Ogni intestazione si compone di sei campi o colonne:
Il primo campo indica lo stato del messaggio:
Una freccia indica i messaggi correnti (i messaggi visualizzati in quel momento).
Una N indica che il messaggio è nuovo.
Una U indica che il messaggio non è stato letto (è stato salvato senza essere letto).
L'assenza di simboli indica che il messaggio è stato visualizzato.
Il secondo campo contiene il numero del messaggio; questo numero viene assegnato automaticamente da Posta Elettronica e corrisponde all'ordine con cui i messaggi sono stati caricati.
Il terzo campo contiene l'indirizzo del mittente.
Il quarto campo contiene il giorno della settimana, la data e l'ora in cui il messaggio è stato ricevuto. Se il messaggio risale a più di 11 mesi prima, al posto dell'ora viene visualizzato l'anno.
Il quinto campo contiene la dimensione del messaggio. Il primo numero rappresenta il numero di righe mentre il secondo rappresenta il numero di caratteri. Questi dati comprendono l'intestazione completa del messaggio ed il suo contenuto.
Il sesto campo contiene l'argomento (oggetto) del messaggio, se specificato dal mittente.
I messaggi di stato sulle intestazioni vengono visualizzati nel margine inferiore della finestra, sulla destra. Indicano il numero dei messaggi ricevuti, di quelli nuovi e di quelli cancellati. Nella figura Figura 4-2, il messaggio di stato informa che la finestra contiene 11 messaggi, di cui 2 nuovi, e che nessun messaggio è stato cancellato.
È possibile selezionare l'intestazione di un messaggio posizionandovi sopra il puntatore e facendo clic con SELEZIONA. Le intestazioni selezionate appaiono circondate da un riquadro. Per selezionare altri messaggi, spostare il puntatore e premere REGOLA. Se un messaggio è già stato selezionato è possibile deselezionarlo premendo REGOLA.
Utilizzando le funzioni di ricerca di Posta Elettronica è possibile selezionare tutti i messaggi ricevuti o inviati a una determinata persona o a un alias, oppure tutti i messaggi che si riferiscono a un determinato argomento.