Il livello più elevato della Gestione di applicazioni contiene alcuni gruppi di applicazioni.
Ognuno di questi gruppi contiene una serie di icone che possono essere utilizzate per avviare le applicazioni.
Le icone utilizzate per l'avvio delle applicazioni vengono dette icone delle azioni o icone delle applicazioni.
Alcuni gruppi contengono altri tipi di file associati alle applicazioni, come file di dati, modelli e file "readme".
I gruppi contenuti nella Gestione di applicazioni sono in genere preinstallati o registrati dall'amministratore del sistema. La registrazione è il processo con cui l'applicazione si rende riconoscibile nel desktop.
I gruppi che compaiono nella Gestione di applicazioni vengono creati ogni volta che si effettua il login. Questi gruppi possono trovarsi indifferentemente sul sistema locale o su un altro sistema della rete.