它移動。

如果要刪除信箱

1. 從「信箱」功能表選擇「刪除信箱」。

   「檔案選擇」對話框會顯示。

2. 選取或鍵入您要刪除的信箱的名稱和位置，然後按一下「刪除信箱」。

   信箱會被刪除。

如果要變更預設的信箱目錄

1. 從「選項」功能表選擇「移動功能表設定」。

   「移動功能表設定選項」對話框會顯示。

2. 在「內定的信箱檔案夾」欄位鍵入目錄名稱。

3. （選擇性的）在「IMAP 歸檔伺服器」欄位鍵入 IMAP 伺服器名稱。

   您也可以編輯「內定的 IMAP 檔案夾」欄位，為 IMAP 伺服器指定預設的信箱資料夾；預設值是 HomeDirectory /Mail。

4. 按一下「確定」或「應用」。

自訂開啟、移動及複製到功能表

當您設定好一些信箱後，可能會發現自己經常使用某些信箱。您可以自訂「移動」功能表、「信箱」功能表的「開啟信箱」子功能表，和「訊息」功能表的「複製到」子功能表，以顯示這些常用的信箱。如此，可高開啟和歸檔信箱的效率。

將您最近開啟的信箱名稱增加「移動」功能表和「訊息」功能表的「複製到信箱」子功能表，下回要將訊息移動或複製到這些信箱時會比較省時。

將信箱增加開啟、移動和複製到功能表

1. 從「選項」功能表選擇「移動功能表設定」。

   「移動功能表設定選項」對話框會顯示。

2. 「選取「區性」或「 IMAP 伺服器」以指定信箱所在的伺服器。

   若選取「IMAP 伺服器」，請在文字欄鍵入伺服器名稱。

3. 在「路徑/信箱名稱」底下鍵入信箱路徑，然後按一下「新增」。

   信箱會增加「移動」功能表、「信箱」功能表的「開啟信箱」子功能表和「訊息」功能表的「複製到信箱」子功能表。

4. （選擇性的）進行其它的自訂操作：

   • 若要在信箱名稱選定之後更改「路徑/信箱名稱」欄位中的內容，請編輯該欄位並按一下「變更」。

   • 如果要從捲動清單移除信箱名稱，請選取該名稱並按一下「刪除」。

   • 如果要按字母順序顯示信箱，請按一下「依照字母排列」。

   • 如果要變更選定信箱在捲動清單中的位置，請按一下「向上移動」或「向下移動」。

5. 按一下「確定」或「應用」。

如果要變更顯示在移動功能表和複製到信箱子功能表中的信箱數量

若要變更顯示在這些功能表中的信箱數量：

1. 從「選項」功能表選擇「移動功能表設定」。

   「移動功能表設定選項」對話框會顯示。

2. 在“最多顯示：最近開啟的信箱”欄位中增加或減少您最近開啟的信箱數量。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

   在「移動」功能表和「訊息」功能表的「複製到信箱」子功能表中，會出現您所要的信箱數量。

列印郵件訊息

您可以使用預設選項列印訊息，或在開始執行列印工作之前設定不同的列印選項。

如果要用預設選項列印一份訊息

1. 在「訊息標頭清單」中選取要列印的訊息。

   按住 Shift 鍵，在「訊息標頭清單」中上下移動並按一下滑鼠按鈕，即可選取多個訊息。按 Control 鍵，再按一下滑鼠按鈕，則可從清單中逐一選取非連續的訊息。

2. 從「訊息」功能表選擇「列印一份」。

用特定選項列印訊息

1. 選取要列印的訊息。

   按住 Shift 鍵，在「訊息標頭清單」中上下移動並按一下滑鼠按鈕，即可選取多個訊息。按 Control 鍵，再按一下滑鼠按鈕，則可從清單中逐一選取非連續的訊息。

2. 從「訊息」功能表選擇「列印」。

3. 設定您要變更的選項：

   • 在「印表機」欄位鍵入新的印表機名稱。

   • 在「份數」欄位指定份數。

   • 在「標頭頁標題」欄位鍵入標頭頁的標題。

   • 選取「列印頁碼」，在文件中印出頁碼。

   • 在「列印指令選項」欄位鍵入列印指令選項。

4. 按一下「列印」。

用拖曳以及定位列印訊息

1. 選取要列印的訊息。

2. 將訊息拖曳到「前方面板」中的「印表機」控制上面。

   「列印」對話框會顯示。

3. 設定列印選項，然後按一下「列印」。

   有關其餘資訊, 請參閱 用特定選項列印訊息。

有關變更列印動作的詳細資訊，請參閱 Common Desktop Environment: Help System Author's and Programmer's Guide中的「從桌上管理系統配置和管理列印」一節。

附件的使用方法

附件是指透過郵件程式發送或接收的影像、文件或可執行檔。

如果要查看附件

1. 選取附件清單中的附件圖示。

   圖 8–6 附件圖示範例

   
   

2. 從「訊息」功能表的「附件」子功能表選擇「開啟」，或連按兩下附件圖示。

   ---

   注意 –

   如果「附件」子功能表上沒有「開啟」，則無法開啟附件。

   ---

如果要列印附件

1. 選取附件。

2. 從「訊息」功能表的「附件」子功能表選擇「列印」。

   ---

   注意 –

   如果您的系統不提供列印附件的功能，或附件是不能列印的，則無法使用「列印」項目。

   ---

如果要增加附件

1. 撰寫您的郵件程式訊息。

2. 從「寫信」視窗的「附件」功能表選擇「增加檔案」。

   「郵寄程式」-「附件」- 顯示「增加」對話框。如果需要有關變更列印頁面大小的資訊，請參閱 「檔案選擇」對話框的使用方法。

3. 選取要附加的檔案，然後按一下「增加」。

   附件會增加「寫信」視窗底部的附件清單中。

   如果要移除剛增加的附件，請選取它的圖示，然後從「附件」功能表選擇「刪除」。

   如果要還原已移除的附件，請從「附件」功能表選擇「取消刪除」。

4. （選擇性的）從「附件」功能表選擇「改名」，變更選定附件的名稱。

   如果您從主視窗的「訊息標頭清單」拖曳訊息並將它定位在附件清單，「郵件」會建立一個信箱以包含所有的訊息。

如果要將附件儲存到檔案系統

1. 選取您要儲存的附件。

2. 從「附件」功能表選擇「另存新檔」。

3. 在「檔案選擇」對話框中指出要儲存附件的位置。

4. 如有需要，可鍵入新的檔名。

5. 按一下「儲存」。

   檔案會儲存到選定的位置。

   ---

   注意 –

   您也可以拖曳及定位附件到「檔案管理者」。詳細的資訊，請參閱 第 5 章, 用「檔案管理者」管理檔案。

   ---

從「檔案管理者」附加檔案

1. 在「檔案管理者」中選取檔案。

2. （選擇性的）如果附件清單並未顯示，請從「寫信」視窗的「附件」功能表選擇「顯示列表」。

3. 從「檔案管理者」拖曳檔案，並將它定位在「寫信」視窗的附件清單中。

4. 像平常一樣發送訊息。

   ---

   注意 –

   您也可以將附件從附件清單拖曳到「檔案管理者」。請參閱 第 5 章, 用「檔案管理者」管理檔案詳細的資訊，請參閱 第 5 章, 用「檔案管理者」管理檔案。

   ---

如果要附加日曆約會

1. 在「日曆」中建立日曆約會。

2. 從「日曆約會編輯器」對話框拖曳約會，並將它定位在「寫信」視窗的附件清單中。

3. 像平常一樣發送訊息。

   ---

   注意 –

   您也可以將日曆約會附件從附件清單拖曳到「日曆」。請參閱 將約會從其它應用程式拖曳到「日曆」中中的 第 11 章, 「日曆」的使用方法。

   ---

自訂「郵件」

當您使用「郵件」一段時間後，可能會想變更它的一些預設值。「選項」功能表提供您下列選項：

• 基本

• 別名

• 寫信視窗

• 訊息查看

• 移動功能表設定

• 通知

• 簽名

• 樣板

• 工具列

• 自動回信訊息

• 進階

以下小節說明利用下列對話框中的選項可完成的一些自訂操作。

如果要顯示信箱中的訊息編號

1. 從「選項」功能表選擇「基本」。

   「基本選項」對話框會顯示。

2. 選取「顯示訊息號碼」選項。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

   編號會顯示在「訊息標頭清單」的左邊。

如果要變更回信中含括文字的字元記號

在回覆訊息時為所含括的文字加上記號﹐可將訊息內容與要增加的文字加以區分。「郵件」會提供一個右角括弧（>）作為預設值。您可以自己選擇字元來自訂這個記號。

1. 從「選項」功能表選擇「寫信視窗」。

   「寫信視窗選項」對話框會顯示。

2. 在「含括訊息的縮排字元」底下，鍵入您要使用的字元。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

設定「郵件」檢查訊息的頻率

1. 從「選項」功能表選擇「基本」。

   「基本選項」對話框會顯示。

2. 提高或降低“檢查新郵件間隔時間”欄位中的設定值。

3. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

增加自訂欄位到格式功能表

除了「寫信」視窗內「格式」功能表中的「收件人」、「標題」、「副本抄送」和「隱式副本」欄位之外，您也可以自行增加欄位，例如「回覆給」和「傳回送達通知給」等等。

1. 從「選項」功能表選擇「寫信視窗」。

   「寫信視窗選項」對話框會顯示。

2. 在「標題名稱」欄位鍵入名稱，因為名稱會出現在「寫信」視窗的標頭中（例如「傳回送達通知給」）。

3. （選擇性的）在「內定值」欄位鍵入定義標頭欄位的預設登錄（例如您的「郵件」位址）。

4. 按一下「新增」，將值增加捲動清單。

   如果要變更自訂欄位，請將它選取並編輯「標題名稱」或「內定值」欄位，然後按一下「變更」。

   如果要移除自訂欄位，請將它選取並按一下「刪除」。

5. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

如果要自訂郵件通知

若要決定「郵件」在收到新郵件時發出信號的方式：

1. 從「選項」功能表選擇「通知」。

2. 在“通知新郵件的信號”底下，指定收到新郵件時讓「郵件」發出鳴聲、讓「標頭」視窗閃動，或讓「郵件」播放聲音檔。您也可以選擇同時使用這三種信號。

   按一下「鳴聲」和「閃動」底下的向上箭頭或向下箭頭，設定鳴聲和閃動的次數。

   若要播放聲音檔，請在「聲音檔」文字欄位鍵入檔案的完整路徑名稱，或按一下「選取」，在「檔案選擇」對話框內指定該檔案。

配置工具列的外觀

您可以透過「工具列選項」對話框內的設定值，變更「工具列」按鈕的外觀（以圖示或以文字顯示）、決定顯示的按鈕，以及設定顯示順序。

根據預設值，下列指令會以圖示顯示：「刪除」、「下一個」、「前一個」、「回覆，含括訊息」、「轉信」、「新訊息」、「列印一份」、「開啟信箱」、和「回覆」。

如果要自訂工具列

1. 從「選項」功能表選擇「工具列」。

   「工具列選項」對話框會顯示。在「指令」底下會出現指令清單，您可以選擇以圖示或以文字的形式顯示在「工具列」。您選擇要顯示在「工具列」的指令會出現在「工具列」的捲動清單。

2. 選取「圖像」或「文字」作為個人喜好的顯示。

3. （選擇性的）按一下「新增」或「刪除」，在「工具列」中增加或移除選定的指令。

4. （選擇性的）按一下「向上移動」或「向下移動」，變更按鈕顯示的順序。

5. 按一下「確定」或「應用」，讓變更生效。

「檔案選擇」對話框的使用方法

當您執行某些功能（例如開啟信箱或儲存訊息）時，應使用標準的方法存取檔案系統。「檔案選擇」對話框中會提供欄位讓您輸入路徑或資料夾名稱，或列出檔案系統中的資料夾和檔案以供您選取。

圖 8–7 檔案選擇對話框

對話框的標頭列和按鈕各不相同，取決於您要執行的操作。

對話框內的欄位包括：

• 區性或 IMAP 伺服器 – 指定郵件伺服器的類型。如果選取 IMAP 伺服器，請在文字欄位鍵入它的名稱。

• 將此對話框保留在桌上管理系統 –指出當您按一下「新信箱」之後，不要讓「新信箱」對話框消失（與大部份對話框的「應用」按鈕有同樣的效果）。

• 輸入路徑或檔案夾名稱 – 指出項目的路徑。路徑可以是檔案系統中的任何位置。如果已選定資料夾或檔案名稱，此欄位會出現路徑。

• 過濾器 – 顯示過濾器條件，星號（*）會顯示所有檔案。您可以輸入通配字元以顯示副檔名相符的檔案。例如，*.doc只會列出具有 .doc 副檔名的檔案。

• 檔案夾 – 列出目前目錄中的資料夾。

• 檔案 – 列出目前資料夾中的檔案。

• 輸入檔案名稱 – 顯示信箱的名稱。您可以鍵入名稱或從清單中選取名稱。

您可以：

• 按一下「開啟信箱」（或在最左邊按鈕指定的動作）以執行操作，並關閉對話框。

• 按一下「更新」，在變更過濾器鍵值或變更到新資料夾後，顯示新的清單。

• 按一下「取消」停止操作，不應用變更並關閉對話框。

• 按一下「說明」，顯示有關此對話框的資訊。