Skapa ett sammanträde

Du kan använda Evolution för att skapa ett sammanträde, bjuda in deltagare till sammanträdet och boka nödvändiga resurser för sammanträdet.

Så här skapar du ett sammanträde

Skapa ett sammanträde genom att utföra följande steg:

1. Välj Arkiv -> Nytt -> Sammanträde. Dialogfönstret Möte är snarlikt det fönster som visas när du väljer Arkiv -> Nytt -> Möte, förutom att dialogfönstret innehåller ytterligare två flikar. Schemaläggning och Sammanträde.

2. Ange lämpliga detaljer på flikarna Möte, Påminnelse och Upprepning i fönstret Möte, som beskrivs i Så här skapar du ett enstaka möte och Så här skapar du ett återkommande möte.

3. Du kan ange fler detaljer om mötet genom att klicka på fliken Sammanträde och visa flikavsnittet Sammanträde.

4. Markera sammanträdets organisatör från den nedrullningsbara listan Organisatör.

   Evolution anger automatiskt den aktuella användarens namn i textfältet Organisatör. Om du har flera Evolution-konton väljer du rätt konto från den nedrullningsbara listan.

5. Sammanträdets deltagare visas i tabellformat. Tabellen med sammanträdets deltagare innehåller som standard följande kolumner från vänster till höger:

   Kolumn	Beskrivning
   Deltagare	Evolution anger automatiskt den aktuella användarens namn som första post i deltagarlistan. Om du vill lägga till en deltagare i listan klickar du på texten Klicka här för att lägga till en deltagare under deltagarlistan. Skriv namnet eller e-postadressen för den person eller grupp som du vill bjuda in till sammanträdet, eller namnet på den resurs eller det rum du vill boka för sammanträdet. Om du vill skicka sammanträdesinformation till deltagaren måste du skriva deltagarens e-postadress i det här fältet.
   Typ	Aktivera en nedrullningsbar lista genom att klicka i fältet under kolumnhuvudet Typ. Välj någon av följande typer från den nedrullningsbara listan: Person Grupp Resurs Rum Okänd
   Roll	Aktivera en nedrullningsbar lista genom att klicka i fältet under kolumnhuvudet Roll. Välj någon av följande roller i den nedrullningsbara listan: Mötesordförande Nödvändig deltagare Valfri deltagare Icke-deltagare Okänd
   OSA	Aktivera en nedrullningsbar lista genom att klicka i fältet under kolumnhuvudet OSA. Ange om ett svar ska skickas till sammanträdets organisatör genom att välja något av följande alternativ från den nedrullningsbara listan: Ja Nej
   Status	Aktivera en nedrullningsbar lista genom att klicka i fältet under kolumnhuvudet Status. Välj något av följande statusalternativ från den nedrullningsbara listan: Behöver åtgärd Godtaget Avböjt Preliminärt Delegerat

   Lägg till den nya posten i deltagarlistan genom att trycka på Retur.

   Du kan ta bort en deltagare från listan genom att högerklicka på motsvarande post i deltagarlistan och sedan välja Ta bort på popupmenyn.

   Mer information om hur du ändrar den aktuella vyn, sparar den aktuella vyn och skapar anpassade vyer finns i Använda vyer.

6. Du kan skapa en ny post i tabellen genom att klicka på knappen Bjud in andra. Evolution visar också dialogfönstret Välj kontakter från adressboken som du kan använda för att välja deltagare.

7. Visa flikavsnittet Schemaläggning genom att klicka på fliken Schemaläggning. Du kan använda flikavsnittet Schemaläggning för att identifiera en tidpunkt när alla deltagare har möjlighet att delta i sammanträdet, och när nödvändiga resurser för sammanträdet är tillgängliga. Tabellen som följer beskriver elementen i flikavsnittet Schemaläggning:

   Element	Beskrivning
   Deltagarlista	Visar listan med sammanträdets deltagare. Den här deltagarlistan är identisk med den i flikavsnittet Sammanträde, förutom att kolumnerna Roll och OSA inte visas. Du kan anpassa innehållet i den här tabellen, som beskrivs i Använda vyer.
   Förklaring	Beskriver de färgkoder som används i schemat för att ange följande: Preliminär: Deltagaren har ett annat möte men har markerat tiden som ledig, så deltagaren hinner eventuellt delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Upptagen: Deltagaren har ett annat möte och kan inte delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Inte inne: Deltagaren är inte inne och kan inte delta i det här sammanträdet på den angivna tiden. Ingen information: Deltagaren har inte publicerat information om lediga och upptagna tider, så Evolution kan inte avgöra om deltagaren kan delta i det här sammanträdet på den angivna tiden.
   Schema	Visar schemat för var och en av sammanträdets deltagare. Tidssegmenten för den markerade tidsperioden har ljus bakgrund, medan alla andra tidssegment har mörk bakgrund. Ledig och upptagen tid för alla deltagare indikeras med färgade fyrkanter.
   Bjud in andra	Du kan skapa en ny post i deltagarlistan genom att klicka på knappen Bjud in andra. Evolution visar också dialogfönstret Välj kontakter från adressboken som du kan använda för att välja deltagare.
   Alternativ	När du klickar på knappen Alternativ visas en popupmeny som innehåller följande menyobjekt: Visa endast arbetstimmar: Välj det här alternativet om du vill att schemat bara ska visa arbetstiden för varje dag. Avmarkera alternativet om du vill visa alla timmar för varje dag. Arbetstimmar definieras som timmarna mellan Dagen börjar och Dagen slutar. Visa utzoomade: Välj det här alternativet om du vill visa ett sammanfattat schema för flera dagar. Avmarkera alternativet om du vill visa ett detaljerat schema för varje dag. Uppdatera ledig/upptagen: Välj det här menyobjektet om du vill uppdatera information om lediga och upptagna tider i schemat för alla deltagare i deltagarlistan.
   Knappen <<	När du klickar på knappen << markeras den föregående tidsperioden i schemat som uppfyller kriterierna i Autovälj. Evolution uppdaterar automatiskt värdena för Sammanträdets starttid och Sammanträdets sluttid.
   Autovälj	När du klickar på knappen Autovälj visas en popupmeny som innehåller följande menyobjekt: Alla människor och resurser: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla angivna deltagare och alla angivna resurser är lediga. Alla människor och en resurs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla angivna deltagare och någon av de angivna resurserna är lediga. Folk som krävs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla nödvändiga deltagare är lediga. Folk som krävs och en resurs: Välj det här menyobjektet om du vill markera en tidsperiod när alla nödvändiga deltagare och någon av de angivna resurserna är lediga.
   Knappen >>	När du klickar på knappen >> markeras nästa tidsperiod i schemat som uppfyller kriterierna i Autovälj. Evolution uppdaterar automatiskt värdena för Sammanträdets starttid och Sammanträdets sluttid.
   Sammanträdets starttid	Ange datum och starttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.
   Sammanträdets sluttid	Ange datum och sluttid för mötet med de här nedrullningsbara kombinationsrutorna.

8. Välj Arkiv -> Spara och stäng. Evolution skapar sammanträdet och sedan får du en fråga om du vill skicka ut sammanträdesinformation.

9. Klicka på Ja om du vill skicka sammanträdesinformation till de angivna e-postadresserna.

   Klicka på Nej om du vill spara sammanträdesinformationen utan att skicka den till de angivna e-postadresserna. Du kan skicka sammanträdesinformationen vid en senare tidpunkt, som beskrivs i Skicka sammanträdesinformation.