建立會議

您可以使用電子郵件和行事曆建立會議、邀請其他人參加會議，以及預約會議必要的資源。

建立會議

執行下列步驟：

1. 選擇 [檔案]->[新增]->[會議]。約會視窗便會顯示，非常類似當您選擇 [檔案]->[開啟新檔]->[約會] 時出現的視窗，不同之處在於，這個視窗有兩個額外的標籤：會議排程和會議。

2. 在 [約會]、[提醒] 和 [約會] 視窗中的 [週期性] 標籤，請依建立單獨的約會和建立週期性約會中的說明，輸入適當的資訊。

3. 如果要輸入更多的會議資訊，請按一下 [會議] 標籤，顯示 [會議] 標籤區段。

4. 從 [召集人] 下拉式清單中，選取會議的召集人。

   電子郵件和行事曆會自動在 [召集人] 文字方塊中，輸入目前使用者的名稱。如果您擁有數個電子郵件和行事曆帳號，請從下拉式清單中選取適當的帳號。

5. 會議的與會者會以表格形式列出。會議與會者的表格預設含有下列欄位，從左到右分別是：

   欄	說明
   與會者	電子郵件和行事曆會自動輸入目前使用者，做為與會者清單中的第一個項目。 如果要將其他與會者新增到這個清單，請按一下與會者清單下面的 [按這裡新增與會者] 文字。輸入您所要邀請參加會議之個人或群組的名稱或電子郵件地址，或輸入想要為會議預定的資源或會議室名稱。如果想傳送會議資訊給與會者，您必須在這份清單中輸入與會者的電子郵件地址。
   類型	按一下 [類型] 欄標題下面的欄位，可啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種類型： 個別 群組 資源 會議室 不明
   角色	按一下 [角色] 欄標題下面的欄位，可啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一種角色： 主席 出席者 列席者 缺席者 不明
   RSVP	按一下 [RSVP] 欄標題下面的欄位，可啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一項選項， 指定是否要傳送回覆給會議召集人： 是 否
   狀態	按一下 [狀態] 欄標題下面的欄位，可啟動下拉式清單。請從下拉式清單中選取下列任一個狀態： 需要動作 已接受 已婉拒 暫訂 已委派

   按一下 [傳回]，可以將新增的項目加入與會者清單。

   如果要刪除清單中的與會者，請在清單中的項目上按滑鼠右鍵，然後從快顯功能表上選擇 [刪除]。

   關於如何變更目前檢視、儲存目前檢視，或建立目前檢視的詳細資訊，請參閱檢視的使用方法。

6. 按一下 [邀請其他人] 按鈕，可以在表格中建立新的項目。電子郵件和行事曆也會顯示 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊，讓您選取與會者。

7. 請按一下 [會議排程] 標籤，顯示 [會議排程] 標籤區段。您可以使用 [會議排程] 標籤區段，識別何時所有與會者都有空閒參加會議，以及什麼時候可以取得會議所需的必要資源。下列表格說明會議排程標籤區段中的各項元素：

   元素	說明
   與會者清單	顯示會議與會者的清單。這個與會者清單和 [會議] 標籤區段中的清單相同，唯一的差別是不會顯示 [角色] 和 [RSVP] 欄。您可以根據檢視的使用方法中的說明，自訂這個表格的內容。
   圖例	說明了排程中的顏色代碼，其意義如下所示： 暫訂： 與會者雖有另一個約會，但其標示為有空閒時間，因此與會者可能可以在指定的時間參加這次會議。 忙碌：與會者有另一個約會，無法在指定的時間參加這次會議。 不在辦公室：與會者不在辦公室，無法在指定的時間參加這次會議。 沒有資訊：與會者未提供空閒或忙碌的資訊，因此電子郵件和行事曆無法判定與會者是否可以在指定的時間參加這次會議。
   排程	顯示每位會議與會者的排程。目前選取時間範圍的時間區段背景為淺色，所有其他的時間區段則為深色的背景。每一位與會者的空閒或忙碌時間，是由方形的色框表示。
   邀請其他人	按一下 [邀請其他人] 按鈕，可以在與會者清單中建立新的項目。電子郵件和行事曆也會顯示 [從通訊錄選擇聯絡人] 對話方塊，讓您選取與會者。
   選項	按一下 [選項] 按鈕，會顯示含有下列功能表項目的快顯功能表： 只顯示工作時間：選取這個選項，可以將排程變更為只顯示每一天的工作時間。取消選取這個選項，可以顯示每一天的所有時間。 工作時間的定義，是指 [開始日] 和 [結束日] 之間的工作時數。 顯示縮小：選取這個選項，可以將排程變更為顯示數天內的排程摘要。取消選取這個選項，可以顯示每一天排程的詳細資訊。 更新空閒/忙碌：選擇這個功能表項目，可以更新與會者清單中每位與會者排程中的空閒或忙碌資訊。
   << 按鈕	按一下 << 按鈕，會反白顯示排程中符合所選取 [自動選擇] 條件的上一個時段。電子郵件和行事曆 會自動更新會議開始時間和會議結束時間的值。
   自動選擇	按一下 [自動選擇] 按鈕，會顯示含有下列功能表項目的快顯功能表： 所有人員與資源：選擇這個功能表項目，可以將所有指定人員和資源都為空閒的時間週期反白顯示。 所有與會者與一項資源：選擇這個功能表項目，可以將所有指定人員和任一項指定資源都空閒的時間週期反白顯示。 出席與會者：選擇這個功能表項目，可以將所有出席與會者都空閒的時間週期反白顯示。 出席與會者與一項資源：選擇這個功能表項目，可以將所有出席與會者和任一項指定資源都空閒的時間週期反白顯示。
   >> 按鈕	按一下 >> 按鈕，會反白顯示排程中符合所選取 [自動選擇] 條件的下一個時段。電子郵件和行事曆 會自動更新會議開始時間和會議結束時間的值。
   會議開始時間	請使用這些下拉式組合方塊，指定會議的開始日期和時間。
   會議結束時間	請使用這些下拉式組合方塊，指定會議的結束日期和時間。

8. 選擇 [檔案] -> [儲存後關閉]。電子郵件和行事曆會先建立會議，然後詢問您是否要傳送會議資訊。

9. 請按一下 [是]，傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。

   按一下 [否]，則會儲存會議資訊，但不會傳送會議資訊給指定的電子郵件地址。您可以依照傳送會議資訊中的說明，稍後再傳送會議資訊。