第 10 章 使用 Microsoft Exchange 帐户

本章介绍如何在电子邮件和日历中使用 Microsoft Exchange 帐户。

“在电子邮件和日历中使用 Exchange”简介

您可以在电子邮件和日历中处理 Exchange 信息。在电子邮件和日历中使用 Exchange 时，您的数据存储在 Exchange 服务器上，而不是存储在本地系统上。

您可以在电子邮件和日历中使用以下类型的 Exchange 文件夹：

• 日历

• 联系人

• 电子邮件

• 任务

在电子邮件和日历中，一次只能启用一个 Exchange 帐户。有关如何在电子邮件和日历中配置 Exchange 帐户的信息，请参阅第 2 章，入门。

在电子邮件和日历中使用 Exchange 时，某些功能会有所不同，尤其是对 Exchange 文件夹和本地文件夹而言。下表对功能差异进行了总结：

登录您的 Exchange 帐户，然后单击 GAL 时，GAL 中不显示联系人。这减少了全局编录服务器的工作量。要在 GAL 中查看联系人，请执行搜索操作。有关如何搜索联系人的详细信息，请参阅搜索联系人。

登录 Exchange 帐户

在电子邮件和日历中配置 Exchange 帐户时，该帐户会添加到您的文件夹窗格中。

启动电子邮件和日历时，会提示您输入帐户口令。如果口令输入正确，帐户会显示在文件夹窗格中，然后您可以显示文件夹内容。

指派代理权限

Microsoft Exchange 有一项功能，使您可以授予其他用户访问您的 Exchange 帐户的权限。向另一用户指派此权限时，该用户就成为一个代理。您可以授权代理用户代表您执行以下任务：

• 代表您阅读邮件、发送邮件。

• 查看您的约会、添加新约会和更新现有约会。

• 查看您的任务、添加新任务和更新现有任务。

• 查看您的联系人、添加新联系人和更新现有联系人。

如果您尚未在 Microsoft Outlook 中使用您的 Exchange 帐户，则代理功能在电子邮件和日历中无法正常运行。当您选择“工具”-> “设置”，然后单击“Exchange 代理”时，会显示消息“读取代理列表时出错”。

如果计划从 Outlook 迁移到电子邮件和日历，而且要使用代理功能，则迁移前必须在 Outlook 中指定所有代理选项。

如果您无法使用代理功能，您可以为其他用户设置文件夹权限。然后该用户就可以在自己的文件夹窗格中打开该文件夹。有关如何设置文件夹访问权限的信息，请参阅设置文件夹的访问权限 。有关如何打开其他用户的文件夹的信息，请参阅打开其他用户的文件夹。

将用户配置为代理

请执行以下步骤：

1. 选择“工具”->“设置”。

2. 单击左窗格中的 Exchange 代理。

3. 在“委托给其他用户”选项卡式部分，单击“添加”。

4. 在“选择用户”对话框的“委托给”字段中输入用户名称。或者，要从 GAL 或联系人列表中选择一个用户，请单击“通讯录”按钮。使用“从通讯录选择联系人”对话框来选择用户。

5. 单击“选择用户”对话框的“确定”将该用户指定为代理。

6. 单击“Evolution 设置”对话框的“确定”。

指定代理的访问权限

请执行以下步骤：

1. 选择“工具”->“设置”。

2. 单击左窗格中的 Exchange 代理。

3. 在“委托给其他用户”选项卡式部分，选择要修改其权限的代理，然后单击“编辑”。

4. 在“用户名的权限”对话框中，选择代理对“日历”、“联系人”、“收件箱”和“任务”文件夹的权限。从每个文件夹旁边的下拉列表中选择代理角色。每个角色都与一系列权限相关联。例如，如果选择“作者”角色，则代理可以读取文件夹内容，也可以向文件夹添加项目。

5. 选择“代理可以查看专用项目”选项使代理能够查看“分类”为“专用”的约会、会议和任务。

6. 单击“用户名的权限”对话框的“确定”。

7. 单击“Evolution 设置”对话框的“确定”。

删除代理

请执行以下步骤：

1. 选择“工具”->“设置”。

2. 单击左窗格中的 Exchange 代理。

3. 在“委托给其他用户”选项卡式部分，选择要删除的代理，然后单击“删除”。

4. 在确认对话框中单击“是”。

5. 在“Evolution 设置”对话框中单击“确定”。

查看您为其代理的用户

请执行以下步骤：

1. 选择“工具”->“设置”。

2. 单击左窗格中的 Exchange 代理。

3. 单击“充当代理”选项卡。该选项卡式部分的表会显示您为其代理的用户列表。

   如果您要代表用户发送电子邮件，请选中该用户名称旁边的复选框。编写邮件时，您可以从“发件人”下拉列表中选择该用户的电子邮件地址。

4. 单击“关闭”，关闭“Evolution 设置”对话框。

设置文件夹的访问权限

请执行以下步骤：

1. 右键单击文件夹，然后在弹出式菜单中选择“权限”。

2. 使用“文件夹名称的权限”对话框设置访问权限。下表介绍了“文件夹权限”对话框中的元素：

   元素	说明
   用户表	要设置用户的访问权限，请在表中选择该用户，然后在“权限”组中选择需要的选项。 要向表中添加用户，请单击“添加”。在“添加用户”对话框中输入用户名称，然后单击“确定”。或者，要从 GAL 或联系人列表中选择用户，请单击“通讯录”按钮。使用“从通讯录选择联系人”对话框来选择用户。 要从表中删除某个用户，请在表中选择该用户，然后单击“删除”。
   角色	从下拉列表中为用户选择角色。每个角色都与一系列权限相关联。例如，如果您选择了“审阅者”角色，则会自动选中下列选项： “读取项目” “文件夹可见” “编辑项目”组中的“无”选项。 “删除项目”组中的“无”选项。 为用户选择了角色后，您可以修改权限。修改权限时，下拉列表中的值会更改为相应的角色。如果您选择的权限与任何一种角色都不相符，下拉列表中的值会更改为“自定义”。
   创建项目	选择此选项使用户可以向文件夹添加项目。
   文件夹所有者	选择此选项使用户可以像文件夹所有者一样执行任务。
   读取项目	选择此选项使用户可以读取文件夹中的项目。
   文件夹联系人	如果要使用户接收与文件夹相关联的邮件副本，请选择此选项。例如，当某个用户更改了文件夹时，该文件夹可能会向所有文件夹联系人发送一封邮件。
   创建子文件夹	选择此选项使用户可以在文件夹中创建新的文件夹。
   文件夹可见	选择此选项使订阅了您的帐户的用户可以在他们的文件夹窗格中显示该文件夹。
   编辑项目	使用此组指定用户编辑文件夹中的项目时的用户权限。  无：如果您不希望用户修改文件夹中的项目，请选择此选项。 自己的：选择此选项使用户可以修改他自己在文件夹中创建的项目。 全部：选择此选项使用户可以修改文件夹中的任何项目。
   删除项目	使用此组指定用户从文件夹删除项目时的用户权限。  无：如果您不希望用户从文件夹删除项目，请选择此选项。 自己的：选择此选项使用户可以从文件夹删除他自己创建的项目。 全部：选择此选项使用户可以从文件夹删除任何项目。

3. 单击“确定”保存更改并关闭对话框。

外出邮件

外出邮件是当您无法回复时， Exchange 服务器给每个向您发送邮件的人自动发送的邮件。您的外出邮件只向每个发送邮件给您的人发送一次。

指定外出选项

请执行以下步骤：

1. 选择“工具”->“设置”。

2. 单击左窗格中的“外出”。

3. 要指定您不在，请选择“我目前外出” 选项。

   要指定您在，请选择“我目前在办公室”选项。

4. 在“外出邮件”文本区域中键入您的外出邮件。

5. 单击“确定”。

如果选择“我目前外出”选项，则您下次登录 Exchange 帐户时，会显示一个“外出助手”对话框。该对话框询问您是否要将状态从不在办公室更改为在办公室。要将状态更改为在办公室，请单击“是，更改状态”按钮。要保留状态不变，请单击“不，不要更改状态” 按钮。