第 7 章 使用工作

本章提供有關如何使用電子郵件和行事曆中的工作之相關資訊。

介紹工作

您可以使用工作來建立工作、檢視現有的工作、排序工作清單或變更工作的狀態。

圖 7–1 顯示的是一個典型的工作視窗。

圖 7–1 典型的工作視窗

在工作視窗中，工作是以表格的方式排列的。表格的行列可以顯示工作的資訊。欄位則代表了工作的資訊欄位，例如：工作的完成狀態、工作的摘要等等。根據預設，工作視窗會從左到右地顯示下列各欄：

• 類型

  工作類型是由圖示表示。下列表格將列出並說明工作類型圖示：

  圖示	說明
  	未指派工作。
  	已指派工作。

• 完成

  完成狀態是由圖示表示。下表中將列出並且說明各種完成狀態的圖示：

  圖示	說明
  	工作未完成。
  	工作已完成。

• 摘要

  摘要是關於工作的簡短文字說明。

關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視，或建立目前檢視的詳細資訊，請參閱檢視的使用方法。

根據工作的狀態而定，工作視窗中工作的顯示格式也會有所不同。下列表格將列出並說明工作格式：

建立工作

如果要建立工作，請執行下列步驟：

1. 選擇 [檔案]->[新增]->[工作]。

2. 在工作視窗的基本標籤區段中輸入工作資訊。下表將說明基本標籤區段上的元素：

   元素	說明
   摘要	請輸入關於工作的簡短說明。
   到期日	請使用下拉式組合方塊，指定完成工作的日期和時間。
   開始日期	請使用下拉式組合方塊，指定開始工作的日期和時間。
   全球按鈕	如果要指定不同時區的時間，請按一下下拉式組合方塊右邊的全球按鈕。此時便會顯示 [選擇一個時區] 對話方塊。請在地圖上按一下選取一個時區，或是從下拉式清單中選取一個時區，然後按一下 [確定]。
   描述	請輸入關於工作的詳細說明。
   分類	選取下列任一項選項： 公開：選取這個選項，可以讓您網路上其他的使用者，查看會議排程內這個工作的所有詳細資訊。 私人：選取這個選項，可以防止您網路上其他的使用者查看會議排程內這個工作的所有詳細資訊。 機密：選取這個選項，您網路上其他的使用者便只可以查看會議排程內的這個工作。至於其他的使用者，則不以可查看工作的詳細資訊。
   分類和文字方塊	可輸入分類名稱，以便指派這個工作一個分類。如果想指派一個以上的分類，請使用逗號來分隔這些分類。  或者，按一下 [分類]。使用 [編輯分類] 對話方塊選取分類。

3. 如果要輸入更多有關工作的資訊，請按一下 [詳細資訊] 標籤。下表將說明詳細資訊標籤區段上的元素：

   元素	描述
   狀態	請從下拉式清單中選取下列任一個狀態： 未開始 進行中 已完成 已取消
   優先順序	請從下拉式清單中選取下列任一項優先順序選項： 未指定 低 一般 高
   % 完成	請使用旋轉方塊指定工作完成的百分比，或在文字方塊中輸入百分比。  根據輸入的數值而定，電子郵件和行事曆會更新下列各項元素： 100： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [已完成]。 在 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入目前的日期和時間。 1–99 以內的數值： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [進行中]。 將 [無] 插入第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中。 清除第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊的內容。 0： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [未開始]。 將 [無] 插入第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中。 清除第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊的內容。
   完成日期	從第一個下拉式組合方塊選取日期，並且從第二個下拉式組合方塊選取時間，以這種方式指定工作完成的日期和時間。  根據輸入的數值而定，電子郵件和行事曆會更新下列各項元素： 日期： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [已完成]。 將 100 插入 [% 完成] 文字方塊中。 在第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入選取的日期。 在第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入選取的日期。 現在： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [已完成]。 將 100 插入 [% 完成] 文字方塊中。 在第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入目前的日期。 在第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入目前的日期。 今日： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [已完成]。 將 100 插入 [% 完成] 文字方塊中。 在第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中，插入目前的日期。 第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊的內容則仍保持不變。 無： 如果工作的狀態是 [未開始]，則不會影響任何元素。 如果工作的狀態是 [進行中]，電子郵件和行事曆 會插入 [50] 於 [% 完成] 文字方塊中。 如果工作的狀態是 [已完成]，電子郵件和行事曆 會更新下列各項元素： 從 [狀態] 下拉式清單選取 [未開始]。 將 0 插入 [% 完成] 文字方塊中。 在第一個 [完成日期] 下拉式組合方塊中插入 [無]。 清除第二個 [完成日期] 下拉式組合方塊的內容。
   URL	請依需要輸入與工作相關的 URL。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。

4. 如果要儲存工作，請選擇 [檔案]->[儲存]。

   如果要儲存工作然後關閉工作視窗，請選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。

   如果要將工作資訊儲存至一個檔案中，請選擇 [檔案]->[另存新檔]，顯示 [另存新檔] 視窗。輸入檔案名稱，然後按一下 [確定]。

   如果要關閉工作視窗但不儲存工作，請選擇 [檔案]->[關閉]。

5. 如果要預覽工作的詳細資訊，請選擇 [檔案]->[預覽列印]。

   如果要列印工作的詳細資訊，請選擇 [檔案]-> [列印]。

指派工作

您只能從本機資料夾中指派工作。您無法從 Sun Java System 行事曆伺服器資料夾指派工作。

如果要指派工作，請執行下列步驟：

1. 連按兩下工作視窗中的工作，開啟工作視窗，這個視窗會包含建立工作 中所說明的各個標籤區段。

2. 選擇 [動作]->[指派工作]，顯示指派標籤區段。

3. 從 [召集人] 下拉式清單中，選取工作的召集人。

4. 工作的指派會以表格的形式列出。您可以依照檢視的使用方法中的說明，加入或移除欄位來自訂表格。根據預設，工作指派的表格會包含下列各欄，請參閱下面表格的說明：

   欄	說明
   與會者	電子郵件和行事曆會自動輸入目前使用者，做為與會者清單中的第一個項目。 如果要將其他與會者新增到這個清單，請按一下與會者清單下面的 [按這裡新增與會者] 文字。輸入您要指派工作的個人、群組、資源或會議室名稱。如果想傳送工作資訊給與會者，您必須在這個欄位中輸入與會者的電子郵件地址。
   類型	按一下 [類型] 欄標題下面的欄位，可以啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種類型： 個別 群組 資源 會議室 不明
   角色	按一下 [角色] 欄標題下面的欄位，可以啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種角色： 主席 出席者 列席者 缺席者 不明
   RSVP	按一下 [RSVP] 欄標題下面的欄位，可以啟動下拉式清單。從下拉式清單中選取 [是] 或 [否]，指定是否要傳送回覆給會議召集人。
   狀態	按一下 [狀態] 欄標題下面的欄位，可以啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一個狀態： 需要動作 已接受 已婉拒 暫訂 已委派

5. 請按一下 [邀請其他人] 按鈕，在指派表格中建立新的項目。電子郵件和行事曆也會顯示 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊，以選取與會者。

6. 選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。電子郵件和行事曆會建立工作指派，然後詢問您是否要傳送工作指派資訊。

7. 請按一下 [是]，將工作指派資訊傳送給指定的郵件地址。

   按一下 [否]，則會儲存工作指派資訊，但不會傳送資訊給指定的郵件地址。您可以依照傳送工作資訊中的說明，稍後再傳送工作指派資訊。

傳送工作資訊

如果要傳送工作資訊，請執行下列步驟：

1. 連按兩下工作視窗中的工作，開啟工作視窗。

2. 選擇 [動作]->[以 iCalender 轉寄]，顯示工作資訊視窗。工作資訊視窗是一個電子郵件視窗，這個視窗與收件匣的撰寫郵件視窗類似。電子郵件和行事曆會自動在 [主旨] 文字方塊和郵件內容區域中插入文字。電子郵件和行事曆會將工作資訊做為電子郵件的附件。

3. 請在 [收件者] 文字方塊中，輸入要傳送工作資訊的電子郵件地址。如果要傳送資訊給一個以上的地址，請使用逗號來分隔這些地址。或者，也可以按一下 [收件者] 按鈕。然後使用 [從通訊錄選擇連絡人] 對話方塊選取地址。

   關於工作資訊視窗中各項元素的詳細資訊，請參閱傳送新郵件。

4. 選擇 [檔案]->[傳送]，將工作資訊傳送給指定的電子郵件地址。

5. 選擇 [檔案]->[關閉]，關閉 工作視窗。

將工作標示為完成

如果要標示工作為完成，請執行下列步驟：

1. 選取工作視窗中的工作。

2. 然後選擇 [編輯]-> [標示為完成]。

刪除工作

您可以刪除個別的工作，也可以刪除所有標示為完成的工作。

刪除個別的工作

執行下列步驟：

1. 選取工作視窗中的工作。

2. 選擇 [編輯]->[刪除]，顯示確認通知。

3. 按一下 [是]，刪除選取的工作。

刪除所有標示為完成的工作

執行下列步驟：

1. 選擇 [動作]->[刪除]，顯示確認通知。

2. 按一下 [是]，刪除所有標示為完成的工作。