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Java Desktop System 電子郵件和行事曆使用者手冊

管理聯絡人

以下各節將說明如何執行下列工作：

新增聯絡人

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案]->[開新檔案]->[聯絡人]。 [聯絡人編輯器] 視窗便會出現。

  2. 在一般 標籤區段中輸入聯絡人詳細資訊。下表將說明一般標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    全名

    輸入聯絡人的全名。 

    或者，按一下 [全名] 按鈕。使用 [全名] 對話方塊建立聯絡人的全名。

    職稱

    輸入聯絡人的職稱。 

    社團組織

    輸入聯絡人所屬的社團組織。 

    歸檔為

    使用下拉式清單選取如何在您的聯絡人清單中歸檔聯絡人。這個下拉式清單中的選項是從您輸入的全名產生的。 

    商務、住家、商務傳真、行動電話

    請用這些元素輸入聯絡人的電話號碼和其他資訊。 

    從文字方塊左邊的分類下拉式清單，選取您要輸入的資訊分類。例如：要輸入聯絡人的商務電話號碼，請從下拉式清單選取 [商務]。如果要輸入聯絡人的傳呼機號碼，請選取 [傳呼機]，依此類推。

    在文字方塊中針對您選取的分類輸入聯絡人資訊。 

    主要電子郵件

    輸入聯絡人的主要電子郵件地址。 

    如果要輸入其他電子郵件地址，請從文字方塊左邊的分類下拉式清單選取 [電子郵件 2] 或 [電子郵件 3]。在文字方塊中輸入聯絡人的其他電子郵件地址。

    希望收到 HTML 郵件

    如果這位聯絡人希望以 HTML 格式接收電子郵件，請選取這個選項。如果不選這個選項，當您以 HTML 格式傳送電子郵件給這位聯絡人時，電子郵件和行事曆會將電子郵件轉換為純文字格式。

    商務

    從地址文字區左邊的分類下拉式清單，選取您想要輸入的地址分類。例如：要輸入聯絡人的住家地址，請從下拉式清單選取 [住家]。

    地址欄 

    輸入聯絡人的地址。 

    或者，按一下 [地址] 按鈕。使用 [地址] 對話方塊建立聯絡人的地址。

    這是郵寄地址

    選取這個選項會用地址欄中的這個地址作為聯絡人的郵寄地址。 

    Web 網址

    在欄位中輸入聯絡人的網頁 URL。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

    分類

    在文字方塊中輸入聯絡人所屬的分類。如果要輸入一個以上分類，請用逗號分隔這些分類。 

    或者，按一下 [分類] 按鈕。[編輯分類] 對話方塊便會出現。如果要選取分類，請按一下分類的核取方塊，顯示核取符號。

    如果要新增分類，請按一下 [編輯主分類清單] 按鈕。[編輯全域的分類清單] 對話方塊便會出現。按一下分類清單上方的文字區，輸入新分類的名稱，然後再按 [Enter]。如果要刪除分類，請選取該分類，然後按一下 [移除] 按鈕。按一下 [關閉]，關閉 [編輯全域的分類清單] 對話方塊。

    按一下 [確定] 就會將 [編輯分類] 對話方塊的資訊置入 [一般] 標籤區段中的文字方塊，並且關閉這個對話方塊。

  3. 如果要輸入更多聯絡人資訊，請按一下 [詳細資訊] 標籤。下表將說明 [詳細資訊] 標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    部門

    輸入聯絡人工作的部門。 

    辦公室

    輸入聯絡人工作的辦公室。 

    職業

    輸入聯絡人的職業。 

    主管名稱

    輸入聯絡人主管的名稱。 

    助理名稱

    輸入聯絡人助理的名稱。 

    暱稱

    輸入聯絡人的暱稱。 

    配偶

    輸入聯絡人配偶的名稱。 

    生日

    用下拉式組合方塊指定聯絡人的生日。 

    紀念日

    用下拉式組合方塊指定聯絡人的結婚紀念日。 

    備註

    輸入您要對這位聯絡人增加的其他資訊。 

  4. 如果要輸入 聯絡人的空閒或忙碌資訊，或其他行事曆資訊，請按一下 [合作] 標籤。下表將說明 [合作] 標籤區段上的元素：

    元素 

    描述 

    公開行事曆 URL

    輸入可以檢視這位聯絡人的公開行事曆資訊的 URL。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

    空閒/忙碌 URL

    輸入可以檢視這位聯絡人的空閒或忙錄資訊的 URL。請按一下連線按鈕，在預設的瀏覽器中開啟指定的 URL。 

  5. 如果要儲存聯絡人，請選擇 [檔案]->[儲存]。

    如果要儲存聯絡人然後關閉 [聯絡人編輯器] 視窗，請選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。

    如果要將聯絡人儲存為 Vcard 格式檔案，請選擇 [檔案]->[另存新檔]，顯示 [儲存成 VCard 檔案格式] 視窗。輸入檔案名稱， 然後按一下 [確定]。

    如果要直接關閉 [聯絡人編輯器] 視窗，不儲存聯絡人，請選擇 [檔案]->[關閉]。

  6. 如果要列印聯絡人的詳細資訊，請選擇 [檔案]->[列印]。

注意 –

您可以在 [電話清單] 和 [依公司] 檢視中，將聯絡人直接新增到聯絡人視窗。如果要在這些檢視中新增聯絡人，請按一下 [按這裡新增聯絡人] 區域，然後在每個相關欄位中輸入聯絡人資訊。

新增聯絡人清單

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案]->[開新檔案]->[聯絡人清單]。

  2. 在 [聯絡人清單編輯器] 視窗的 [清單名稱] 文字方塊中，輸入清單的名稱。

  3. 如果要新增電子郵件地址到聯絡人清單，請在 [成員] 群組方塊上方的文字方塊中輸入電子郵件地址，然後按一下 [新增] 按鈕。電子郵件地址便會新增到聯絡人清單。

  4. 如果要從 [聯絡人] 資料夾新增聯絡人到清單，請在另一個視窗中開啟您的 [聯絡人] 資料夾。從 [聯絡人] 資料夾，將聯絡人拖曳到位於 [成員] 群組方塊下方的清單。

  5. 如果要從聯絡人清單移除成員，請在位於 [成員] 群組方塊下方的清單中選取成員，然後按一下 [移除]。

  6. 當您傳送郵件給聯絡人清單時，清單成員的名稱或電子郵件地址便會新增到郵件的 [收件者] 欄位。如果您不希望在傳送郵件給清單時顯示成員的名稱或電子郵件地址，請選取 [當傳送電子郵件至此清單時隱藏其位址] 選項。如果選取了這個選項，當您傳送郵件給聯絡人清單時，清單成員的名稱或電子郵件地址便會新增到郵件的 [密件副本] 欄位。

  7. 如果要儲存聯絡人清單，請選擇 [檔案]->[儲存]。

    如果要儲存聯絡人清單然後關閉 [聯絡人清單編輯器] 視窗，請選擇 [檔案]->[儲存後關閉]。

    如果要將聯絡人清單儲存為 Vcard 格式檔案，請選擇 [檔案]->[另存新檔]，顯示 [儲存清單為 VCard 檔案格式] 視窗。輸入檔案名稱， 然後按一下 [確定]。

    如果要直接關閉 [聯絡人清單編輯器] 視窗，不儲存聯絡人，請選擇 [檔案]->[關閉]。

編輯聯絡人

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要編輯的聯絡人，然後選擇 [檔案]->[開啟]。或者，連按兩下聯絡人。

    [聯絡人編輯器] 對話方塊便會出現，並且會列出聯絡人的詳細資訊。

  2. [聯絡人編輯器] 對話方塊修改聯絡人的資訊。如果需要 [聯絡人編輯器] 對話方塊中各項元素的相關資訊，請參閱新增聯絡人。

  3. 選擇 [檔案]->[儲存] 即可儲存您的變更。

編輯聯絡人清單

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要編輯的聯絡人清單，然後選擇 [檔案]->[開啟]。或者，連按兩下聯絡人清單。

    [聯絡人清單編輯器] 對話方塊便會出現，並且會列出聯絡人清單的詳細資訊。

  2. 請用這個 [聯絡人清單編輯器] 對話方塊修改聯絡人清單的資訊。如果需要 [聯絡人清單編輯器] 對話方塊中各項元素的相關資訊，請參閱新增聯絡人清單。

  3. 選擇 [檔案]->[儲存] 即可儲存您的變更。

以 Vcard 格式儲存聯絡人或聯絡人清單

執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要儲存的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [檔案]->[儲存成 VCard 檔案格式]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [儲存成 VCard 檔案格式]。

  2. 用這個 [儲存成 VCard 檔案格式] 對話方塊指定檔案的位置和名稱。

轉寄聯絡人或聯絡人清單

如果要將聯絡人或聯絡人清單當作 Vcard 格式的檔案附件傳送，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要傳送的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作]->[轉寄聯絡人]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [轉寄聯絡人]。

    這時會出現一個郵件視窗，而且這些聯絡人或聯絡人清單已被列為附件。

  2. 在 [收件者] 欄位中，輸入您要傳送聯絡人或聯絡人清單的電子郵件地址。

  3. 在郵件的內容區域輸入您要加入郵件中的任何文字，然後從郵件視窗選擇 [檔案]->[傳送]。

儲存收到的聯絡人或聯絡人清單

如果您在郵件中收到當作 Vcard 格式檔案附件的聯絡人或聯絡人清單，您可以將這個聯絡人或聯絡人清單儲存到您的聯絡人中。

在這封郵件中，按一下位於按鈕左邊的右箭頭圖示，然後選擇 [檢視行內]。聯絡人或聯絡人清單便會顯示在郵件中。按一下 [儲存至通訊錄] 按鈕，即可新增這個聯絡人或聯絡人清單。

移動聯絡人或聯絡人清單

如果要將聯絡人或聯絡人清單移到其他資料夾，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要移動的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作]->[移至資料夾]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [移至資料夾]。

  2. 請用這個 [移動名片至] 對話方塊，指定您要移動聯絡人或聯絡人清單的目標資料夾。

注意 –

您只能將聯絡人或聯絡人清單移到資料夾類型為 [聯絡人] 的資料夾。

複製聯絡人或聯絡人清單

如果要將聯絡人或聯絡人清單複製到其他資料夾，請執行下列步驟：

  1. 在聯絡人資料夾中，選取您要複製的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作]->[複製至資料夾]。

    或者，選取聯絡人或聯絡人清單，然後用滑鼠右鍵按一下聯絡人或聯絡人清單。從快顯功能表選擇 [複製至資料夾]。

  2. 請用這個 [複製名片至] 對話方塊，指定您要複製聯絡人或聯絡人清單的目標資料夾。

注意 –

您只能將聯絡人或聯絡人清單複製到資料夾類型為 [聯絡人] 的資料夾。

刪除聯絡人或聯絡人清單

選取要刪除的聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [編輯]-> [刪除]。此時便會顯示一個確認對話方塊。按一下 [刪除] 以刪除聯絡人或聯絡人清單。

傳送郵件給聯絡人或聯絡人清單

在聯絡人資料夾中選取聯絡人或聯絡人清單，然後選擇 [動作]->[傳送郵件給聯絡人]。[撰寫郵件] 視窗便會開啟，而且會將聯絡人放在適當的欄位中。請撰寫郵件，並於完成後傳送這封郵件。